人事考課表の書き方、例文まとめ。評価業務の負担を減らす業種・職種別実例紹介
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「人事考課の書き方で悩んでいる」「職業別の例文を見たい」という声があがる人事考課。従業員の査定や人事異動を左右します。公平性が求められるうえ、通常業務との兼ね合いや被評価者へのフォローなど、負担の大きい業務でもあります。そこで今回は、時短やモチベーション維持につながる人事考課表の書き方を、業種ごとの例文付きで解説していきます。
人事考課は、社内の公平性を保つための制度
まずは人事考課についておさらいしましょう。
人事考課は従業員の能力や勤務態度を評価する制度です。多くの場合、半年〜1年に1度のペースで実施され、従業員側には給与や賞与向上、企業側には適切な人材配置やモチベーション維持に対する効果が期待できます。また、評価内容を記入する書類を「人事考課表」と呼びます。
人事考課では公正・公平な評価や努力の反映が求められます。評価基準の公開やフィードバックを通じた公平性の担保は、従業員との信頼関係構築につながります。また、努力が適切に評価される環境であれば、従業員の勤労意欲向上も見込めます。
反面、人事考課の未整備は不平不満やモチベーション低下の原因にも。ポジティブに働ける環境の形成・維持には、明確な人事考課制度と適切な人事考課表の作成が重要となるのです。
人事考課の歴史や設計時のポイントについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
人事考課の基礎知識
人事考課は「人事評価」と呼ばれる場合もあります。厳密な定義はないものの、企業によっては昇給や昇進にかかわる査定を「人事考課」、育成や能力開発の判断基準にするものを「人事評価」と使い分けられます。
人事考課は大きく次の3つの柱で構成されます。
業績（成績）考課
業績（成績）考課は業務の達成度に応じた評価です。
客観的な数値を基準とするため、営業や生産管理などの成果が数字として表れる業種に取り入れやすく、基準の明確さから公平感も保てます。
しかし、業績に直接関与しないバックエンド業務や、コロナ禍のような外部環境の影響を踏まえた評価が難しい点はデメリットといえます。
能力考課
能力考課は、業務に必要な知識や技能、資格などの評価です。企業が求めるスキルの習熟度に着目します。
サポートや調整など、業績に直接関与しないバックヤード業務も評価できる点はメリットですが、評価基準が不透明になりやすいデメリットもあります。評価の透明化には、社内での能力試験実施なども一つの手です。
情意考課
情意考課では、業務への向き合い方や意欲を評価します。
結果として表れていない業務姿勢など、数値化が難しい資質の査定に向いた項目です。ただし、評価者の主観に左右されやすい側面もあるため、導入においては能力考課同様、明確な基準設定が必要です。
人事考課表とは？
人事考課表とは、人事考課の内容を記入する書類を指します。
企業によって異なりますが、前述の3つの評価や評価者の所見欄を設けるのが一般的です。被評価者本人が記入する場合もあります。
従来は紙や表計算ソフトでの保管が一般的でしたが、近年ではオンラインツールを使用する企業も増えています。進捗の可視化やリマインドが容易になるうえ、自宅からスマホで人事評価も可能。業務効率の改善やリモートワークへの対応につながります。
以下の記事では、人事考課表の運用にSmartHRの人事評価機能を導入した事例（医療法人慈公会 公平病院）を紹介しています。
人事考課表は客観的・具体的・前向きに書く
人事考課表の記入では、以下の3点を心がけましょう。
- 客観性
- 具体性
- よい点・改善点の記載
（1）客観性
まずは客観性。考課表には、実績などの具体的な数値や、決まった観点からの定量的な評価を書きます。評価者の個人的な感情や思い込みによる判断は厳禁です。また、評価対象者の人格を否定していないかにも注意しましょう。
（2）具体性
次に重要なのは具体性です。たとえば営業職の場合、受注件数や目標達成率などの数値を明記します。数値化が難しいサポート業務でも「社内マニュアルを整備した」「突発的な依頼にも対応できるようになった」など、評価の根拠を明確にしましょう。
（3）よい点・改善点
最後に、よい点・改善点の記載。目標を達成できていない場合などは評価が厳しくなりがちですが、ネガティブな表現が多くなると従業員の意欲低下を招く恐れも。とくに人事考課が本人に開示される場合は、優れている点や改善点まで記入すると、部下の成長にもつながります。
人事考課は部下を適切に評価し、成長を促すための制度なので、なるべく前向きな内容を心がけましょう。
【業種・職種別】人事考課表に記載する例文
事務職
事務職はほか部署の支援が主な業務であり、具体的な成果を把握しにくい職種です。
そのため、担当業務ごとに「効率化できたか」「ミスを減らせたか」「社外対応が丁寧か」などの観点を決めた定量的な評価がよいでしょう。また、サポートした部署の業績目標と関連づけて、評価に具体的な数値を盛り込む方法もあります。
上司のコメント例
- 電子契約システムの使用手順マニュアルを作成し、営業部と共有した。
- その結果、営業部の業務効率が上昇し、営業目標の一つ「契約件数15%アップ」の達成に寄与した。
- 今後は、新規見込み顧客のデータ管理効率化にも取り組んでもらいたい。
本人のコメント例
- 保管するファイルの整理や、処理手順のマニュアル化に取り組んだ。
- 結果として、月次処理に関する作業効率が向上し、残業時間が前年度の月平均20時間から10時間に短縮できている。
- 来期は管理職昇格を目指し、新入従業員への教育指導などもより積極的に実施したい。
医療事務
患者の窓口対応からレセプト（保険者に提出する診療報酬明細書）作成まで、業務が多岐にわたる医療事務では「業務を効率化できたか」「作業が正確か」「窓口での対応は丁寧か」という複合的な評価項目を設ける必要があります。
また、医療事務管理士などの民間資格取得によるスキルアップも評価対象になるでしょう。
上司のコメント例
- 初診のカルテを効率よく作成しており、患者の待ち時間減少に貢献した。
- 待ち時間に関する苦情発生件数が前年度比30%に減少した点は本人の功績と考える。
- 今後はレセプト業務の正確性向上のため、医療事務技能審査試験の取得などを通じてスキル向上を期待したい。
本人のコメント例
- 問診票の形式を改善し、受付業務の正確性を向上させた。
- また、患者からよく質問される事項をマニュアルにして共有し、窓口での対応時間の短縮に成功した。
- 次年度はカルテの整理方法も見直し、更なる業務効率化を図りたい。
看護師
看護師の仕事内容は勤務先の医療機関や診療科によって異なります。
一律の定量的な評価は難しいため、診察補助や患者への対応など、一人ひとりの日常的な取り組みを具体的に評価するとよいでしょう。
上司のコメント例
- 院内の状況に目を配り、患者やその家族に積極的な声がけができている。
- また、院内の安全規定にもとづいた声出し・指差し確認を若手にも指導するなど、診療科全体での安全な看護に努めている。
- 患者の様子で気になる点などあれば記録し、ほかの看護師や医師と共有したうえで対応している。
本人のコメント例
- 規定の遵守と若手への指導を通じて、事故防止・安全な看護の実施に努めた。
- 専門知識をさらに深め、業務の正確性や患者対応の質を向上するため、勉強会に年4回は参加するようにしたい。
介護職
看護師と同様、定量的な評価が難しい職種です。
数値ではなく、入居者や通所者への対応で意識している取り組みのほか、専門性を高めるために取得した資格があれば、あわせて評価しましょう。
上司のコメント例
- 移乗介助での事故防止のため、機器類の安全確認を積極的に実施していた。
- また、入浴介助では細やかなサービスを提供し、利用者さんとそのご家族から感謝の言葉をいただいた。
- 管理職への昇格を視野に、若手への指導や介護福祉士の資格取得などに取り組んでほしい。
本人のコメント例
- 社内の研修に4回参加し、身体介護の安全性確保に関する知識を深めた。
- また、レクリエーションではコミュニケーション活性化を目的に新しくクイズ大会を提案し、利用者の方からも好評だった。
- 今後は生活援助に関する研修や勉強会に年8回は参加し、総合的にサポートできるようスキルアップを図りたい。
営業職
営業職は、業務の成果が数値として明確に表れます。実績や達成率を軸にして、評価しましょう。
上司のコメント例
- 上半期は売上目標に対し達成率120％であった。チーム内で案件の進捗を共有し、連携した成果である。
- 新規契約顧客は個人が7割を占めるため、下半期では法人顧客開拓の強化を期待したい。
本人のコメント例
- 既存顧客の問い合わせ対応を改善し、解約率を前期比10%削減できた。
- 一方、新規契約数は目標200件に対し実績140件と未達。
- 来期は1日あたりのテレアポの件数を20件増やし、達成を目指す。
技術職（製造、SEなど）
技術職の場合、プロジェクト規模によっては成果が出るまでに時間がかかるなど、個人の貢献度が測りにくいケースも想定できます。
また、業績考課よりも作業効率や品質管理、協調性といった能力・情意考課を重点的に評価する場合もあります。
上司のコメント例
- 進捗管理の様式を改善し、連絡不備によるトラブルを未然に防いだ。
- 製作コストを前回からカットできていないため、設計方法を見直し、5%のコスト削減を実現してほしい。
本人のコメント例
- 月に1度営業担当に同行し、顧客からの要望を積極的にヒアリングした。
- 納期遅れが発生する可能性もあったため、次年度は週に1度、進捗確認のためのミーティングを実施するよう提案したい。
企画・マーケティング職
企画やマーケティング職は、営業職と比べて成果が明確な数値に表れない業務もあります。
担当案件やプロジェクトの成果と業務内容を紐づけた評価が、能力の適切な査定につながります。
上司のコメント例
- SNSからのサイト流入数を増やすため、アカウントを運用し、PV数前期比20%アップに寄与した。
- 来期も引き続き運用にあたるとともに、ノウハウをチームメンバーに共有し、人材育成にも努めてほしい。
本人のコメント例
- ウェブページのアクセス分析や改善に取り組み、目標のアクセス数+10%以上を達成した。
- 現在進行中の案件でスケジュールに遅れが生じているため、業務の進め方を見直し効率の向上を図る。
サービス職
サービス職は顧客の対応が主な業務です。
店頭での販売など実績が数値化しやすい場合は、営業職のように成果を具体的な数値で評価しましょう。定量化が難しい場合は、顧客対応の際に意識している取り組みや、顧客からの評価を参照するのも方法の一つです。
上司のコメント例
- クレーム対応の際に、お客さまに納得していただけるまで、ヒアリングや再度のご説明を丁寧に実施していた。
- 顧客対応時の留意点をマニュアルに追記するなど、ノウハウを部署全体に共有し、人材育成にも貢献してほしい。
本人のコメント例
- フェアの際に、店頭にて顧客へ積極的に声がけした。結果、販売数が前年よりも15%アップした。
- 今後はフェア企画案を月に1度提案し、売上の継続的な向上を実現したい。
公務員
公務員の業務は、窓口担当など対人業務から技術職まで多岐にわたります。
営利を目的としない仕事のため、業務を効率化できたかやコスト削減できたかを軸に評価しましょう。
上司のコメント例
- 窓口業務において、わかりやすく制度を説明して、利用者の待ち時間短縮に取り組んだ。
- 来月は隣接する部署の業務内容も把握し、利用者が正しい窓口にすぐアクセスできるよう誘導もしてほしい。
本人のコメント例
- 担当する公共工事の現場に年間15回足を運び、実務についての知識を向上させた。
- 今後は発注書類のミスを0件を目標に、仕様書をよく読んで業務に当たるようにしたい。
管理職
評価対象者個人の業務だけではなく、担当しているチームの実績が主な評価対象になります。
事前に設定した目標の達成度を、数値などを用いて具体的に評価しましょう。
上司のコメント例
- 部下の商談へサポートを目的に10回同行し、新規契約数の目標数値200件を達成させた。
- 一方、チーム全体の平均残業時間が月30時間と社内平均を上回るため、業務分担の見直しやマニュアルの整備によって改善してほしい。
本人のコメント例
- 今期よりチームミーティングを週に1度以上実施した。各担当者の案件の進捗を細かく把握、遅れているメンバーに対しては資料作成などをサポートし、売上目標を10%上回る実績を残せた。
- 次の四半期では、新人への業務配分を見直し、離職率の改善に努める。
AI（人工知能）のチャットツール利用は要注意
近年、AIを用いたチャットツールの技術は急速に発展しています。サービスによっては論理的で正確な文章の出力も可能で、人事考課表の代筆を検討している場合もあるでしょう。
ただし、チャットツールには情報漏洩のリスクもあるため、企業名や個人名などを盛り込んだ利用は控えるのが無難です。業務効率化に向けた新しいテクノロジーの導入自体は否定されませんが、人事考課のように公開範囲が限定される業務での利用は推奨できません。
それ以外の業務でも、機密事項を含む情報の入力は避けるよう社内へ注意喚起しておきましょう。
セキュリティを保ちながら、考課業務の負担を減らすには
情報漏洩のリスクを抑えつつ、考課業務をDX（デジタルトランスフォーメーション）し、効率化するにはどうすればよいのでしょうか。
一つは、セキュリティ対策の万全なクラウド人事労務サービスの選択です。SmartHRの人事労務サービスでは、通信の暗号化や不正アクセスの監視、2要素認証の採用といったさまざまな対策を実施しています。
オンライン上でも安心して作業できるため、現在、紙や表計算ソフトの人事考課表を利用している企業はぜひ検討してみてください。
以下の記事では、SmartHRのオンラインツールでの業務効率化に成功した事例（株式会社バンダイロジパル）を取り上げています。
従業員が納得できる高精度の人事考課を
人事考課は従業員の昇進や待遇を左右する重要な制度です。
公正・公平かつ、従業員の取り組みを丁寧に反映するためには、判断基準の明確化はもちろん、集計や記入といった評価の付随業務効率化も欠かせません。
セキュリティリスクを抑えながら効率化を図るには、クラウド人事労務サービスの利用も選択肢です。
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FAQ
Q1. 人事考課表を書くときのポイントを教えてください。
A.客観的・具体的に書くようにしましょう。また、よい点と改善点をバランスよく盛り込み、従業員のモチベーション向上につなげましょう。
Q2. 人事考課表を書くとき、やってはいけないことはなんですか？
A.思い込みや個人への感情を書くのは厳禁です。また、ネガティブなことだけを書くと従業員の意欲低下を招くこともあります。
