【人事評価機能】進捗が追えなかった紙運用から電子化へ。「業務効率化」と「可視化」を同時に実現し、あらゆる手間を解消(株式会社バンダイロジパル)

2022.08.18 ライター:村田 崇

SmartHRユーザー 人事評価

株式会社バンダイロジパルさまの活用事例インタビュー

こんにちは。 SmartHR カスタマーサクセスチームの村田です。今回は、SmartHRの人事評価機能をご活用いただいている株式会社バンダイロジパルさまへ、導入に至ったいきさつや実施後のご感想をお伺いしました。

インタビュー
株式会社バンダイロジパル
糸長 諒さん/企画管理統括部 人事部 人材開発課 マネージャー(左)
藤井 直子さん/企画管理統括部 人事部 デピュティゼネラルマネージャー(右)

活用ポイント

  • 紙運用からの移行として非正規社員約650名を対象に開始
  • 配布する手間やステータスが追えないなど紙運用に課題が多かった
  • 回収のタイミングが以前に比べて早くなり業務効率化にも成功
  • 操作マニュアルを作成し事前周知。問い合わせ件数が激減

紙からオンラインへの移行

村田:人事評価機能のご利用方法を教えてください。

糸長さん:まずはパート・アルバイト社員約650名を対象に評価決定の参考に実施しました。また、働き方のための希望調査や、契約社員に登用したい方の力量を可視化する際に用いる「力量チェックシート」も実施しています。頻度はいずれも年に1度です。

村田:非正規の社員様を対象にされているのはなぜですか?

藤井さん:ドライバーや庫内作業などのスタッフはPCが貸与されておらず、これまで評価に関わるシートはすべて紙の運用しか方法がありませんでした。そこで、紙運用を無くして電子化を進めていく一環として導入を開始しました。

評価開始から完了まで可視化できない

村田:紙の運用によるご苦労ってどのようなことがありましたか?

糸長さん紙を印刷して被評価者へ配布する手間や、評価開始から決裁者、そして人事に回覧されるまでに相当な手間がかかっていました。

村田:具体的にどのようなことがありましたか?

糸長さん:部門によって開始のタイミングが異なっていました。そのせいで、各拠点から人事へ集まる日がバラバラで。たとえば、沖縄の拠点でExcelのシートを出力して管轄する大阪へ送り、その後、本社の役員へ送り、最終的に人事に届くという、上位評価者と下位評価者が別の拠点にいるケースが多く、紙による回覧では今どこまで回覧できているのかが可視化できませんでした。

村田:紙が到着して以降の人事側の業務はいかがでしたか?

藤井さん:紙の一部をデータ化して保管する際に、回収が終わったデータなのか、差し戻し中なのかがわからない状態でした。集計後「実はまだ途中だった」と、連絡を受けたこともあります。

糸長さん:あとは、拠点から「過去何年分の資料が欲しい」などの問い合わせがあった時に、紙資料を掘り起こす手間もありました。

▲人事評価機能「評価シート入力(被評価者)」画面

SmartHRを開けば状況がわかる

村田:そして、人事評価機能を開始してみて、いかがでしたか。

糸長さん:これまでの課題が一通り解決しました。

村田:それはすごいですね。紙からオンラインに移行する際にご苦労はなかったですか?

藤井さん:そうですね。すでにSmartHRを導入していたので、評価者も被評価者にも馴染みがあり問題なく移行できました。

村田:ご導入されてからお仕事しやすくなった実感はありますか?

糸長さん:とにかく、あらゆる手間がなくなりました。SmartHRを開けば状況がわかるので、遅れが出ている拠点にのみ適切なタイミングで直接連絡するだけで進められて、業務効率化につながりました。そして、適切なコミュニケーションができたことで、回収のタイミングが以前に比べて早くなったのもうれしかったですね。

藤井さん:監査などで各拠点から確認の依頼があった時も、人事が資料を探して案内する必要がなく「SmartHRのココを見てください」の一言で解決しました。

藤井さん「正社員への実施はこれから実施予定で、着々と準備を進めています。」

運用のコツはマニュアルをメール添付

村田:今回のオンライン化を円滑に進められたコツがあれば教えてください。

糸長さん:簡易的なものですが、操作マニュアルを作成して被評価者に事前周知したことですね。

藤井さん:以前、新しいシステムを導入したとき、社員から「使い方がわからない」と問い合わせが多かったこともあり、案内するメールの中に添付して、事前にマニュアルを見て理解してもらうようにしました。

村田:マニュアルを作成・メール添付されたことで、どのように変わりましたか?

糸長さん問い合わせ件数が減り、対応に追われることがなくなりました。何件かはあったものの「メールにマニュアルを添付しているので見てくださいね」というときちんと対応してくれたので、作っておいてよかったですね。

読者のみなさんへメッセージ

糸長さん
評価業務をシステム化したことで、人事側の業務効率化と各部門や事業部の人たちの工数も削減ができました。アナログで実施している企業にはとくにオススメです。
藤井さん

人事は苦労して評価を集計する仕事ではなく「社員がどのような目標を立てているか」を把握・分析する役割です。システム化を進めないと、集計業務だけで多くの時間を費やしてしまうこともあります。SmartHRを導入して、本来の人事業務に工数が割けるようになりました。

 

※掲載内容は取材当時のものです。

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村田 崇

カスタマーサクセスグループ所属。求人広告会社での採用コンテンツ統括マネージャーおよびメディア編集長、人事系SaaS会社でのWebディレクター/ライターを経て2021年SmartHRに入社。サクセスコミュニケーションユニットに所属し、ユーザー向けコンテンツのディレクションをメインに活動中。
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