【健康保険組合への電子申請にも対応】新機能・社会保険の一括「書類作成・電子申請」方法を解説
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この記事でわかること
- SmartHRの一括「書類作成・電子申請」機能の概要
- 一括「書類作成・電子申請」の方法
目次
こんにちは。SmartHRプロダクトマーケティングマネージャーの辻です。
従業員が安心して働ける職場環境づくりにおいて、適正な社会保険手続きは欠かせません。しかし、毎月の手続き人数が多い場合は書類作成・申請業務に工数がかかり、人事労務担当者の大きな負担になっているのではないでしょうか。
SmartHRは、2023年10月より「社会保険の書類作成・申請」をさらに効率化する新機能として、「届出書類」機能を公開しました。
今回は新機能の特徴と、具体的な操作方法を解説します。
各種保険の電子申請方法は?
社会保険の電子申請は、「e-Gov」または「マイナポータル」を利用します。
「e-Gov」では社会保険、雇用保険、労働保険など幅広く電子申請できますが、健康保険組合への電子申請には対応していません。一方、「マイナポータル」では健康保険組合への電子申請が可能です。
従来のSmartHR基本機能では「e-Gov」のみ対応していましたが、新機能の「届出書類」では「マイナポータル」にも対応しています。
今回の新機能でできること
SmartHRでは、電子申請義務化対象の書類を含め、さまざまな書類の電子申請に対応しております。
![SmartHRでは、電子申請義務化対象の書類を含め、さまざまな書類の電子申請に対応しております。](https://images.ctfassets.net/tfio2c4e6qit/c250Tyo8yovMXf9LLp5Tn/d94bd33b1b55abbc3356a110bf147bfd/__________2023-10-06_9.40.42.png?w=1360&q=75&fm=webp)
今回、新機能「届出書類」の公開により、電子申請できる書類が増え、利便性もさらに高まりました。
※「届出書類」は無料オプション機能として、SmartHR Plusからインストールできます。
複数の書類作成・電子申請の一括送信
従来のSmartHR基本機能では、従業員一人ずつ手続き書類を作成する必要がありました。
新機能である「届出書類」では、「複数の書類の一括作成・電子申請の一括送信」が可能です。
とくに毎月の入退社などが多く手続きの頻度が高い企業では、業務工数を大幅に削減できます。
SmartHR基本機能(従来の機能) | 届出書類(新機能) | |
書類作成 | 各種手続きで作成する書類が全て作成される | 必要な書類だけを選択できる |
書類作成対象者 | 1名ずつ | 一括選択できる |
マイナポータルでの電子申請が可能に
健康保険組合への電子申請は、マイナポータル経由でのみ可能です。従来のSmartHR基本機能はe-Govのみ対応しており、健康保険の電子申請はできませんでした。
新機能である「届出書類」はマイナポータルに対応しているため、健康保険組合への手続きも電子申請できるようになりました(※)。
(※)加入先の健康保険組合がマイナポータルに対応している必要があります。
SmartHRの「電子申請」手続き方法
「届出書類」を使った書類作成から電子申請までの流れについて、「複数名での入社手続き」を例にしてご紹介します。
書類作成
(1)作成する書類の種類を選択
作成したい書類の種類を選びます。
ここでは、「入社・資格取得の手続き」を選択します。
![作成したい書類の種類を選びます。](https://images.ctfassets.net/tfio2c4e6qit/l25t4EmVIbJktiIBJVaYk/f56b0fba09ed43428cab685a5676a54c/tatami_0.png?w=1360&q=75&fm=webp)
(2)作成する書類を選択
作成したい書類にチェックを入れます。
![作成したい書類にチェックを入れます。](https://images.ctfassets.net/tfio2c4e6qit/6ygu1idXFJCEvgleTduBQi/a40eac9f6137320364725970f03fd337/tatami_2.png?w=1360&q=75&fm=webp)
(3)手続き対象の従業員を選択
作成対象の従業員にチェックを入れます。
複数名の従業員にチェックを入れると、まとめて書類が作成されます。
入社日での絞り込みや、CSVファイルでの対象従業員の一括指定にも対応しています。
![複数名の従業員にチェックを入れると、まとめて書類が作成されます。 入社日での絞り込みや、CSVファイルでの対象従業員の一括指定にも対応しています。](https://images.ctfassets.net/tfio2c4e6qit/2lBrkn5gxFdsP02BPsXInH/e3b453ee21910f246923d0235b7b7dd2/tatami_3.png?w=1360&q=75&fm=webp)
(4)書類に必要な情報を入力
各書類に必要な情報(保険の取得区分など)を入力します。
従業員の氏名や生年月日、扶養家族情報など、SmartHRの従業員情報に登録されているデータは書類に自動的に反映されます。
![従業員の氏名や生年月日、扶養家族情報など、SmartHRの従業員情報に登録されているデータは書類に自動的に反映されます。](https://images.ctfassets.net/tfio2c4e6qit/47G53DYsTI2eSSwNk4YPaI/0af21d1ddc05acaf97ecc09c60bca428/tatami_4.png?w=1360&q=75&fm=webp)
作成した書類のプレビューも確認可能です。
![作成した書類のプレビューも確認可能です。](https://images.ctfassets.net/tfio2c4e6qit/5uamQELx6Epe0FeN6gZfAt/f1fc8c4248b0faf591345e5b6ba92061/tatami_5.png?w=1360&q=75&fm=webp)
電子申請
(5)電子申請データを作成する
書類情報編集の完了後、手続きを提出するための電子申請データを作成します。
![書類情報編集の完了後、手続きを提出するための電子申請データを作成します。](https://images.ctfassets.net/tfio2c4e6qit/BnTw04gW2Qr6YwYXk9H7q/8f39ec41fb111d5a4214be827b1663a1/tatami_6.png?w=1360&q=75&fm=webp)
(6)電子申請を送信する
作成した書類の電子申請を送信します。複数の電子申請を一度にまとめて送信も可能です。
![(6)電子申請を送信する 作成した書類の電子申請を送信します。 複数の電子申請を一度にまとめて送信も可能です。](https://images.ctfassets.net/tfio2c4e6qit/2xtHyI5GUwYpNOL4as7Wng/d4d581bf125e84c6eaac40f5d745c442/tatami_7.png?w=1360&q=75&fm=webp)
健康保険組合に電子申請する場合
健康保険組合に電子申請する場合は、「届出書類」の設定画面で提出先の健康保険組合を登録します。
その後の書類作成・電子申請方法は、先述の手続き方法と同じです。
- クリックの順番
- 届出書類 > 設定 > 電子申請設定 > 提出先(健康保険組合)
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「書類作成・電子申請」新機能で業務効率化を!
今回は、社会保険をはじめとした各種書類作成・電子申請に関する新機能をご紹介しました。SmartHRの電子申請を利用することで、手続き工数とミスの大幅削減が期待できます。手続きの電子化による業務効率化を実現しましょう。
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