年末調整の心理的負担をグッと軽減!申告内容のチェックと問い合わせ対応におけるKUFUとは?| 22/9/27編 PARK mini レポート

2022.10.25 ライター:奥村 葵

こんにちは! SmartHR カスタマーサクセスチームの奥村です。

年末調整の足音が近づいてきた9月下旬、「SmartHRを活用した年末調整」をテーマにSmartHRユーザーミートアップ「PARK mini」をオンラインで開催しました。

参加されたユーザーのみなさん、ありがとうございます!

本稿では、2022年9月27日の「PARK mini 年末調整 〜先人に学ぶ!年末調整のKUFUと心構え〜」の中から、パネルディスカッションパートのユーザー登壇レポートをお届けします!

そもそもPARK mini とは?

SmartHRではユーザー同士で交流し、共に人事・労務やSmartHRの活用方法について学びあうコミュニティ「PARK」を運営しています。

今回のパネラーとモデレーターは以下の3名です。

■パネラー(登壇ユーザー)

医療法人社団 東山会 労務担当:信夫 秋 さん

株式会社静岡新聞社/静岡放送株式会社 労務担当:小澤 裕子 さん

■モデレーター

株式会社SmartHR:後藤 栞さん

おふたりのリアルな経験談に基づいた、SmartHRで年末調整を進める上での「KUFU(工夫)と心構え」、ぜひ参考にしてください!

 

※「KUFU」とは株式会社SmartHRの創業時の社名である「株式会社KUFU」に由来しています。

※PARK miniへの参加は、SmartHRからのメルマガをチェックしてください。

当日の集合写真
当日の集合写真

 

PARK miniでの登壇動画はこちら!

登壇者のご紹介

信夫さん(医療法人社団東山会)

医療法人社団東山会の信夫と申します。

当院は東京都調布市にある病院で、クリニック2拠点、訪問看護ステーションをもつ医療機関です。従業員数は全体で650名で、昨年は非常勤医師を除いた約450名が年末調整の対象となりました。今年は少し増えて480名程が対象になると想定しています。

部署は人事総務課で、人事労務全般や総務対応、各拠点の取りまとめの事務対応、職員のメンタルヘルスやコロナ対応等、幅広く業務を担当しています。

私個人の役割としては給与計算や社会保険の対応、年末調整、その他SmartHRの運用拡大や勤怠システムの導入等、人事の中でもシステム周りに深く携わっております。SmartHRは2020年に導入し、年末調整は今年で3年目になります。

本日はどうぞよろしくお願いいたします!

医療法人社団東山会のSmartHR導入事例はこちら:リスクは抱えず、システムに頼る。総務から始まった働き方改革

小澤さん(株式会社静岡新聞社/静岡放送株式会社

株式会社静岡新聞社/静岡放送株式会社の小澤と申します。本社は静岡県静岡市にあり、県内外に3支社、2総局、25支局の拠点を持っております。

従業員数は両社あわせて約600人程度で、昨年の年末調整対象者は784名でした。

現在所属している人事部では主に採用・労務・賃金に関わる業務をおこなっており、すべて内製で対応しています。私自身はSmartHR導入や給与計算などの業務を経て、現在は採用や社内企画をメインに担当しています。SmartHRでの年末調整は昨年が初めてで、今年が2回目です。本日はよろしくお願いいたします!

株式会社静岡新聞社/静岡放送のSmartHR導入事例はこちら:人事業務のDX化で「従業員のやりたい仕事」を実現できる会社に

SmartHRユーザーによる事例共有

1.SmartHRの年末調整でここが変わった!

ーー はじめに、SmartHRを導入したきっかけと、導入後のインパクトをそれぞれ教えてください。

年末調整、SmartHRでここが変わった!

信夫さん(医療法人社団東山会)

弊社では、導入前は年末調整や給与明細などすべてを紙で対応していました。

限られた時間の中で、紙の書類でやり取りし続けるのはとても手間がかかります。とくに年末調整は印刷、配布、回収をすべて「人」が正確におこなうことに限界を感じており、早急にデジタル化したいと思っていました。

SmartHRを導入して一番大きかったインパクトは、年末調整に対する抵抗感がなくなったという点です。看護師さんたちも電子カルテ以外、システムを使う場面が少なく、決してITリテラシーが高いわけではなかったため、年末調整で質問が殺到しないか正直ドキドキしていました。

初年度の年末調整を実施する前に、前年度の提出書類が1番多い方に先行してSmartHRで申告してもらったところ「紙より断然楽!!来年以降もWebで!!!」とお話しいただけたので、良いスタートがきれました。

私自身も紙で対応していた時は、年末調整と聞くと大変なイメージで、正直抵抗感が大きかったです。SmartHRを導入してからは、システムを通して異常値やエラーを検知して正しいデータが回収できるので、確認作業も圧倒的に楽になりました。

もう1点のインパクトは、業務の繁忙期が分散された点です。昨年はスライドのようなスケジュールで年末調整を実施しました。

年末調整のスケジュール
年末調整のスケジュール(信夫さん)

9月末から年末調整の準備を始め、11/1-15の2週間を申告期間とし、12月上旬に給与システムへデータ反映、12/25の給与支給日に源泉徴収票の公開、1月以降に法定調書の提出等をしています。

紙での年末調整の時も申告期間は同じでしたが、申告完了後に各部署から書類が届くタイミングではまだ給与の明細を封入している段階で、11月後半にようやく封筒を開封し、書類がきちんと届いているかの確認⇒不備内容確認⇒システムへの反映…..という流れでした。

原本確認の1次チェックや全員分の計算結果のCSVデータ、差分リストを出力する作業が申告最終日の翌日には完了し、従来の1次チェックを開始するタイミングですでにチェックが完了しているようになりました。

全体スケジュールの前倒しと業務の繁忙期が分散され、時間も心理的な負担もだいぶ軽減されましたね

小澤さん株式会社静岡新聞社/静岡放送株式会社

私が初めて年末調整を担当したのは2020年で、ちょうど大きな法改正があったタイミングでした。その年の年末調整シーズンは人事の電話が鳴りっぱなしで、担当者は問い合わせ対応に追われていました。人事担当者は、記入漏れなどで従業員が損をしないように丁寧に対応していましたが、「説明がわかりにくい」「見にくい」と言われるような状況で、こちらの思いが中々伝わらないもどかしい状況でした。

そういった体験を経て、従業員と人事担当者がどちらもプラスになるように変えたいと思い、SmartHRの導入を検討しました。

SmartHRを導入して良かったこと(小澤さん)
SmartHRを導入して良かったこと(小澤さん)

導入後、良かった点はたくさんあるのですが、一番インパクトが大きかったのは、事前準備作業や印刷作業がなくなり、休日出勤・残業がほぼゼロになったことです!

人事部メンバーや各部署のとりまとめ役の方も「楽になった」「年末調整が楽しみになった」と言ってくれて、とにかく憂鬱だった年末調整の心理的負担が軽減されたのも大きかったですね。

また、導入をきっかけに、年末調整期間の時間の使い方も変わったと感じます。

弊社も11月の始めに依頼開始し、2週間の回収期間を設けたのですが、依頼開始当日に40名から提出がありました。これまで紙での配付は依頼開始後の2週間、まったく手がつけられなかったのが、スタート初日からチェックを開始できたのは大きな変化でした。進捗状況を画面で追えるのも便利ですね。

結果、待ちの姿勢から攻めの姿勢へ、人事部内の業務も意識も時間の使い方も変わったと思います。

2.チェック対応でKUFUした点

ーー それでは、信夫さんに年末調整の体制とチェック対応における工夫をお伺いしたいと思います。

信夫さんチェック対応

信夫さん(医療法人社団東山会)

弊社では、保険料控除証明書等の原本チェック以外は、ほぼ私1人で対応しています

1人の作業だからと言ってミスは許されないので、自分なりに工夫したり、視点を変えてダブルチェックをしたりと、漏れがないような体制にしています。

今回は4つの工夫しているポイントをお話しします。

1つ目は、準備段階で年末調整開始前に給与システムとSmartHRのマスタを全件突合することです。申告後は差分リストも活用しているのですが、年末調整の差分は申告前と申告後の差分のみに集中したいので、SmartHRと給与システムで保有しているすべての人事情報にまつわるマスタを突合しています。

普段も必要情報は両システムに入れるようにしていますが、給与に使わない情報や、1年経つと更新漏れ等もあるので、事前に準備できる内容は差異を抽出、修正した状態で年末調整を開始しています。

保険料控除証明書の提出者管理票(信夫さん)
保険料控除証明書の提出者管理票(信夫さん)

2つ目は、申告後の確認でSmartHRの計算結果と給与システムでの計算結果を突合することです。突合可能な計算結果とすべてぶつけることで、給与システムへの必要なフラグの登録漏れを防げて、1人であっても確信を持ちながら作業を進められます。

3つ目は、昨年の年調の申告内容との突合についてです。

たとえば昨年配偶者控除のあった方や、ひとり親控除、障害者控除を受けていた方が今年も同様の申告がされているかをデータをぶつけて確認しています。何かしらの理由があって差分があるのか、それとも回答に誤りがあって、差分のある結果になっているのかも本人の回答結果を見ながら、拾える範囲で拾っています。

この作業は以前よりも工数が削減されたので、より細かくデータチェックできるようになりました

そして4つ目は、問い合わせ内容を毎年すべてリスト化している点です。

問い合わせや、回答した内容を可視化することでイレギュラー対応方法を振り返り、事後確認も漏れなくできるようにし、少しでも不安を取り除けるように工夫しています。

 

ーー1人でのチェック作業、かなり大変だと思いますが、データの突合・リストが肝なのですね…!控除証明書はどのようにチェックしているのでしょうか?

保険料の控除証明書のみ、2人でチェックをしています。保険料の控除証明書については、画像添付で申告いただく場合もSmartHRの画面上ではなく、原本提出者リストのCSVを活用し、Excelで管理票を作成しています

SmartHRの画面上でも申告内容の確認はできるのですが、画面に集中しすぎると眼精疲労になるので (笑)、提出される原本と管理表を照らし合わせる方法を今年も検討していますね。

管理表はスライドのような表で、原本一覧のCSVの内容に部署情報等を加え、1次、2次チェック時の不備内容や連絡事項をすべて残しています。原本については申告完了後に原本回収ボックスに個人ごとに提出してもらう運用にしているため、申告の翌日から原本をチェックできます。

 

ーー加えてマニュアルも作成されたとのことですが、どういった点を工夫されましたか?

はい、弊社ではマニュアルも別途作成しました。こちらは職員向けマニュアルの一部ですが、年収と所得についての質問が毎年多く、さらに2020年の法改正とSmartHRの年調1年目が重なり、抵抗感や人事への質問を軽減させるために作成した資料です。

職員向け・年収の計算方法マニュアル(信夫さん)
職員向け・年収の計算方法マニュアル(信夫さん)

SmartHRの10月の給与明細の項目に、あえて「1月~10月の給与と賞与の年収」という項目で表示し、自身の年収について事前に計算できるように案内しました。職員の方の混乱や、抵抗感が少しでも減らせるよう複雑な法改正の説明は一切ないマニュアルにしてみました。

3.問い合わせ対応でKUFUした点

ーー次に、小澤さんにも年末調整の体制と、問い合わせ対応の工夫について伺いたいと思います。

小澤さん問い合わせ対応

小澤さん株式会社静岡新聞社/静岡放送株式会社

弊社は、人事部4人体制で年末調整に臨みました。

静岡新聞社と静岡放送は別会社のため、SmartHRの企業アカウント自体を分けている関係で、それぞれの会社で役割を分担しました。会社ごとに、一次チェックはSmartHRの画面上で実施。その後、原本と照らし合わせてダブルチェックする流れで統一しています。

昨年は問い合わせ軽減のため、マニュアルによる事前周知も工夫しましたね。

SmartHRで用意してくれる情報・マニュアルが豊富にあるので、今まで一から準備していた資料作成など準備の負担を大幅に軽減できました。マニュアルを活用して、オンライン勉強会開催や掲示板を利用した情報展開なども積極的にできたと思います。

 

ーー沢山活用いただきありがとうございます!既存のコンテンツとは別に、マニュアルなどは作成されましたか?

はい、弊社では収入が2000万以上の確定申告される方は別マニュアル・別グループで対応していたため、確定申告者向けのマニュアルを作成しました。

確定申告者向けのマニュアル(小澤さん)
確定申告者向けのマニュアル(小澤さん)

確定申告であっても扶養控除異動申告書など必要なものがあったので、個別対応しましたが、スマホ片手に人事部へ来てくださる方もいて、問題なく申請していただけたと思います。

ーー問い合わせフォームを活用した対応についても、ぜひ詳しくお伺いしたいです。

弊社では、問い合わせ管理の属人化を防ぐため、タスク管理ツール「Asana」を活用したのが工夫したポイントです。

マニュアルの問い合わせ先に、あえて人事部の電話番号ではなく、Asanaの問い合わせフォームのリンクを貼りつけて、Asanaで受け付けた問い合わせをすべて一元管理できるよう対応しました。

実際に従業員から問い合わせの電話を受けても、Asanaのフォームで質問するよう促すなど徹底しましたね。

Asanaでの管理によって、2つ良い効果がありました。

1つ目は、すべての人事メンバーが「どんな質問があり、どんな回答すればいいか」を把握して効率的に対応できるようになったことです

2つ目は、問い合わせが集約されたことで、ナレッジの蓄積や継承につながったことです問い合わせが多いものはヒントメッセージにもすぐに反映できるようになりましたし、昨年度の問い合わせも検索できるので、今後は新しいメンバーも過去の問い合わせ対応を把握できます。

Asanaを活用した問い合わせフォーム(小澤さん)
Asanaを活用した問い合わせフォーム(小澤さん)

4.SmartHRユーザーへのメッセージ

ーー今年の年末調整もいよいよ近づいてきました。最後に、今年の年末調整に向けて、おふたりからのメッセージをお願いします!

参加者へのメッセージ
参加者へのメッセージ

信夫さん(医療法人社団東山会)

SmartHRの導入により、すべて内製でも細かくチェックを行えるようになりましたが、以前よりも格段にゆとりのあるスケジュールで、より精度の高い年末調整ができるようになりました。もう、紙の年末調整には戻れないです!

アウトソーシングしていないからこそ、日常的に従業員と接している人事として気づけることもあると思っており、より職員に寄り添った年末調整を実施できていると思います。職員の方も、2年目は「SmartHRの年調簡単!」という記憶があるようで、抵抗なく実施できただけでなく、「保険料の入力が簡単になった!」と感想をもらえるなど、私自身もモチベーションが上がりました。

今年初めてSmartHRで年末調整をするユーザーの方は、仕様の理解や運用の検討、実際にどうなるのか……など不安が多いのではないでしょうか。私の体感として紙よりWeb、1年目より2年目……と、どんどん楽になります!同じSmartHRユーザーとして、一緒に駆け抜けられればと思います!

小澤さん株式会社静岡新聞社/静岡放送株式会社

振り返ると、年末調整を紙で対応していた時は、蛍光ペン・のり・絆創膏が必需品でした(笑)。SmartHRの導入によってあの憂鬱な年末調整期間がガラリと変わり、とても前向きな時間になると思います。SmartHR担当者の手厚いサポートや充実したコンテンツも用意されているので、安心してください。年末調整を担当する側も、入力する従業員のみなさんも、はやくこの感動体験を味わっていただきたいと思っています。

弊社はSmartHRでの年末調整は2年目になります。昨年からの進化で、さらにどんなインパクトがあるのか楽しみです!会社は違いますが、人事・労務担当として目指すゴールは同じです。一緒に年末調整を走り抜けましょう

5.SmartHRユーザーコミュニティ「PARK」がきっかけに!

ーー実は、おふたりの最初の出会いは、PARKのコミュニティイベントがきっかけと伺っていますが…?

小澤さん株式会社静岡新聞社/静岡放送株式会社

実は昨年参加した、PARKの交流会で信夫さんとのご縁が始まりました。

人事は業務の秘匿性が高いため、正直、孤独を感じてしまいます。私も感じておりました。コミュニティでの活動を通じて、他社との横のつながりができることもSmartHRを導入してよかったと思えるポイントです。

昨年はSmartHRでの年末調整は初めてでしたので、SmartHRユーザーの先輩である信夫さんに親切丁寧にポイントを教えていただきました。年末調整が開始してからは、状況報告をしあって、年調の大変さを分かち合ったり、進捗を相談し合ったりと一緒に走ってきました。SmartHRユーザー同士がコミュニティを通じてつながり、一緒に頑張れる仲間ができることで、モチベーションが上がったと実感しています!

信夫さん(医療法人社団東山会)

私もほとんど1人で設定に悩んだり、チェックをしていたり……という状況だったので、まさか法人の枠を越えて静岡新聞社の人事の方々と一緒に年末調整が進められるとは思ってもいませんでした。

業界こそ違いますが、話していると法人規模や紙がまだ多く残っている点、夜勤がある点や職員への対応方法等の共通点も多く、昨年PARKのイベントに参加して本当に良かったです。 

昨年までは当院の運用や感想をお伝えする場面が多かったのですが、今年は細かい設定や年調以外のことも相談させていただいていて、1人で悩まずに同じ仕事ができています。それだけでなく、コミュニティを通じてSmartHRユーザーに相談できるなど多くの新しい動きが生まれています。これからも、このご縁を大切にしていきたいですね

ーーおふたりの関係性が伝わる、素敵なエピソードですね。本日は貴重なお話と心強いメッセージをありがとうございました!!

後半はZoomのブレイクアウトルームにわかれて交流会!

後半のお時間では、同様の規模・業種・業態の会社同士で集まってもらい、年末調整の運用面を中心とした情報交換の場に。「PC・スマホに慣れていない方への対応」や、「業務委託する場合の運用」などなど年末調整担当ならではのさまざまな話題で盛り上がりました。

参加ユーザーの感想

登壇いただいた2社のお話が勉強になった、という声はもちろん、「元気になった」「気持ちが楽になった」「頑張っていると感じた」など、年末調整に対して前向きになった方が多かったのが印象的でした!以下、コメントの抜粋です。

  • 苦労している点や喜びの源が一緒で共感できるお話が満載で心が元気になりました!
  • 信夫さんのマニュアルはとてもわかりやすかったです。小澤さんの確定申告用のマニュアルは今年参考にして作成します。ぜひ参考にしたい。
  • 登壇された方お二方とも、ヒントメッセージ、提出用台紙など活用されていてとても参考になりました!
  • 大々的な説明会をしなければならないと思っていましたが、マニュアル作成して送信したというお話を聞けたので、それでいけるのか!と気持ちが楽になりました。
  • 導入初年度で不安があるので、登壇・ブレイクアウトと2段階で他の方のお話を聞ける機会があって気分転換になりました!
  • ブレイクアウトルームで心配なことやうまくいかなったことなど聞くことができた!みんな頑張っているんだと心底感じました!

また、「ブレイクアウトルームでまさか医療業界だけで話せるとは思っていなかったです!!」といったお言葉があるなど、今年の運用にさっそく活かせそうな実践的なアドバイスを受け取った方もいらっしゃるようでした。

私たちSmartHRメンバーも、さまざまなSmartHRユーザーからリアルなお話を聞けて、有意義な時間となりました。

あとがき

年末調整の運用に正解がないからこそ、「自社にベストな運用は何か?」を一生懸命模索し改善しようとする姿勢を目にし、あらためて人事・労務担当者への労わりの気持ちで一杯になりました……!

年末調整シーズンがいよいよ目の前に迫ってまいりましたが、今回のPARK miniが少しでもみなさんの不安を取り除き、背中を押すお手伝いができていれば、嬉しいかぎりです。

2022年の年末調整も、一緒に頑張ってまいりましょう!

最後にあらためて、今回ご参加いただいた登壇者のお二人、そして参加ユーザーのみなさん、本当にありがとうございました!これからもSmartHRとユーザーコミュニティ「PARK」をよろしくお願いいたします。

株式会社SmartHR カスタマーサクセスマネージャー。大学卒業後、システムインテグレーター企業へ入社。2021年1月にSmartHRに入社し、全国の契約企業のSmartHR導入支援を担当。
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