【弁護士監修】「2020年電子申請義務化」対応で最大限効率化する方法を解説！

初めまして！ 株式会社SmartHR インサイドセールスグループの吉村 菜穂です。

毎月、約300社ほどの人事労務ご担当者さまとお話をする中で

「2020年から電子申請の義務化っていうけれど、詳細がわからない（わかりづらい）」
「何から着手していいのかわからない……」

のようなお困りごとを聞く機会が増えているこの頃。

労務に特化したSmartHRのサービスを提供している私たちでも「ぐぬぬ……」となるほど、まだまだ情報が少ない「2020年電子申請義務化」。

そこで今回は、株式会社SmartHR 弁護士・小嶋 陽太監修のもと、2020年4月電子申請義務化の中でも、人事労務領域にフォーカスして解説いたします！

そもそも「2020年電子申請義務化」とは？

2018年12月28日に、健康保険・厚生年金保険の一部の届出が、また2019年3月8日には、雇用保険・労働保険等についても、一部の届出の電子申請義務化を定めた改正省令が公布されました。

改正の内容をカンタンにまとめると「資本金等が1億円を超える法人は、2020年の4月から、社会保険手続を紙ではなく電子申請で行う義務があるよ」ということ。ポイントは以下のとおりです。

（1）電子申請義務化の対象企業

資本金または出資金等の合計額が1億円を超える法人など

※ 事業年度開始の時における資本金の額、出資金または銀行等保有株式取得機構がその会員から納付された当初拠出金の額及び売却時拠出金の額の合計額が1億円を超える法人、相互会社、投資法人及び特定目的会社

（2）施行時期

2020年4月1日から。ただし経過措置あり

※ 改正省令の施行日は令和2（2020）年4月1日。ただし、電子申請義務化については、令和2（2020）年4月1日以降に開始する事業年度以降に係る手続が対象。

（3）電子申請義務化の対象手続き

■ 厚生年金

• 被保険者賞与支払届
• 被保険者報酬月額算定基礎届
• 被保険者報酬月額変更届

■ 健康保険

• 被保険者賞与支払届
• 被保険者報酬月額算定基礎届
• 被保険者報酬月額変更届

■ 雇用保険

• 被保険者資格取得届
• 被保険者資格喪失届
• 雇用保険被保険者転勤届
• 高年齢雇用継続給付支給申請
• 育児休業給付受給資格確認票・育児休業給付支給申請

■ 労働保険

• 労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書・石綿健康被害救済法一般拠出金申告書

上記を見てお気付きの方もいるかと思いますが、発生頻度が多い手続きが義務化の対象になっています。

つまり、電子申請義務化に対応することで、人事労務部門の業務効率化に繋がるんです！

「電子申請義務化」への2つの対応方法とメリット・デメリット

企業が電子申請を行う方法は大きく分けて2つあります。

ひとつは電子政府の総合窓口「e-Gov」を利用して申請する方法。もうひとつはSmartHRのように「e-GovとAPI連携しているソフトウェアを利用する」という方法です。

それぞれ、以下のようなメリット・デメリットが挙げられます。

e-Govのメリット・デメリット

メリット

• 直接的な金銭コストが発生しない

デメリット

• 使いやすいとは言い切れない
• 大企業の業務規模に対応することが現実的ではない

e-GovとAPI連携しているソフトウェアのメリット・デメリット

メリット

• 自社に適したソフトを選べば社会保険・雇用保険などの手続き以外にも効率化できる部分が大きい
• 大企業の業務規模に耐えうる設計のソフトがある

デメリット

• 利用料金がかかる

e-Govを否定するわけではありませんが、実際に「e-Govでの電子申請にチャレンジしたものの業務効率化ではなく、むしろやることが増えてしまった……」とSmartHRをご導入される企業さまもいらっしゃいます。

そういった点で、直接的な金銭コストが発生しないメリットはあるものの、その裏で人的コストが発生してしまう可能性を捉える必要があります。一方で、「電子申請ができればとりあえずOK！」とシステム選定すると後悔しかねない落とし穴も潜んでいるので要注意です。

電子申請システムを選ぶ際の意外な落とし穴

ご担当者さまとお話をしている中で、見落とされがちなのが「申請に必要な情報をどう管理するか」という点。

いくら安価で電子申請に対応しているシステムでも、申請するための情報は別の人事データベースや給与計算ソフトから全て手打ちで入力する必要があったり、そもそも入社時に従業員から情報を回収する部分に紙が残っていたりというケースがあります。

このような場合、紙で回収した情報を人事データベース、勤怠管理システム、給与計算システムに加え、電子申請用のシステムに手入力……という、「今までより手間が増えた！！」状態になってしまいます。

さらに、手続き結果などをシステム上で当該従業員と紐付けられないとなると、管理面でも非効率さが残ってしまいます。

つまり、ひとえに電子申請に対応できるソフトといっても、

• 従業員からの情報回収を効率化できているか？
• 手続きに必要な情報を効率的に抽出できるか？
• 手続きの結果を当該従業員に紐付けて管理できるか？

などによって、人事労務担当者さまの負担は驚くほどに変わってくるのです。

SmartHRで電子申請義務化を乗り越えるメリット

手前味噌ですが、ここでSmartHRを強くオススメしたい3つの理由をご紹介します。

（1）従業員情報の収集・管理に強い

SmartHRが労務管理クラウド シェアNo.1のシステムとして数多くの企業で導入されている大きな理由のひとつに「従業員情報の収集・管理のしやすさ」があげられます。

手続きに必要な住所やマイナンバーなどに加え、給与振込口座や免許証情報など各企業で必要な情報を、クラウド上で安全な状態で収集・管理できます。

（2）わかりやすいデザインでラクラク手続き

こちらは、SmartHRでの実際の申請画面です。

手続き画面から電子申請が行えるので、一連の流れで業務を処理でき、申請漏れなどの対応漏れが発生しづらい設計になっています。

その他にも「処理中・役所到着・役所審査中」といったステータスの確認や、内容に不備がある際のアラート表示など、漏れなく業務を行いやすいデザインで担当者さまを後押しします。

また、各社のニーズに合わせて「社労士さんと一緒に使いたい」あるいは「手続き業務を内製化したい」のどちらにもフィットした運用案のご案内が可能です。

（3）「特化型クラウド人事労務ソフト」だからこそ、各社に合わせた設計が可能

SmartHRは人事労務に特化したクラウドサービスだからこそ、各社さまの状況に合わせた設計ができることも強みのひとつです。

「大規模基幹システム × SmartHR」「クラウド勤怠ソフト × 社労士さんが使う給与ソフト × SmartHR」といったように、各社の状況やニーズにあわせたベストな運用設計が可能です。

まとめ

「2020年4月なんてまだまだ先」と思っていても春の新入社員受け入れ、夏の賞与処理、秋の組織改編、冬の年末調整……とイベントが大盛りな人事労務業務。

期限が近くなって「エイヤ！」で決めた仕組みでこの先何年間も後悔することがないよう、できるだけ早めの準備がおすすめです。

SmartHRにご興味をお持ちいただけた方やもっとSmartHRについて知りたいと思っていただけた方は、すぐにわかる簡単な資料をご用意しましたので是非ご覧くださいませ！

（編集：藤田隼 / 監修：弁護士 小嶋陽太 / イラスト：渡邉惇史）

【参考】
・官報 平成30年12月28日 号外 第291号
​健康保険法施行規則及び厚生年金保険法施行規則の一部を改正する省令（平成30年厚生労働省令第154号）
・官報 平成31年3月8日 号外 第44号
​雇用保険法施行規則の一部を改正する省令（平成31年厚生労働省令第19号）
​労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則及び厚生労働省関係石綿による健康被害の救済に関する法律施行規則の一部を改正する省令（平成31年厚生労働省令第20号）​