【人事評価機能】「年末調整の感動体験」をもう一度。他社からの移行理由は、見やすさ・使いやすさ・柔軟性(株式会社ヤプリ)

2022.08.02 ライター:村田 崇

SmartHRユーザー 人事評価

株式会社ヤプリさまの活用事例インタビュー

こんにちは。 SmartHR カスタマーサクセスチームの村田です。SmartHRの人事評価機能をご活用いただいている企業へインタビューを行なう「活用事例インタビュー」。今回は、アプリプラットフォーム「Yappli(ヤプリ)」を提供する株式会社ヤプリさまへインタビュー。以前は他社様の人事評価システムにて運用されていた同社が移行に至った背景や現在のご状況について、お伺いしました。

インタビュー
株式会社ヤプリ
倉田 あゆ子さん/ピープル&カルチャー本部 人事部 労務制度グループ マネージャー

活用ポイント

  • Google スプレッドシートによる運用の後、他社人事評価システムを導入
  • さらに使いやすさを求めて、SmartHRの人事評価機能にリプレイス
  • 評価者/被評価者から大量に来ていた問い合わせが激減
  • SmartHRのスピーディーな対応に信頼感が生まれた

Google スプレッドシート、他社システムでの運用を経験

倉田さん:実は、SmartHRの人事評価機能を導入するまではいろいろなシステムを使用していました。

村田:最初はどのような運用をされていましたか?

倉田さん:Google スプレッドシートとGoogle フォームを併用して評価シートを作成していました。柔軟で便利なツールなので一定の従業員数までは問題なく運用できていましたが、評価シートを数十名分作るようになってからは、それぞれ必要な情報だけを関数で切り取って権限を付与する作業が大変でした。

村田:そろそろ移行しなきゃなと限界を感じたと?

倉田さん:そうですね。運営は少人数で、センシティブな情報を複雑な関数で組まなければならない不安もあり、限界を感じました。セルの上限数も近づいていてシート自体が重くなって「読み込みに時間がかかる」「表示されない」等のクレームも出ていたので、人事評価システムの導入を決意しました。

村田:当時はまだSmartHR人事評価機能の提供前ですよね。他社のシステムを導入されて、いかがでしたか?

倉田さん:Google スプレッドシート時代の課題が解決し始めてほっとしていたのですが、私たちが求めている評価シートかというと、十分に満足できない部分がありました。

村田:特に気になったのはどういったところでしたか?

倉田さん評価のフォーマットが決まったものしかなく、そのフォーマットを自社用に改編する作業が難しくて。あと「これは誰に見せたくて、これは誰に見せたくない」と細かな設定をしたかったのですが、制約がありました。

村田:システムの制限で理想とする運用ができなかったのですね。

倉田さん結局、補い切れなかった部分は過去に使っていたGoogle スプレッドシートを使って対応していました。

人事評価だけでなく、入社後のオンボーディングや新しい人事企画業務なども担当する倉田さん

SmartHR人事評価機能へ移行を決断

村田:SmartHRのサービスはどこで知りましたか?

倉田さんSmartHR主催のセミナーに参加して知りました。その後すぐ「デモを触りたい!」と連絡をして、初期のタイミングで使わせていただきました。

村田:実際に触ってみて、いかがでしたか?

倉田さんやっぱりSmartHRさん、わかりやすいなって。柔軟性の高さや直感的な操作が魅力的でした。あと、細かく権限の設定ができるところが「使える!」って思いましたね。

村田:スプレッドシートの併用もなさそうだと思いましたか

倉田さん:そうですね。フォーマットが非常に柔軟に作れることが伝わったので、SmartHRだけで実現できそうだと印象を受けました。

村田:ところで、半年でシステムを切り替えるというのは、社内への提案が大変だったのでは?

倉田さん:もともと評価者や被評価者がSmartHRユーザーなのでUIのわかりやすさが好評だったこともあり、「人事評価がもっとしやすくなるのでは!」と期待されつつ理解を得られました。

村田:経営層の方々へはいかがでしたか?

倉田さん年末調整がSmartHRによって効率化した感動をみんなが味わっているので、「あの感動体験を人事評価でも味わいませんか!」と説得したのを憶えています。

▲人事評価機能「評価対象者一覧」画面(イメージ)

評価期間中の問い合わせ件数が過去一番の少なさに激減

村田:そして導入されてから、実際に操作性はいかがでしたか?

倉田さん:フォーマットを自由に作成できたので、柔軟な評価シートが作れて期待どおりでした。

村田:これまでと比べて、変化はありましたか?

倉田さん:2回目の実施が終わりまして、問い合わせ件数が過去一番の少なさでした。

村田:これまで評価期間中はどのくらい、どのようなお問い合わせがありましたか?

倉田さん:多いときは毎日、少なくても2日に1回ペースでじゃんじゃん来ていました。Google スプレッドシート時代は「データが消えたので見てください」がとくに多かったですね。

他にも、「間違ったところに評価を入力してしまった」「見えてはいけないところに評価が反映されてしまった」という相談もありました。

村田:安全に評価ができなかったようですね。前回の他社システムの頃はいかがでしたか?

倉田さん「どのシートを見ればいいの?」「どこに評価を書いたらいいの?」といった相談がとても多かったですね。SmartHR人事評価にしたことで、こういった問い合わせが減ったのは、使いやすくなった証拠かなと。

倉田さん「いまSmartHRを使っている人は人事評価機能の優れたUIやUXも気に入るはず」

改善スピードの速さに感動。今後も使い続けたい

村田:SmartHR人事評価機能に移行されてから、印象に残っているエピソードがあればお聞かせください。

倉田さん:評価テンプレートを作成してプロジェクトに読み込みをした後、当初はテンプレートの変更が不可能だったため、運用開始後に手入力ですべて作り直しを行ないました。そのことをSmartHRのサポートの方へ相談したんです。すると、なんと、次の評価が始まる前に爆速で改善していただけたんです。一番ネックだった部分が解消でき、また「意見をもとに改善できました!」とご連絡いただけて感動しました。

前回のシステムは問い合わせた後にかなり時間がかかってしまったので、すぐに改善いただけたことで、信頼感が生まれました。ずっと使い続けたいですね。

村田:倉田さんは、これから人事評価業務を加速していくことによって、どのような変化をもたらしたいとお考えですか?

倉田さん:まずは人事評価システムを用いて、よりよいマネジメントに活用していきたいです。評価システムがシームレスで直感的な操作方法だと、「評価すること」に注力できると思います。

村田:それでは、人事評価が効率化して空いたお時間に取り組みたいことはありますか?

倉田さん:システム操作に時間を費やすのではなく、評価結果をもとに次の組織検討や、それぞれのパフォーマンスをより発揮する戦略に時間をかけたいです。評価のための評価というより、人材活用するための評価をしていきたいですね。

▲人事評価機能「正社員評価テンプレート」画面(イメージ)

読者のみなさんへメッセージ

倉田さん
SmartHRをお使いの企業だったら、評価機能も導入をおすすめします。SmartHR特有の見やすさや使いやすさがここにもあるので、人事担当者だけでなく評価者、被評価者の方にも使いやすさを感じてもらえるはずです!

 

※掲載内容は取材当時のものです。

3分でわかる!SmartHRの人事評価

「人事評価業務をもっと効率化したい」と感じていませんか?SmartHRの「人事評価」機能なら、評価シートの作成・配布・回収・集計までシステムで一括管理が可能。現在の評価制度に沿った形で評価シートやワークフローを設定できます。従業員もパソコンやスマホから簡単に操作ができるため、ストレスなく移行することが可能です。

資料ダウンロード
お問い合わせはこちら

ご質問、ご相談は以下のフォームよりお送りください。内容確認後、担当より通常1営業日以内にご連絡いたします。

お問い合わせ
村田 崇

カスタマーサクセスグループ所属。求人広告会社での採用コンテンツ統括マネージャーおよびメディア編集長、人事系SaaS会社でのWebディレクター/ライターを経て2021年SmartHRに入社。サクセスコミュニケーションユニットに所属し、ユーザー向けコンテンツのディレクションをメインに活動中。
他の執筆記事はこちら

活用事例の関連記事

SmartHR ガイド の新着記事

SmartHRお役立ち資料集