年末調整の「時間がない・ミスが多い・問い合わせが多い」を根本解決するために

10月に入ると、多くの人事・労務担当者がゆううつな気持ちになります。

限られた期間に集中する膨大な業務量への不安、そして間違えられないプレッシャー。毎年同じ業務の繰り返しなのに、なぜかスムーズに進まない年末調整。今年こそは効率的に進めたいと思っているものの、結局は例年どおりバタバタと慌ただしく過ぎていく。そんな年末調整業務の「時間がない」「ミスが多い」「問い合わせが多い」といった課題に、根本からアプローチする方法を紹介します。

「年末調整」とは

年末調整とは、毎月の給与などから源泉徴収された所得税および復興特別所得税の年間の合計額と、本来納めるべき年税額を一致させるための精算手続きです。実務の進め方は、大きく以下の3つのステップに分かれます。

申告書の収集
- 従業員から各種申告書を集める
- 書類不備や未提出について従業員へ連絡
年末調整・給与の計算
- 給与計算システムにデータを取り込む
- 計算処理
各種書類の作成・提出
- 給与明細・源泉徴収票の作成
- 従業員への明細書など配付
- 役所などへ書類を提出

標準的なスケジュールを見ると、10月から翌年1月まで、担当者にとってまさに「怒涛の約4か月間」が続きます。10月から11月にかけては申告書の収集が中心となり、従業員への周知から個別フォロー、申告書の内容確認まで多岐にわたる業務が発生します。12月上旬には計算・明細などの作成、12月中旬以降は各種書類の作成・提出と、限られた期間内に多くの業務が集中するのが年末調整の特徴です。

担当者だけでなく、従業員も決められた期限内に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」のほか、「給与所得者の基礎控除申告書兼給与所得者の配偶者控除等申告書兼給与所得者の特定親族特別控除申告書兼所得金額調整控除申告書」など、さまざまな書類を提出しなければなりません。このように年末調整は、担当者と従業員双方にとって負担の大きい業務です。

※年末調整について、詳しくは国税庁の以下のページをご覧ください。
令和8年分　年末調整の仕方

年末調整が担当者にとって大変な理由

年末調整業務が大変なのは、その業務量はもちろんですが、制度面の事情もあります。

令和8年分の年末調整では、基礎控除の引き上げ、給与所得控除の最低保障額の引上げ、扶養親族等の所得要件の改正に加え、令和8年分からは23歳未満の扶養親族がいる場合の生命保険料控除の特例も適用され、申告書の様式自体も変更されています。

制度変更が重なる年は、例年以上に確認事項が増えます。そのうえで、担当者にとっては以下のような理由も負担につながります。

（1）紙ベースでの年末調整の課題

年末調整は対象者の選定から始まり、年末調整の帳票を印刷して従業員に配付し、提出状況をチェックしながら原本を回収します。さらに、その内容チェックと並行して未対応の従業員には提出を促し、提出内容をデータ化して給与システムに取り込むなどの作業が発生します。

紙ベースの年末調整は、申告書の配布から回収まですべてが手作業です。在宅勤務など働き方が多様化する現在、郵送対応や原本回収に手間がかかるのは想像に難くありません。

また、申告書によって記載すべき内容や条件が異なるうえ、専門的な税務用語も多く、従業員が記入する時点でのミスも起こりがちです。とくに「どこに何を書けばいいかわからない」と従業員が混乱すると、提出忘れや問い合わせが発生し、確認や差し戻しで担当者の負担がさらに増えていきます。

（2）コミュニケーションの課題

年末調整の本番シーズンに先駆けた従業員へのお知らせや、処理後の連絡などは、対象の従業員に漏れなく届けなければなりません。また、未提出や記入ミスがあった従業員への個別連絡も、担当者にとっては大きな負担です。締切日が近づくにつれ催促や問い合わせ対応に追われてしまい、ほかの業務に割く時間が削られます。

＜年末調整で発生するさまざまなコミュニケーション＞
・年末調整の対応を従業員に知らせるための全体周知
・提出された書類や記入内容に誤りがあったときの個別連絡
・年末調整シーズンに発生する同じ内容の問い合わせなど

とくに気をつかうのが、会社の業務端末やメールアドレスをもたないパート・アルバイトへの情報伝達です。掲示物や現場責任者からの説明のみが頼りとなり、年末調整に関する情報が確実に行き届かないケースも多発します。

見落とされがちですが、従業員の側にも困りごとがあります。「修正すべき箇所はここで合っているのか」「年末調整に関するルールやマニュアルはどこにあるのか」「労務担当に聞いてもいいのだろうか」。こうした迷いが提出の遅れにつながり、結果として担当者から催促の連絡を受けてしまいます。担当者と従業員とのコミュニケーションは、円滑な年末調整業務の鍵となります。

（3）年末調整のシステム間連携の課題

年末調整システムを利用する場合は、計算作業や書類作成のために複数システム間でデータを連携するケースが見受けられます。

＜連携するシステムとその内容例（※1）＞
・人事、労務管理システム：従業員マスター（氏名、住所、扶養家族情報など）
・給与計算システム：給与、賞与の支給額データや、年末調整の結果の反映など
・会計システム：仕訳データや、源泉所得税の納付額など

※1　利用する年末調整システムにより、連携するシステムやその内容も異なります。

その際、従業員マスターの項目名が微妙に異なりデータを取り込めない、CSVファイルの形式を調整するといった、連携にかかる技術的な課題が頻発します。それらが発生すると、原因特定から修正まで相当な時間を要します。場合によっては1からやり直しという事態にもなりかねず、年末調整の業務効率が大幅に低下してしまうでしょう。

課題に潜む“名もなき業務”

年末調整が担当者にとって大変な理由のなかで、とくに「紙」「コミュニケーション」の課題にはある共通点があります。それは、周知・催促・問い合わせ対応など、「従業員とのやりとり」です。これらは年末調整の業務そのものとは捉えられにくいものの、担当者の工数を圧迫する原因になります。

SmartHRでは、こうした業務を“名もなき業務”と呼んでいます。労務管理者と従業員1,790名を対象に実施した独自調査で、年末調整において担当者を疲弊させた要因をたずねたところ（複数回答）、「提出書類の不備確認や修正依頼」が67%で最多でした。これは、「システムへのデータ入力/転記作業」29%、「税額の計算作業」23%を大きく上回ります。

年末調整で担当者が疲弊した名もなき業務に関する調査結果 — （出典）『名もなき業務』実態調査（2025年12月） - SmartHR調べ

つまり、担当者の時間を奪っているのは、入力や計算そのものよりも、その前後で発生する従業員とのやりとりです。同じ調査では、労務担当者の49%が通常期でも1日3回以上の業務中断を経験し、繁忙期には70%に達するという結果でした。

“名もなき業務”は、一つひとつは数分で終わる作業です。だからこそ業務量として認識されにくく、気づかないうちに担当者の時間を削っていきます。年末調整を根本から楽にするには、紙をなくすことにくわえて、この“名もなき業務”を減らす視点が欠かせません。

【やってみよう！】年末調整の課題蓄積度のセルフチェック

あなたの職場に“名もなき業務”がどれだけたまっているか、確かめてみましょう。以下チェックリストは、上画像で紹介した年末調整の時期に担当者からよく聞かれる「ホンネ」の例です。このなかで「経験ある！」と感じたものにチェックを入れてみてください。

年末調整の課題蓄積度のセルフチェック

▢「電話対応の合間に書類チェック、合間に催促メール…いつ本来の業務をすればいいの？」
▢「リマインドしたのに、提出してくれない！」
▢「扶養の範囲内って何回も説明したのに」
▢「リマインドメールした××部の◯◯さんから音沙汰がないんだけど」
▢「お知らせ、ちゃんと見てくれてるのかな」
▢「同じ質問に、100回答えた気がする…」
▢「従業員マスターの項目名が微妙に違ってて、うまくシステムに取り込めない！」
▢「年末調整結果のシステム間転記、手作業で永遠に終わらない」
▢「システム化の意味とは…」
▢「今年こそ、年末調整をスムーズに実施したい！」

【チェック結果の振り返り】
0個｜今のうちに予防策を確認
現時点で、当てはまる困りごとはなさそうです。繁忙期にもスムーズに進められるよう、記事の続きを参考に事前準備を確認してみましょう。

1〜2個｜一部の業務に改善の余地あり
小さな負担が生じ始めているかもしれません。紙でのやりとりや従業員への連絡など、該当した業務から見直してみましょう。

3〜5個｜業務負担が蓄積している可能性あり
複数の“名もなき業務”が、担当者の時間を圧迫している可能性があります。ペーパーレス化とコミュニケーションの効率化をあわせて検討してみましょう。

6個以上｜業務フロー全体の見直しを推奨
個別の作業改善だけでは、負担を十分に減らしにくい状態かもしれません。年末調整の準備から提出後の対応までを整理し、仕組みから見直してみましょう。
→ 年末調整業務の改善方法をまとめた資料をダウンロード

※このチェックは業務上の課題蓄積に気づくための簡易セルフチェックです。
実際の業務状況や改善の必要性を診断するものではありません。

解決のカギは「ペーパーレス」と「コミュニケーション」

年末調整にまつわるさまざまな課題を解決するにあたって、以下のポイントを押さえてみてください。

（1）紙の課題を解決する｜ペーパーレス化による効率化

年末調整業務の効率化において、「ペーパーレス化」は最も効果的なアプローチの1つです。誰でも直感的に使える画面設計や、アンケートの回答を進めるうちに申告が完了するような年末調整システムならば、紙ベースの年末調整にありがちな記入ミスや担当者への問い合わせ数の減少も見込めるでしょう。

また、従来の紙ベースでは把握が困難だった提出状況をリアルタイムで把握でき、アンケートを提出してもらった後すぐに担当者が内容をチェックできるのも効率的です。

ペーパーレス化にご興味がある方は、ぜひSmartHRの「年末調整」機能をチェックしてみてください。従業員は「はい」「いいえ」などを選ぶアンケート形式で、最短3分で書類提出できます。保険料控除証明書は従業員が撮影してアップロードするだけでAIが自動でデータ入力するため、手入力による誤りとその修正のやりとりも減らせます。

なお、画像でアップロードした保険料控除証明書などの原本は、後日回収して保管する必要があります。年末調整関係書類は、原則として提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間の保存が義務づけられています。

（2）コミュニケーションの課題を解決する｜情報伝達と問い合わせ対応の効率化

コミュニケーションは、先述した“名もなき業務”をいかに減らすかが鍵で、次の3つにより、従業員自らが情報を取得できる仕組みを整えることが有効です。

情報が全員の手元に届く

会社の業務端末やメールアドレスをもたない従業員には、自身のスマートフォンでSmartHRの諸機能を利用できる「スマホアプリ」がオススメです。従業員の利便性向上はもちろん、プッシュ通知で対応依頼の見逃しを防げるため、担当者にとってもスムーズな年末調整の進行に貢献できます。

年末調整が始まる前の全社周知、システムの操作方法や記入に関する注意事項などは、SmartHRの「お知らせ機能」を活用することで、アルバイトを含むすべての従業員に漏れなく情報を届けられます。未読の従業員には自動でリマインド通知が送られるため、閲覧率の向上も期待できます。

担当者と従業員が直接やりとりできる

個別の連絡には「メッセージ」機能（※2）の利用もご検討ください。たとえば、書類の不備がある従業員とテキストや画像を使って双方向にやりとりでき、認識のズレを起こさないよう、スムーズかつ確実に業務を進められます。

従業員が自分で調べて解決できる

年末調整にありがちな「同じ内容の問い合わせが、何度も入る」ときは、「AIアシスタント」（※2）が便利です。年末調整に関連するマニュアルなどのドキュメントをアップロードするだけでAIが検索し、問い合わせ対応ができるようになります。事前に大量の質問や回答のパターンを準備せずに、いつでも従業員の質問にAIが回答してくれる仕組みをつくれます。

※2　「メッセージ」「AIアシスタント」はオプション機能でのご提供となります。

（3）システム間連携の課題を解決する｜データ連携の効率化

そのほか、SmartHR上の労務情報や年末調整機能で収集したデータをもとに、データ入力レスで給与計算ができる「給与計算」機能があります（※3）。さらに、「給与計算」機能からそのまま源泉徴収票や給与明細を作成し、配付できる「給与明細」機能や「源泉徴収票」機能もあります。これらを組み合わせれば、年末調整から給与計算までを一気通貫で実施でき、さらなる効率化につながります。

※3　「給与計算」は、ご契約内容によりご利用いただけない場合がございます。あらかじめご了承ください。

年末調整の課題は、SmartHRでまとめて解決！

年末調整の「時間がない」「ミスが多い」「問い合わせが多い」などの課題を解決するには、ペーパーレス化、コミュニケーションの効率化を図れるSmartHRの利用をご検討ください。

SmartHRでは年末調整機能を中心に、スマホアプリ、お知らせ機能、メッセージ、AIアシスタント、給与計算などの機能を組み合わせた総合的なアプローチが可能です。紙をなくすだけでなく“名もなき業務”そのものを減らせるため、担当者の工数削減にくわえて、従業員の利便性向上と年末調整業務の品質向上にもつながります。

「今年こそ、年末調整をスムーズに実施したい！」と考える方は、ぜひ以下の資料をご覧ください。