離職票の作成時間 80%削減！ SmartHRが自ら実践する、オンライン退職手続きのフローを公開
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こんにちは！ SmartHR 人事労務 研究所の副島（そえじま）です。
SmartHRには入社手続きやオンライン雇用契約、ペーパーレス年末調整などの目玉機能がございますが、その裏でご担当者さまの根強い人気を誇る名機能があるんです。
それは「離職票」の発行。件数が少なかったとしても、専用のドットインパクトプリンタを必要とする大変な書類です。
今回は、株式会社SmartHRでの退職手続きフローも踏まえ、どのように効率的に手続きを行っているかを公開します。ご参考いただければ幸いです！
SmartHR社の「退職手続き」のフロー
退職者ご本人の申し出から各種喪失手続きまで、このようなフローで対応しています。
退職届の提出
- ご本人から上長に退職を申し出る
- ご本人と上長が面談を行い、最終出社日や退職日の目安を話し合う。
- 上長から人事に連絡、人事から共有を受ける。
- SmartHRの「文書配付機能」を使って退職届の提出依頼をする。
3分でわかる！オンライン雇用契約・文書配付
退職後の連絡先などの情報収集
- 退職後の連絡先、離職票発行の有無希望などを、SmartHRの「申請・承認機能」を使って提出依頼をする
このような流れとなりますが、ここまでのフローで「紙」が一切登場しません！
退職者ご本人も「紙」を印刷することなく、退職届、退職後の連絡先などはすべてSmartHRで提出します。
そして次に、雇用保険・社会保険の退職手続きです。
社会保険の資格喪失手続き
- 社会保険の資格喪失手続きを電子申請で行う。
- 到達番号が発番されたら付箋に到達番号を書き、健康保険証に付箋を貼って年金事務所へ返却する。
雇用保険（離職証明書発行有りの場合）の資格喪失手続き
- 退職届・賃金台帳・勤怠票を各システムからPDF出力する。
- 離職証明書をSmartHR内で作成する。
- 同時にSmartHRで作成される事業主の疎明書または離職証明書の記載内容に関する確認書をSmartHRからPDF出力する。
- 雇用保険の資格喪失手続きを電子申請する（1と3のPDFを添付）
- 公文書として、PDFの離職証明書や資格喪失確認通知書などが届く。
- SmartHRの文書配付機能を使って、離職証明書などをアップロードし、退職者へ発行したことを通知する。
資格喪失手続き、離職証明書発行手続きも「紙」は一切登場しません！
（「押印を求める手続の見直し等のための厚生労働省関係省令の一部を改正す る省令（令和２年厚生労働省令第 208 号）」により、2021年3月から「事業主の疎明書」「離職証明書の記載内容に関する確認書」への押印が不要となりました。）
離職証明書発行における「紙」と「電子申請」の違い
SmartHR社では各種手続きをオンラインのみで対応していますが、その中でも「離職証明書」の電子申請はとても便利です。1人あたり通常30分程度かかる作成時間が、なんと6分に！
もし仮に月に20名の退職がある会社さんですと、離職証明書の作成は、実に8時間の短縮になります。送付時間などもふまえると大きな違いですね。
このように、紙とオンラインでの対応の違いとして、80%以上の時間を短縮できるんです。
どうしてこんなにも違うのでしょうか？ 紙とオンラインの違いを見ていきましょう！
紙で発行手続きする場合
離職証明書を紙で発行する場合、複写式用紙のため一般のプリンタでは印刷できません。ドットインパクトプリンタという、専用のプリンタで印刷するか手書きをするしかありません。
書き損じてしまった場合、このような「⑫Ａ欄六字削除六字追加」といった記載をする必要があるんです。
※令和3年4月1日以降、押印は不要（訂正印のみ必要）となりました。
オンラインで発行手続きする場合
SmartHRの離職証明書作成はとてもカンタンです！
給与明細を登録しておけば、賃金を自動で集計されます。スプレッドシートのようになっているので、必要に応じて日付や基礎日数、賃金の修正も行えます。
登録した内容を画面上で確認できます。
完成させたら「電子申請」を行います。
退職届や賃金台帳など、必要なファイルを添付します。
電子申請依頼を行い、電子証明書のパスワード（PINコード）を管理する方にて送信まで行えば、申請は完了です。
電子申請した場合の離職証明書はどのような形式になるのか？
電子申請が完了すると、一覧ではこのようなステータス（審査終了）となります。離職証明書などは公文書となって届くのでダウンロードします。
ダウンロードしたフォルダの中にはこのようなデータが入っています。
気になる「離職票-2」を見てみましょう。A4サイズでプリントできるものとなっています。
「離職票-1」もPDFとなっていますので、退職者にPDFを（または紙を印刷して）送付すればOKです。
（退職者はこれらをプリントアウトしてハローワークで手続きします。）
これで専用プリンターも必要なく、手書きからも解放されます。書類の紛失もなくなりますので、とてもオススメです！
SmartHRを使えば、退職時に必要な他の書類についてもオンラインで作成・配付できます。気になる方は以下の記事もあわせてご覧ください。
そもそも「電子証明書」はどう取得すればいいの？
電子証明書を調べると、いろんな種類があってどれにすればいいのかわからない、取得方法までたどり着いたけど難しくてわからない。そういった声を耳にします。
しかし実は、取得はとてもカンタンで、過去にSmartHRで電子証明書取得セミナーを行ったことがあります。
その時のセミナーの模様と合わせて解説記事をご用意していますので、電子証明書の取得を検討されている方はぜひご覧になってください。
おわりに
2020年4月には「電子申請義務化」が始まります。これを機に電子証明書を取得して、電子申請の利用を開始してみませんか？
SmartHRでは対象帳票はもちろん、対象外の帳票にも随時対応してまいります。
SmartHR 人事労務 研究所としても、日頃の業務がもっと効率良く行えるようなヒントを今後も発信していきたいと思っています。ご参考いただけましたら幸いです。
お役立ち資料
退職手続きはもっとカンタンにできる！
【こんなことがわかります】
- 社労士が解説 退職手続きにやるべきこと
- SmartHRを活用したオンライン退職手続きガイド
