離職票の電子申請を時短する方法。紙との違いも解説
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雇用保険被保険者資格喪失届と離職票交付の電子申請のやり方や紙申請との違い、e-Govでの申請方法、手続きのFAQを紹介しています。e-Govよりも手続きの手間と人事労務業務がさらに楽になるサービスの紹介もしているため、電子申請でお悩みの方はぜひご覧ください。
雇用保険関係の手続きで離職証明書の発行をするとき、紙申請よりも電子申請が便利なのをご存じでしょうか。デジタル化が進む昨今では、公的文書もデータでのやり取りが進んでいます。退職者にとってもデータでもらうほうが紛失の心配もなく安心です。本記事では、そんな資格喪失届と離職票交付を電子申請する方法や人事労務業務を効率化するSmartHRの紹介をしています。
離職証明書の発⾏は「紙」と「電子申請」どちらが良い？
2020年4月から、出資金や資本金などが1億円を超える法人や特定の法人事業所を対象に電子申請の義務化が始まっています。該当する場合は、紙から電子申請への移行が必要です。義務化は行政手続きにかかるコスト削減を目的にしています。
電子申請の義務化対象になる書類には「被保険者資格喪失届」が含まれており、それとセットになる離職証明書も対象です。
対象外の事業所は紙での申請が可能ですが、電子申請に切り替えることで手続きにかかる時間と労力の削減が可能です。また、申請時間に制限がないこと、個人情報記載書類の持ち歩きが不要になることで個人情報漏えいのリスクが低下するなどのメリットがあります。
下記で紙の申請と電子申請の手順を紹介しますので、申請に必要な工程や手間を比較してみてください。
紙で離職証明書を発⾏する場合
公的文書である離職証明書は様式が配布されておらず、独自書式も利用できません。基本的にはハローワークへ専用用紙を取りに行く必要があります。
そのほかには、以下の方法もあります。
・郵送してもらう（対応ハローワークのみ）
・ドットインパクトプリンタで印刷する
印刷する場合でも専用プリンタの購入や保守のコストがかかるデメリットがあります。
いずれかの方法で離職証明書を入手したら記入事項を埋めます。書面にある押印の箇所は2021年4月に不要になり、必要なのは訂正印のみとなりました。離職者の署名が必要な部分は会社代表者の署名でも代用できます。記入部分をすべて埋めたら「雇用保険被保険者資格喪失届」と一緒にハローワークへ提出します。
なかには、離職証明書なしで手続きを完了し、後日離職者から発行を求められるケースもあります。その場合は改めてハローワークで専用用紙を入手し、窓口へ提出するか郵送が必要です。いずれにしても窓口に行ったり送付してもらったりする時間や手間がかかります。
また、用紙の記入を間違えた場合でも二重線での打ち消しや補足の記載が必要など、紙にはアナログ特有の面倒さがあります。
※令和3年4月1日以降、押印は不要（訂正印のみ必要）となりました。
電⼦申請で離職証明書を発⾏する場合
電子申請は24時間いつでも手続きが可能です。役所の営業時間も、会社や在宅などの場所も問いません。
手続きを電子上で行うため、紙のやり取りや印刷作業も不要です。退職手続きで本人に書類を送付する場合、本人署名や押印も不要で、書類データを送信すれば完了できます。そのため、手続きに要する時間とコストの削減が可能です。
申請してから公文書がデータとして届くまで最大3日程度かかります。ただし、時期や混雑具合などによって所要時間が変わるため、スケジュールに余裕を持って申請したほうがよいです。
電子申請の一般的な方法として「e-Gov」が利用できます。電子申請のメリットはあるものの、実際に手続きを進めてみると入力作業で意外と手間がかかります。次の項で「e-Gov」での申請方法を詳しく解説します。
e-Govを使った雇⽤保険の喪失⼿続き（離職票あり）
e-Govでの電子申請では資格喪失届と離職票はセットで申請します。資格喪失届のみ電子申請して離職票は紙で手続きというやり方は原則できません。
資格喪失届・離職票交付ありの申請手順の資料は厚生労働省がPDFで公開しています。
離職票のあり・なしで申請窓口が異なりますので、注意が必要です。「雇用保険被保険者資格喪失届（離職票交付あり）」なのか「雇用保険被保険者資格喪失届（離職票交付なし）」なのか、手続き名をよく確認しましょう。
（参考）雇用保険関係手続き電子申請のご案内 – 厚生労働省
申請手順を踏んで申請書の作成画面に移ると多くの入力項目が表示されます。紙書類にはなかった文字数制限や記入間違いの原因探し、エラー発生などへの対処も必要です。
（出典）雇用保険被保険者資格喪失届（離職票交付あり）電子申請手順 – 厚生労働省
上記の申請以外にも4月にはさまざまな手続きがあります。忙しい時期になってから不慣れな操作やエラーの対応で慌てることがないよう、事前に申請の所要時間を把握しておくようにしましょう。
e-Govによる電子申請は便利な面もありますが、使いやすさでは意見が分かれます。大変そうだな、という印象を受けたなら、電子申請にかかる時間を大きく短縮する方法があるため、次の節で紹介します。
また、電子申請によって解決できる人事・労務領域の課題については、「労務の課題を一挙解決！電子化が激変させる労務の世界」を参考にしてください。
電子申請にかかる時間を短縮する⽅法
政府が声高に推進するDXと並行し、デジタル化や業務効率化を目的に人事労務クラウドを導入する企業が増加しています。導入によって、パソコン・スマートフォンを使った人事労務業務が簡単で効率的なものになります。
人事労務クラウドのひとつである「SmartHR」では、離職票作成が人気の機能です。もちろんそのほかにも人事と労務に関係する書類作成・管理、電子申請などさまざまな機能が利用できます。
以下の記事では、実際にSmartHRで実践している退職手続きフローを踏まえた、効率的な離職票発行についてご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
また、SmartHRで“効率化できること”の例についてもご紹介。以下のページも参考にしてみてください。
「離職の⽇以前の賃⾦⽀払状況等」の⼊⼒がボタン1つで
人事労務クラウドのSmartHRで給与明細の管理をしている場合、「給与明細から取得」というボタンを押すだけで「離職日以前の賃金支払状況等」を自動入力できます。e-Govで項目をひとつずつ入力する場合と比べ、手間がかからず短時間で作業を完了できます。
間違いや修正が必要になった場合でも編集が簡単で「○欄○字追加○字削除」のような補足の記載も不要です。退職届、賃金台帳などの添付書類と一緒にSmartHR上で電子申請を完結させられます。作業時間の目安として1人あたり約6分と短時間です。
（SmartHRで作成した離職票の例）
手続きが済んだあとに「離職票はいらないと言ったけどやっぱり必要」と、改めて連絡が来るケースもあります。その場合でもSmartHRで対応可能です。手続きの具体的な方法については下記のページを参考にしてみてください。
便利なサービスを利⽤して、離職票作成の負担を⼤幅減
SmartHRでは、電子申請後の審査状況もシステム上で確認できます。離職証明書、離職票などの公文書は審査終了後にダウンロード可能です。PDF形式で届くため、紙に印刷するか、PDFデータのまま退職者に送付すれば離職票の作成に伴う業務が完了します。
上記で紹介した一連のプロセスからわかるように、紙や専用プリンタなしで手続きが完了するため効率的です。ペーパーレス化によって手書きの手間から解放され、書類を紛失することもなくなります。そのほかの退職関係の書類もオンラインで完結させられます。
⼈事労務業務の改善は、会社にとってもインパクト⼤
人事労務の業務量を減らすことは、作業人数や作業時間、消耗品コストなどの削減・改善にも大きなインパクトをもたらします。
その参考情報として、佐川グローバルロジスティクス株式会社のSmartHR導入効果を簡単に紹介します。同社では紙書類で入社手続きを行っており、その書類の膨大さが原因で採用活動や有期雇用に関する契約更新の作業効率がかなり下がっていました。
課題に感じた同社は、SmartHRを導入してペーパーレス化と業務効率化を推進しました。その結果、2週間かかっていた入社手続きが最短2日に短縮する成果が出ています。このSmartHR導入を含めた人事労務の取り組みは、よいDX事例としてグループ内で表彰され、高い評価を受けています。
SmartHR導入で、最大99%の工数削減効果が期待される
人事・労務関係の法律や制度は変更が多く、その都度対応するのも大変です。それに加え、旧来の紙を使ったアナログ的なやり方を続けると、業務量が増えることはあっても減ることはありません。
そこでおすすめしたいのが、人事・労務のペーパーレス化や業務効率化の手段としてSmartHRを導入することです。SmartHRでは、新制度の変更があればそれにあわせて便利な機能が追加されていきます。
システム側で法律や制度の変更に対応するため、変更の事実を知らずに処理して訂正が必要になるなどのトラブルも回避可能です。SmartHRの導入で具体的に業務の何が変わるのか、ほかにどんなメリットがあるのかは以下のページをご覧ください。
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FAQ
Q1. 離職票を電子申請するメリットは？
A.24時間いつでも申請できるため、時間や場所を気にする必要がありません。また、チェック機能によって提出前に記入ミスを発見可能です。そのため、訂正の手間と時間を削減できます。
Q2. 離職票を電子申請する際、本⼈署名は必要？
A.署名の代わりに必要事項が記載された確認書・証明書のPDFファイルを添付して提出することで電子申請できます。様式は自由ですが、厚生労働省の公式サイトにあるテンプレートが利用可能です。
Q3. 離職票あり・なしで電子申請の窓⼝は変わる？
A.e-Govの場合、ありとなしで申請時の窓口が変わります。ありの場合は手続き検索から「雇用保険被保険者資格喪失届（離職票交付あり）」を探します。SmartHRを使うともっと簡単にわかりやすく申請・書類作成が可能です。
