健康管理業務を80%軽減。従業員の健康課題を可視化し、従業員がパフォーマンスを発揮できる環境構築へ【株式会社AIQ】
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SmartHRでは、ユーザー向けのアプリストア『SmartHR Plus』を公開しています。自社課題に合わせたアプリケーションをストアから連携させ、簡単な設定で利用できます。この記事ではSmartHR Plusに公開されている健康管理アプリ、『mediment』とSmartHRを連携し、健康管理業務を効率化された株式会社AIQ 宮﨑さんにmedimentの使用感についてお伺いしました。
宮﨑 稚子 さん
株式会社AIQ 人事総務部 人事
営業や新人研修の経験を経て、人事へ。採用・研修の経験を積んだ後、労務へ。IPO準備の労務整備経験も経て2023年5月にAIQへ入社。現在は、主に労務を担当しながら、衛生管理・従業員エンゲージメントと向き合っている。
健康管理アプリ「mediment」でできること
medimentは煩雑化しがちな従業員の健康診断管理やストレスチェックの実施・分析など組織のあらゆる健康データを一元管理できるクラウドシステムです。
SmartHRとの連携により、SmartHR上の従業員情報を「mediment」への取り込みが可能です。その結果、従業員情報と健康データの二重管理が不要となり、新規従業員情報作成時の転記作業や手入力によるミスの防止が期待できます。
（1）健康データの一元管理により、大幅な工数削減を実現できる
人事・労務担者の大きな負担である「健康管理業務」を効率化。クラウドシステムならではの多彩な機能で、あらゆる業務のペーパーレス化を実現し、従業員のパフォーマンス向上に貢献します。
（2）ワンストップサービスで従業員の健康増進
受診勧奨や産業医連携、労働基準監督署への報告書作成まで、すべての健康診断業務がシステム内で完結。また、保健師や看護師資格をもつ社員による手厚いサポートで従業員の皆さまの健康を守ります。
（3）多言語オプションで外国人従業員の健康支援
日々の健康相談から医療機関受診までを多言語でサポート。医療通訳事業でつちかった知見を活かし、外国人従業員の健康にかかわる不安を解消します。
SmartHRとmedimentを連携。最新情報を保ちながら健康管理を推進
貴社ではSmartHRやmedimentをはじめ、積極的にITツールを活用して人事・労務業務を効率化している印象があります。
宮﨑さん
そうですね。私が入社した2023年にはすでにSmartHRとmedimentを導入していました。しかし、当時の課題としては使用しているシステムが乱立し、それぞれが十分に活用されていない状況でした。
社内の労務業務も標準化されておらず、既存のシステムがどのような業務と紐づいているのかを整理するところからスタートしました。その結果、SmartHRは従業員データベースとして、medimentは従業員の健康診断結果をPDFでアップロードしておく場所として使用していることがわかりました。
とくにmedimentについては「健康診断結果の保管場所」としての役割以外の活用法が知りたかったので、直接カスタマーサクセスの担当の方に「medimentって何ができるんですか？」と聞きましたね。
宮﨑さんが積極的にmedimentの活用を進めていたのですね。
宮﨑さん
せっかく健康管理システムとして導入しているのに、もったいないという気持ちが強かったと思います。また、当時は定期的なストレスチェックをはじめとした健康管理業務も実施できていなかったので、それらをmedinentで対応できるようになればありがたいと考えていました。
その後、活用はスムーズに進みましたか？
宮﨑さん
実はストレスチェックの実施に向けて準備を進める過程で、medimentにある従業員情報が昨年のデータのまま、更新されていないことがわかりました。最新の状態にするには、新しく入社した従業員情報の入力、退職者情報の削除など、空き時間を使っての作業では約1か月はかかる見込みでした。
ところが、SmartHRで管理している従業員情報を簡単にmedimentへ連携できると教えてもらいました。さっそく試してみると、1クリックでmedimentの従業員情報が最新のものにアップデートされ驚きました。
宮﨑さん
SmartHRは入退社の手続きや身上変更で活用しており、常に最新の従業員情報が集まる仕組みになっています。顧問社労士にもアカウントを付与することで、SmartHR上で社労士側での手続きが完結し、スムーズな労務対応が可能です。
現在では2か月に1度、medimentの従業員情報をSmartHRと連携し、持続的にアップデートできるので助かっています。健康管理業務には常に最新の従業員情報が求められるので、SmartHRの存在は非常に大きいですね。
健康管理の業務時間を80%軽減。ストレスチェックの結果分析もスムーズに
従業員の最新情報が連携され、mediment活用の土台ができあがりましたね。その後、mediment活用における変化を教えてください。
宮﨑さん
各健康管理業務の効率化の効果を実感しています。
まず、健康診断管理については、約80%ほど業務時間が軽減されています。従来は健康診断結果を表計算ソフト上の管理表に入力し、それをもとに労働基準監督署への報告書を作成していました。とくに「所見」については病院によって評点の仕様が異なるので、表計算ソフトへの入力に苦労していました。
現在では健康診断結果をmedimentにアップロードするだけで結果が反映・集計されるので、複雑な表計算ソフトで管理する必要もありません。
宮﨑さん
また、ストレスチェックも社内周知から実施までが想像していたよりもスムーズに進められました。前職でも同様にストレスチェックの実施を経験しましたが、当時は実施前にサービス提供側とのミーティングに時間を取られたり、集計・分析結果の納品に時間がかかったりと、なにかと手間と時間がかかるイメージがありましたね。
medimentでは基本的な設定を整えれば、すぐにストレスチェックを実施できました。集団分析や高ストレス者の抽出などの結果の集計・分析はもちろん、産業医面談希望者の集計もmediment上で完結するので非常にありがたいです。
健康管理業務が効率化されたことで、集計されたデータの分析や可視化された課題への改善アクションへの時間を創出できるようになったのも大きな変化だと思います。
経営と連携し、従業員がパフォーマンスを発揮できる環境づくりへ
業務効率化によって創出された時間でどのようなアクションにつながっていますか？
宮﨑さん
これまで見えなかった健康データの可視化によって、次のアクションプランを検討できるようになりました。
たとえば、ストレスチェックの結果を集団分析すると、「業務量が多い」にもかかわらず、「上司やメンバー同士のサポートの満足度」が高く、非常に低ストレス状態のチームが存在することがわかりました。
このようなチームをモデルケースとして、低ストレスにつながる要因を探し、「組織全体に還元するには何をすべきか」を考え、経営層と連携して施策を実施するのが次のアクションになります。
ストレスチェックで可視化したデータをもとに組織改善につなげているのですね。経営層からは何か反響はありましたか？
宮﨑さん
経営層も従業員が抱えているストレスや、組織に対する考えを知るデータと認識してくれています。とくに社長からは年1度の実施ではなく、頻度をあげて、よりリアルタイムに組織、従業員が抱えている課題を抽出できるようにしてほしいと言われています。
さらに、従業員がパフォーマンスを発揮できる環境づくりのために、エンゲージメント向上を目的にした設問をストレスチェックに追加し、健康管理と同時に組織開発の役割を担う施策になっています。
medimentの活用によって、健康管理業務の効率化だけでなく、ストレスチェックを起点にした組織開発領域を推進されていて素晴らしいですね。今後はどのようなことに取り組んでいきたいですか？
宮﨑さん
人事や総務は直接売上をあげていく部署ではありません。数字をつくる部署、またそれを支える部署の人たちが働きがいのある環境と、パーフォマンスを発揮できる職場づくりに貢献したいと考えています。
しかし、健康管理業務はデータの集計が煩雑になりがちで、なかなか分析や改善アクションにつなげられない領域です。弊社はSmartHRで最新の従業員情報を蓄積し、medimentで健康管理業務を効率化できました。今後は、medimentの活用機能を広げ、引き続き従業員が抱える肉体的、精神的な課題を可視化し、組織改善につなげられるようにしたいです。
