【年末調整の活用事例】ペーパーレス化・時間節約・ミス減少に成功。従業員からも評判！（株式会社サッポロドラッグストアー）

谷口さん

やはり、紙が減ったのが一番よかったことでしょうか。弊社は約3,200名強の従業員がいるため紙の量が毎年膨大になっていました。まず、店舗に紙を発送する、店舗より提出されてきたものを届いた・届いていないのチェックをし、扶養控除申告書・保険料控除申告書などの種類ごとに分け、それを社員番号順に並べかえる作業は、他の部署からの応援をお願いしてまで行なっていました。それがなくなったのは本当によかったですね。

谷口さん

あとは、店舗などへ送る準備や郵送するタイムラグがなくなり、申告書の返送も待たなくていいので、内容をタイムリーに確認することができるようになって、かなりの時間の節約に繋がった印象です。

谷口さん

他にも、以前は申告書の内容をExcelで管理していたので、ダブルチェック時には、数字もそうですが、エクセルの入力箇所が段ずれしていないかも含めて確認をしていました。今はある程度SmartHRで計算処理が終わったデータを給与ソフトに一括で入れるだけでいいので、ミスが減りましたね。また、紙を送った・届いていないなどの従業員とのやりとりもなくなりました。

谷口さん

弊社は毎年 11月初旬 から従業員に年末調整の入力をしてもらっています。その1ヶ月前の10月初旬に社内コミュニケーションツールを通じて従業員に「何を用意する必要があるか」「手元にない場合は再発行を依頼して11月１日までに準備すること」と「入力時期」を周知して、事前準備を依頼しています。その後、10月末に再度「SmartHRからメールが届きますので、メールを開いて年末調整入力してください」「法改正やSmartHR上で変更点」「入力の注意点」などの通知を出しています。
社内コミュニケーションツールの中の店舗指示連絡に、依頼の周知掲示物A4 1～2枚程度のものを付け、それを各店舗で掲示を行ってもらって全従業員に周知しています。

また、細かな工夫だと、今までの年末調整時に質問が多いところ、間違いが多いところや難しい言葉に説明を補足しています。例えば「扶養」や「配偶者」や「勤労学生」などの担当者は知っていて当然と思われる言葉でも、従業員にはわかりにくい言葉に対しての意味をヒントメッセージで補足し、問合せを極力減らせるようにしました。また、その年の質問が多かった内容に関して担当者で共有し、次年度のヒントメッセージをアップデートする対応をしていますね。

谷口さん

初年度にかなり細かいマニュアルを作成して対応し、社内コミュニケーションツール上にアップしたり、年末調整は、人事部内でタイムスケジュール作成し、それに注意点を記載して2年目以降につなげたので、初年度より準備時間を必要としませんでした。

谷口さん

休職者については郵送で年末調整の案内を行い、SmartHRで申告をお願いしています。また、スマートフォンやパソコンを持っていない方に対しては、店舗にあるiPadを利用し入力してもらっています。弊社の場合は、店長の年齢層が比較的若くデバイスの操作にも慣れている人が多いので、iPadの利用方法は店長にサポートしてもらっています。

谷口さん

生命保険会社の情報等は前年を引き継がれていますが、やはり金額や介護保険などの入力箇所等は例年間違っている確率が高いので、まずは保険料のチェックを5名全員で「社員番号何番から何番までは誰が担当」などとチェック体制をとっています。終了後、申告書の種類ごとに担当を分けてチェックし、その後、最終のダブルチェックを行なっています。

谷口さん

基本的に従業員側の入力を待っていると再提出までに時間がかかったり、再提出をしてもらえない可能性もあるため、 SmartHR上では差し戻しせず、本人に直接電話やメールで確認して、管理者側で修正を行っています。

谷口さん

基本はSmartHRの画面上で行います。その際、チェック担当者一人につき1つ大きめなモニターを用意して、見やすい状態で対応しています。証明書の添付画像が見にくい場合は、原本到着を待って原本で直接確認をしていました。