【年末調整機能】外国人従業員がそれぞれの言語でアンケート入力→理解促進と操作ミス減少に成功（Wovn Technologies株式会社）
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Wovn Technologies株式会社さまの活用事例インタビュー
こんにちは。SmartHRカスタマーサクセスチームの村田です。SmartHRでは、Webサイト・アプリ多言語化ソリューション 「WOVN.io （ウォーブン・ドットアイオー）」を提供するWovn Technologies（ウォーブンテクノロジーズ）株式会社と連携し、従業員自身が行なう「入社手続き」や「年末調整機能」などの情報入力画面を日本語以外の6ヶ国語に多言語化することで、外国人従業員の方にもご使用いただける仕様となっています。というわけで、人事ご担当者の田中さん、坂井さん、外国人従業員のダットさん、カルロスさんへSmartHRの年末調整機能をご利用いただいた感想などを伺いました。
（Wovn Technologiesさまの「多言語化対応機能」のインタビューはこちら）
- 坂井 樹理さん（写真右）
Wovn Technologies株式会社 HR Operations Section
- 田中 りずむさん（写真中右）
Wovn Technologies株式会社 HR Department Head
- Ta Dat (タ・ダット) さん（写真中左）
Wovn Technologies株式会社 WOVN.io Department Head
- Carlos Pellegrini Lanz (カルロス・ペレグリニ・ランス) さん（写真左）
Wovn Technologies株式会社 Service Department Localization Section
活用ポイント
- 外国人従業員は年末調整を知らず、細かな説明が必要であった
- SmartHR年末調整機能を導入後、社員全員が事故なく完了
- 管理者も社員にもわかりにくかった作業が効率的に
- 目的がわかりやすく書いてあるため問い合わせが大幅に減少
外国人は年末調整を知らない
年末調整機能も、まずは外国人従業員様へ説明するところから始まるのでしょうか？
田中さん
そうですね。まず大前提として、外国人は年末調整を知らないんですよね。
と、いいますと？
田中さん
年末調整は日本独自の慣習なので「あなたの国でいうところの◯◯」が通用しないところがあり、細かく説明しないといけないケースがありました。
翻訳すればなんとかなる、ということではないんですね。
田中さん
源泉徴収はTax withholding、所得税はincome taxと説明できますが、「年末調整って何ですか？」と聞かれて「Year-end adjustmentです」と直訳しても「それ、なんですか？」と伝わりません。
坂井さん
それで私たちがわからないまま直訳した情報を用いて説明をしてしまうと、間違った解釈を生んでしまう恐れが出てきます。
間違って伝達してしまわないように注意が必要だったんですね。他にどのようなご苦労がありましたか？
田中さん
社会保険や税金、給与などの仕組みも、外国人にはより噛み砕いた英語の表現で説明しないと伝わりにくいです。
坂井さん
従業員数が100名以上になった現在だと、かつてのように個人ごとに対応するのは、もう手に負えませんね。
日本語以外の6言語から選択可能なSmartHRの年末調整機能（イメージ）。各国の従業員様から「申請がスムーズに完了できる」と評判
説明も入力もわかりやすく
そしてSmartHRの年末調整機能を使ってみて、いかがでしたか？
田中さん
アンケート形式なので管理者にも社員にもわかりにくかった年末調整作業が効率的に行なえて、社員全員が事故なく完了できました。
坂井さん
以前は紙で年末調整作業を行なっていたのですが、劇的に工数が削減できたのが嬉しかったです。
田中さん
しかも、この社員には書類が何枚必要かが判るので、人事が非常に楽になりました。
坂井さん
あと年末調整の目的がわかりやすく書いてあるので、内容の問い合わせが大幅に減り、大変助かりました。
それでは、実際にWovn Technologiesさまの外国人従業員さまにお伺いします。これまでの職場では、年末調整はどうやっていましたか？
カルロスさん
日本に来て一社目だった前職では、紙で対応していました。記入していて、間違えていないかな？と、ずっと緊張していたのを憶えています。人事担当者からの説明はありましたが、全ては理解できていなかったですね。
SmartHRを使ってみて、いかがでしたか？
カルロスさん
自分にとってわかりやすい言語で使えることが素敵で、アンケートのフォーマットで進められるから理解しやすくて、非常に早くできました。
どういった時に早くできたと感じましたか？
カルロスさん
計算の必要がある情報をそのまま入力すれば自動的に計算してくれるところや、正しいフィールドに自動的に文字が入ってくれるので操作ミスの心配がなくなるところですね。
そうですか。今年は、どれくらいで作成できましたか？
カルロスさん
１時間以内でしたね。
早かったですね！
カルロスさん
思ったより早く完了できてびっくりしました！
ダットさんは便利だと思ったところはありますか？
ダットさん
普段はベトナム語ではなく英語翻訳をベースに閲覧していて、日本語とベトナム語にも切り替えて比較して使用しているのですが、難読の情報でも理解できて大変便利でした。
そうなのですね。「難読の情報」って、たとえばどのようなワードですか？
ダットさん
たとえば 「控除」 ですね。自分の国にはそういった概念はないので、説明がないとわからないんです。
そのような時は、どのように対応を？
ダットさん
内容の意味がわからなくなった時は web で検索していました。日本語は読めますが、だからといって長い文章は、正直、読む気にはなれなかったですね。
カルロスさん「前職では社会人1年目で、年末調整のことを「Year-end adjustmentです」と言われて、「ああ、アルゼンチンのあの制度か。」とはならなかったですね。わからない人、たぶん多いと思います。」
ダットさん「言語切り替えマークが目立っていてわかりやすいのと、言語を切り替えてもページリロードが発生しないところも、気に入っています。」
それぞれの言語で手続きをしてもらえる
外国人従業員のみなさんの反応はいかがでしたか？
坂井さん
初めて年末調整をするメンバーも多かったですが、満足して使ってくれています。
田中さん
それぞれの言語で手続きをしてもらえるのは本当に便利で、スムーズに登録できていると感じました。
ありがとうございます。ところでまだお問い合わせはありますか？
坂井さん
かなり少なくなりましたね。サイト上で質問の背景が参照できるので、回答に迷った時はまずは従業員自身が解初めて年末調整をするメンバーも多かったですが、満足して使ってくれています決しようとしてくれている。ようです。
読者のみなさんへメッセージ
田中さん
もうSmartHRの年末調整機能が使えない年末調整はしたくないです。
坂井さん
毎年の作業で苦労をされているご担当者様にはぜひお試しいただきたいです。過去が遡れるのもすごい便利です。SmartHRで助かった！
※掲載内容は取材当時のものです。
お役立ち資料
担当者も従業員もわかりやすくて、使いやすい SmartHRのペーパーレス年末調整
年々複雑化する年末調整に関するマニュアルのアップデートや、従業員からの質疑応答に大幅に時間を取られるなど、大量の書類管理に追われ残業が増えてしまう人事・労務担当の方も多いのではないでしょうか。
わかりやすくて使いやすいと好評のSmartHRのペーパーレス年末調整についてご紹介します。
【こんなことがわかります】
- SmartHRの年末調整はココが違う！
- 年末調整システム導入時の注意点
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