【令和3年度】年末調整に必要な書類まとめ。スケジュールも解説

2021.09.30 ライター: 税理士 高橋 創

今年もまた年末調整のシーズンがやってきます。

年末調整は、社員の所得や税額を確定する大切な作業ではありますが、作業のめんどくささも一級品です。

年末調整作業の第一歩は社員からの資料回収になりますので、制度のおさらいをしつつ、回収する資料の種類やその内容について確認をしていきましょう。

年末調整とは?

会社員の毎月の給料からは所得税が天引きされています。ですが、その所得税は給与の額と扶養親族などの数のみをベースに算定されており、実際に厳密に計算した所得税額とは必ずしも一致するものではありません。

本来、その差額を調整するために行う作業が確定申告なのですが、会社員については会社が年末につじつま合わせをしてくれます。その作業が年末調整です。

年末調整は、「会社員の確定申告を会社が代わりにやってくれるもの」ともいえます。

年末調整に必要な書類

確定申告に代わる調整作業を会社が行うのであれば、会社はその作業に必要な書類を従業員から受取らなければなりません。

年末調整作業に必要な書類には、一般的に以下のようなものがあります。1つずつ確認をしていきましょう。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」は、年末調整のためというよりも毎月の給与から天引きする源泉所得税額を正しく計算するために必要なもので、従業員自らが記載します。この申告書には、源泉所得税額算定の基礎となる「扶養親族等の数」に影響する事項を記載しますが、最新の書類には「令和4年度」という表記があるとおり、あくまでも「翌年の源泉徴収税額を計算するため」のものです。

提出期限も、後述の2つは「その年最後に給与等の支払を受ける日の前日まで」であるのに対して、扶養控除等申告書は「その年の最初に給与の支払を受ける日の前日まで」となっているあたりも位置づけの違いが表れています。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

出典:国税庁「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」

※ 令和2年版 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の書き方を税理士が解説

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

長くて嫌になってしまう名前の書類ですが、1枚の用紙に3つの申告書が含まれていますので致し方ないところかもしれません。こちらもすべて従業員が記載します。

「給与所得者の基礎控除申告書」が対象とする基礎控除は、もともとは誰でも一律に受けられるものでしたが、令和2年より所得金額が2,400万円を超えると金額が減少し、2,500万円を超えると控除額はゼロになってしまうという制限が設けられたため、この申告書に所得金額を記載することとなりました。

※ 【令和3年】年末調整「給与所得者の基礎控除申告書」の書き方・計算方法を税理士が解説

「給与所得者の配偶者控除等申告書」は、配偶者控除や配偶者特別控除についてのものですが、これらも基礎控除と同様に本人や配偶者の所得によって適用の有無や金額が異なります。

※ 【令和3年】年末調整 給与所得者の配偶者控除等申告書の書き方・計算方法を税理士が解説

上記2つに関しては、記載内容によっては控除が減る(所得税が増える)ものというイメージです。

これに対して「所得金額調整控除申告書」には、所得金額調整控除を受けるための要件を記載します。所得金額調整控除は令和2年から登場したものですのでまだなじみがありませんが、要件を満たせば最高15万円の控除を受けられますので忘れないようにしましょう。

※ 【令和3年版】年末調整「所得金額調整控除申告書」の書き方・計算方法を税理士が解説

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

出典:国税庁「給与所得者の基礎控除、配偶者(特別)控除及び所得金額調整控除の申告」

給与所得者の保険料控除申告書

その年に支払った生命保険料控除や地震保険料控除の対象となる保険料は、毎月給与から天引きされる源泉所得税額には反映されておらず、年末調整によってはじめて所得税額に反映されます。秋に保険会社から届く控除証明書の内容をもとに記載された申告書を控除証明書とともに回収します。

また、親族に係る国民年金などを支払った場合や給与から控除されるもの以外のiDeCoなどについても、この申告書に記載することで社会保険料控除や小規模企業共済等掛金控除の対象となります。

給与所得者の保険料控除申告書

出典:国税庁「給与所得者の保険料控除の申告」

年末調整で従業員から回収する書類

上記3つの申告書とともに、以下の書類も従業員から回収する必要があります。10月頃から自宅に届き始めますので、人事・労務担当者の方は保存と提出の必要性を事前にアナウンスをしても良いかもしれません。

  • 生命保険料の控除書
  • 地震保険料の控除書
  • 小規模企業共済等掛金払込証明書(iDeCoの掛け金を支払っている場合)
  • 国民年金の控除証明書など、社会保険料を証明する書類 ※国民健康保険は自治体によって証明書の発行の有無が異なります。
  • 住宅ローン控除に必要な借入金の年末残高等証明書など

年末調整で税務署に提出が必要となる書類

年末調整の計算を終えると従業員の所得や税額が確定します。会社はその情報を源泉徴収票という形で本人に伝えますが、翌年1月31日までに税務署や市区町村にも一定の書類の提出が必要になります。

会社が税務署に提出しなければならない書類は以下の通りです。なお、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」などの書類は税務署などには提出をせず、会社で保管します。

1)給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
全従業員に支払った1年間の給与の合計額や源泉所得税の額などを記載します。

2)源泉徴収票
全員分を提出するわけではなく、年末調整をした従業員についてはその年中の給与等の支払金額が500万円(役員については150万円)を超えるもののみを提出します。

年末調整で市区町村に提出が必要となる書類

税務署だけでなく市区町村にも送るのは、住民税などの計算を行うためです。そのための提出書類は以下になります。

1)給与支払報告書(総括表)
提出書類の表紙のようなもので、会社名やその所在地、全従業員のうち何人がその市区町村に住んでいるかといった情報を記入します。

2)給与支払報告書(個人別明細書)
源泉徴収票と記載内容は同じで、原則として全員分の提出が必要です。

年末調整のおおまかなスケジュール

年末調整に向けての段取りは会社によってそれぞれですが、おおまかなスケジュール感は以下のとおりです。

1)11月にすべきこと
・申告書や証明書などの依頼・回収

2)12月にすべきこと
・年末調整の計算
・所得税の過不足分の還付または追加徴収
年末調整によって発生した差額を、12月分の給与に合わせて還付または追加徴収します。

3) 1月にすべきこと
・源泉所得税の納付
年末調整で確定した所得税を、翌月1月20日までに管轄の税務署に納付します。
・法定調書合計表、給与支払報告書の提出
・年末調整関連書類の保管
年末調整関連書類は7年間の保存が必要とされます。

まとめ

年末調整には必要とされる書類が多く、その作業も煩雑です。資料の紛失などの思わぬミスも起こりやすいので、あらかじめしっかりと段取りを組んでからすすめましょう。

また、多くの従業員は内容を良く把握しないまま申告書を作成しています。内容が雑な申告書の提出があると会社側の負担がさらに増してしまいますので、記載方法や近年の改正内容などをしっかりと周知したいところです。

※ SmartHR社の労務担当が解説!「ペーパーレス年末調整」の使い方

【編集部より】年末調整 令和3年度「税制改正」のポイント

年末調整!令和3年度「税制改正」のポイントは?
年末調整令和3年度「税制改正」のポイント

【こんなことがわかります】

昨年2020年の税制改正では大きな変更があったため、今年は年末調整に関わる大きなトピックは無いと想定されていました。しかし内容を確認してみると、実は年末調整の実務が大きく変わるものも含まれてます。令和3年度の年末調整にかかる税制改正を具体的に解説します!

  • 令和3年度の税制改正について
  • 税制改正による年末調整の変更点

専門学校講師、会計事務所勤務を経て、2007年に「高橋創 税理士事務所」を開業。また、新宿ゴールデン街にBar「無銘喫茶」を構える。著書に「図解 いちばん親切な税金の本 20-21年版」(ナツメ社)、「フリーランスの節税と申告 経費キャラ図鑑」(中央経済社)、「桃太郎のきびだんごは経費で落ちるのか? 日本の昔話で身につく税の基本」(ダイヤモンド社・2020年12月発売予定)など。
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