【人事評価機能】他社から移行で人事評価をSmartHRに集約。生産性の向上と評価体制の整備を推進（社会福祉法人南山城学園）

伊藤さん

弊社は障害をもつ方、高齢の方、また小さなお子さまなど日常生活において、サポートが必要な方たちの支援施設を、京都府を中心に運営しています。30を超える事業所を展開しており、私は人事全般に関わっていて、メインは採用と評価になります。同じチームで労務業務も担っているので、サポートで労務業務に関わるケースもあります。

伊藤さん

多くの企業さんも経験されていることかもしれませんが、以前はExcelで評価シートの作成や集計をしていました。そこでネックになっていたのは評価の進捗が追えなくなること。誰の評価が終わっていないのかが不透明なのでリマインドをかけることも難しく、集計作業も滞りがちでした。

このような煩雑な状態を解消するために、システムの導入を進めました。

伊藤さん

丸3年利用していました。人事側としては以前に感じていた進捗確認の課題を解消できたのは嬉しいポイントだったのですが、別の課題も見えてきました。

それは人事評価の分野にかかわらず、システムが複数乱立してくると、アカウントやログイン情報の管理、基本的な使い方についての社内からの問い合わせが増えてしまうことです。

特に人事評価の分野においては、「評価の時期にだけアクセスするシステム」として認識されていたので、ログインなどについての問い合わせが多く、社内にしっかり浸透していたとはいえない状況でした。効果測定をしてみるとやはり負荷がかなりかかっていることがわかり、システムの導入が生産性の向上につながっていないことがわかりました。それでは意味がないですよね。

伊藤さん

はい、ちょうど見直さなくてはいけないタイミングでSmartHRの人事評価機能について知りました。

伊藤さん

弊社の人事は「生産性の向上」において、意識高く、ブレずに取り組み続けています。今回のSmartHRの人事評価機能の導入もこのポリシーに沿ったものです。

人事評価機能をSmartHRに移行させることで、管理・運用するシステムをひとつ減らせます。これは人事側だけなく、評価で使用する評価者、職員にとってメリットがあります。SmartHRは給与明細など労務分野で慣れているので、ログインや基本的な使い方での問い合わせが発生しにくい。以前に抱えていた課題を解決できると考えました。

伊藤さん

そうですね、移行についてはポジティブな反応をもらえました。むしろ、上司からは「システムを入れっぱなしにせず、しっかり検証して判断している」と前向きに捉えてもらえたことは大きかったと思います。

伊藤さん

使いやすさもありますが、評価期間の前に取り組む、準備工数が大幅に削減できたことが大きいです。

伊藤さん

以前利用していた人事評価システムはあくまで「評価でのみ使用していたシステム」だったので、従業員情報が最新でない場合があるんです。それを評価期間前に最新の正しい情報に更新していく作業があります。これに10時間ほどかかっていました。

伊藤さん

そうなんです。移行後、従業員情報はSmartHR上で一元化されているので、更新作業から解放されています。

評価シートを社内に展開した後も、大きな混乱もありませんでした。何より、社内からのログインなどの問い合わせは1件も発生しませんでしたね。

伊藤さん

実はこれまで、評価の対象者は全職員ではありませんでした。弊社には各事業所にさまざまな雇用形態・雇用条件で業務に取り組んでいる職員がいます。もちろん、一律の評価シートでの評価はできないですし、先ほどの準備工数などもボトルネックになっている状態だったため対象者の拡大が遅れています。

しかし、移行後は評価の対象者拡大の機運が高まってきています。SmartHRの人事評価機能で評価対象者にあった評価シートが実装可能ですし、職員はSmartHRを給与明細や年末調整で、すでに利用中なので馴染み深い。非常によいタイミングだと思います。

伊藤さん

評価対象が拡大されることによって、これまで見えてこなかった職員ひとり一人の適性や特性、また事業所のパフォーマンスなどの情報が集まってくることを期待しています。

そうした情報が、効果的な人員配置や採用に活用できる状態が理想ですね。

伊藤さん

ぜひ、目指していきたいところです！あと、私個人の気持ちをお話しすると、もっと弊社職員にスポットライトを当てたいと考えています。各事業所の職員は弊社の「人を支えるのは人」というビジョンに共感し、皆さん日々、業務に取り組んでいます。

そんな職員の皆さんにしっかり評価で報いる仕組みを整えること。これが人事という立場から「支える」、につながっていると信じています。