【健康保険組合への電子申請にも対応】新機能・社会保険の一括「書類作成・電子申請」方法を解説

こんにちは。SmartHRプロダクトマーケティングマネージャーの辻です。

従業員が安心して働ける職場環境づくりにおいて、適正な社会保険手続きは欠かせません。しかし、毎月の手続き人数が多い場合は書類作成・申請業務に工数がかかり、人事労務担当者の大きな負担になっているのではないでしょうか。

SmartHRは、2023年10月より「社会保険の書類作成・申請」をさらに効率化する新機能として、「届出書類」機能を公開しました。

今回は新機能の特徴と、具体的な操作方法を解説します。

各種保険の電子申請方法は？

社会保険の電子申請は、「e-Gov」または「マイナポータル」を利用します。

「e-Gov」では社会保険、雇用保険、労働保険など幅広く電子申請できますが、健康保険組合への電子申請には対応していません。一方、「マイナポータル」では健康保険組合への電子申請が可能です。

従来のSmartHR基本機能では「e-Gov」のみ対応していましたが、新機能の「届出書類」では「マイナポータル」にも対応しています。

今回の新機能でできること

SmartHRでは、電子申請義務化対象の書類を含め、さまざまな書類の電子申請に対応しております。

今回、新機能「届出書類」の公開により、電子申請できる書類が増え、利便性もさらに高まりました。

※「届出書類」は無料オプション機能として、SmartHR Plusからインストールできます。

複数の書類作成・電子申請の一括送信

従来のSmartHR基本機能では、従業員一人ずつ手続き書類を作成する必要がありました。

新機能である「届出書類」では、「複数の書類の一括作成・電子申請の一括送信」が可能です。
とくに毎月の入退社などが多く手続きの頻度が高い企業では、業務工数を大幅に削減できます。

マイナポータルでの電子申請が可能に

健康保険組合への電子申請は、マイナポータル経由でのみ可能です。従来のSmartHR基本機能はe-Govのみ対応しており、健康保険の電子申請はできませんでした。

新機能である「届出書類」はマイナポータルに対応しているため、健康保険組合への手続きも電子申請できるようになりました（※）。

（※）加入先の健康保険組合がマイナポータルに対応している必要があります。

SmartHRの「電子申請」手続き方法

「届出書類」を使った書類作成から電子申請までの流れについて、「複数名での入社手続き」を例にしてご紹介します。

書類作成

（1）作成する書類の種類を選択

作成したい書類の種類を選びます。
ここでは、「入社・資格取得の手続き」を選択します。

（2）作成する書類を選択

作成したい書類にチェックを入れます。

（3）手続き対象の従業員を選択

作成対象の従業員にチェックを入れます。
複数名の従業員にチェックを入れると、まとめて書類が作成されます。

入社日での絞り込みや、CSVファイルでの対象従業員の一括指定にも対応しています。

（4）書類に必要な情報を入力

各書類に必要な情報（保険の取得区分など）を入力します。
従業員の氏名や生年月日、扶養家族情報など、SmartHRの従業員情報に登録されているデータは書類に自動的に反映されます。

作成した書類のプレビューも確認可能です。

電子申請

（5）電子申請データを作成する

書類情報編集の完了後、手続きを提出するための電子申請データを作成します。

（6）電子申請を送信する

作成した書類の電子申請を送信します。複数の電子申請を一度にまとめて送信も可能です。

健康保険組合に電子申請する場合

健康保険組合に電子申請する場合は、「届出書類」の設定画面で提出先の健康保険組合を登録します。
その後の書類作成・電子申請方法は、先述の手続き方法と同じです。

• クリックの順番
  • 届出書類 > 設定 > 電子申請設定 > 提出先（健康保険組合）

「書類作成・電子申請」新機能で業務効率化を！

今回は、社会保険をはじめとした各種書類作成・電子申請に関する新機能をご紹介しました。SmartHRの電子申請を利用することで、手続き工数とミスの大幅削減が期待できます。手続きの電子化による業務効率化を実現しましょう。

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