スムーズな導入を支援!SmartHRの「年末調整サポートコンテンツ」を解説

2022.06.20 ライター:石田久美子

こんにちは、SmartHR カスタマーサクセスグループの石田です。

SmartHRが提供しているさまざまな機能のなかで、毎年多くのお客さまにご利用いただいている「年末調整」。例年、本機能に注目いただき、「年末調整から利用を始めたい」とご契約いただくお客さまも少なくありません。一方、はじめてSmartHRで年末調整を実施することへのご不安もあるかと思います。

SmartHRではお客さまが安心して年末調整機能をご活用いただけるよう、「従業員さま向けマニュアル」や、「ウェビナー」などのサポートコンテンツに力をいれております。本記事では、「年末調整」におけるSmartHRのサポートコンテンツについてご紹介します。

SmartHRで年末調整を進めるおおまかなスケジュール

まず、SmartHRで年末調整を進める流れを簡単にご紹介します。

※ここでは、10月下旬から年末調整を開始するケースを例にあげてご説明します。

  • 8月頃:従業員情報の登録、SmartHRにログインできるよう従業員を招待する
    • 年末調整からSmartHRをご利用される場合、従業員の招待が必要となります。
  • 9月中旬頃:年末調整ウェビナーに参加する
    • 9月は担当の皆さまが年末調整の準備事項を確認いただく期間となります。
  • 10月中旬頃:年末調整の事前準備・社内告知をはじめる
    • 年末調整の設定を進めます。また、SmartHRで年末調整を実施する手順などを社内へ周知します。
  • 10月下旬頃:年末調整アンケート(従業員の申告)の提出依頼をはじめる
    • 従業員の皆さんに、年末調整アンケートの回答依頼を始めます。
  • 11月初旬〜中旬頃:年末調整の提出状況を確認する
    • 未回答の方へ回答依頼を再度送信します。
  • 11月中旬〜下旬頃:申告書をチェック・回答を締め切る
    • 給与計算の締日などにあわせて、提出内容のチェックを行います。
  • 12月〜1月頃:給与システムへのデータ取り込み・還付金の支払いを実施する
    • SmartHRで回収したデータを給与システムに取り込み、年末調整の計算処理を行います。

このようなスケジュールで、多くのお客さまが年末調整のご準備・ご対応を進めています。より具体的なスケジュールは以下の参考記事からもご覧いただけます。

(参考)SmartHR社の労務担当が解説!「ペーパーレス年末調整」の使い方

年末調整のスケジュールイメージ

(SmartHRからお客さまにご案内している資料にも、このようなスケジュール図が記載されています)

SmartHRが提供しているサポートコンテンツについて

それでは、皆さんの年末調整業務をサポートするコンテンツをご紹介します。

年末調整業務をサポートするコンテンツ

1)社内説明会資料

はじめて年末調整をする場合、社内にて説明会を実施することが多いと思います。その準備に必要な資料には、ぜひSmartHRがご用意した「社内説明会資料」を雛形にしてご利用ください。

昨年はじめて年末調整を実施したお客さまからは「この資料を使ったので、準備がスムーズに終わりました!」というお声もいただいております。

年調説明会資料の一部

(社内向け年末調整説明会資料の一部。自社用に少しカスタマイズするだけでいいように、PowerPointでご用意しています)

2)従業員さま向けマニュアル(英語版もご用意)

「従業員マニュアル」もあります。あわせてご活用することで、資料作成にかかる負荷を削減できます。また、英語版の従業員マニュアルもありますので、外国人の従業員さまが多い場合にぜひご活用ください。

英語版説明会資料

(英語版 従業員マニュアル。赤のコメントでご担当者さまが変更すべき点を記載しています)

3)社内用お知らせポスター

メールや社内チャットでの告知のほか、社内ポスターのご活用は年末調整アンケートの回答促進に効果的です。休憩室の掲示板などに貼ったり、配布物と一緒にお渡ししたりすることで、従業員の皆さまに回答のご協力をお願いできます。

年末調整回収用案内

(はじめての場合は、このように印刷して郵送する際にご活用いただくこともございます)

(参考)テレワークで入社手続きと年末調整を実行。変化に強い人事労務へ株式会社へ(株式会社KADOKAWA Connected)より

4)社内用お知らせアイキャッチ画像

社内チャットなどで年末調整アンケートの回答依頼の告知をする場合、こちらのアイキャッチ画像をご利用ください。従業員の皆さんに注目してもらいやすくなります。遊び心のあるテイストのアイキャッチから、きちんとした印象のものまでご用意していますので、会社のカルチャーにあわせて活用できます。

年末調整アイキャッチ_1

年末調整アイキャッチ_2

5)年末調整ウェビナー(※有料プランご契約者さま限定)

有料プランをご契約している場合、年末調整ウェビナーにご参加できます。ウェビナーでは年末調整の事前準備についてご説明しますので、「ウェビナー参加後は、年末調整の準備をスムーズにできた!」との声を多くいただきました。

また、ウェビナー内では、疑問解消のための質疑応答タイムを設けております。昨年ご参加いただいたお客さまからは「ウェビナーでは自分以外の方の質問を聞けるので、とても理解が深まりました」との感想もあがりました。また、ウェビナーはアーカイブ配信もありますので、皆さまの都合にあわせて年末調整の準備を進められます。

6)機能活用のヒントにつながる資料も(※有料プランご契約者さま限定)

SmartHRの年末調整アンケート内では、従業員の皆さんが回答しやすいよう、設問に「ヒントメッセージ」を設定できます。どのようなことに気をつけて設定すべきか迷ったときには、「ヒントメッセージの活用事例集」があります。こちらを参考に、わかりやすいヒントメッセージを設定できます。

7)年調まるわかりページ(ウェブサイト)開設の予定も

上記でご案内したコンテンツすべてが集約された「年調まるわかりページ(仮)」もご用意する予定です。昨年公開した際は、多くのお客さまから「欲しいコンテンツが見つけやすい!」と大変好評でした。年末調整の準備をされる方は、こちらのページをブックマークしておくだけで、迷わずに必要な情報を確認できます。2022年も公開予定ですので、どうぞお楽しみに!

ヘルプセンター

年末調整の設定でわからないことがあったら、ヘルプセンターでのキーワード検索がおすすめです。ヘルプセンターは操作説明文のほか、実際の画面も掲載していますので、視覚的にわかりやすく、解決につながるコンテンツになっています。

基本的な設定方法や、お問い合わせ頻度の多いご質問については、ほとんどの場合ヘルプセンターで解決できますので、ぜひご覧ください。

ヘルプセンター画像

(参考)SmartHR ヘルプセンター

SmartHR スクール

設定の大まかな手順を確認したい場合は、SmartHRスクールがおすすめです。SmartHRスクールはeラーニング形式の学習コンテンツで、体系的に設定手順を確認できます。

基本的な流れを把握されたい場合はSmartHRスクールを、ところどころで疑問点が出てきた場合はヘルプセンターでご確認いただくと進めやすいかと思います。ぜひあわせてご活用ください。

SmartHRスクール_トップページ

(SmartHR スクールトップページ画面。SmartHRマスター認定試験についてもご紹介しています)

(参考)SmartHR スクール

操作方法に困ったら?

はじめてSmartHRで年末調整を実施する場合、わからないことも多いと思います。そのようなときも、以下のサポートがございますので、ぜひご活用ください。

ヘルプセンターを確認してみましょう

確認したいことがありましたら、まずはヘルプセンターをご活用ください。

ヘルプページの検索窓に「年末調整 申告書類」などのように、キーワードを入力して検索すると、関連のあるページが一覧で表示されます。もしくは、ヘルプページトップ画面にある「機能で調べる」のメニューから、「年末調整」→「もっと見る」を選択ください。年末調整に関連するページが、テーマ別で一覧で出てきますので、こちらからも調べられます。

機能から調べる際の画像

(「機能で調べる」から探していただくのもおすすめです)

チャットサポートを活用しましょう(※有料プランご契約者さま限定)

ヘルプセンターを見ても操作方法やエラーの原因がわからないときは、チャットサポートをご活用ください。有料プランをご契約中で管理者権限がある方は、有人サポートのご利用が可能です。

チャットサポートでは画像やCSVファイル、リンクなどを送信できますので、簡単にご質問できます。

また、チャットでは過去の会話履歴も残ります。ご登録のメールアドレスにチャットサポートからの返信通知が届きますので、日中ほかの業務をされていてもご相談しやすいと思います。

(参考)丁寧、早い、カジュアル。SmartHRの「チャットサポート」 特徴や活用方法を解説!

過去の年末調整では、こんな取り組みも!

SmartHR独自のグッズをご活用いただいた取り組みもご紹介します。過去の年末調整では、「年末調整書類回収BOX(以下、年調BOX)」や「年末調整書類があつまる封筒」を多くのお客さまにご利用いただきました。

まず、年調BOXとは、年末調整書類を回収する組み立て式の専用BOXです。年調BOXを社内に設置したことで、「年末調整書類がほかの書類と混ざってしまう事態を防げました!」「従業員も迷わずに原本を提出できました!」といったお声もいただきました。皆さまが離席されている瞬間があっても、書類の回収は年調BOXが活躍してくれること間違いなしです。(※年調BOXはお客さまへの配布のみとなります。)

つぎに、「年末調整書類があつまる封筒(以下、封筒)」は、従業員の皆さまが年末調整書類を提出するための専用封筒です。鮮やかで目立つ色合いを使用しておりますので、ほかの書類に紛れにくい封筒をご用意しました。また、封筒の裏面には書類の入れ間違いを防ぐチェックリストの記載があるなど、随所に工夫を施しております。

SmartHR Storeにて販売した昨年は、当初予定した販売数を上回るほど好評で、「リモートワークが多いので購入しましたが、郵便物の山からも封筒が目立つので回収しやすかったです!」といったお声もいただくことができました。※2022年の封筒については、さらなる改良版を販売予定です。お楽しみに!

年末調整封筒

(年末調整書類があつまる封筒)

(参考)SmartHR Store

SmartHRで年末調整を実施したお客さまの声

年末調整業務を約400時間削減、従業員からの問い合わせも8割減少

SmartHRスクールやチャットサポートを活用し、従業員や給与明細のデータを取り込むところはあまり苦労しませんでした。これまで他部署へ協力してこなしていた年末調整業務の時間が、約400時間削減されました。

感覚ではありますが、従業員からの問い合わせは8割ほど減ったと思います。これまでは従業員からの電話対応のために仕事がまわらなくなっていたのですが、今回はそんなことは起こらず、落ち着いていました。

(参考) 年末調整業務を約400時間削減。一歩進んだ人事総務部を目指す (株式会社ハードオフコーポレーション)より

テレワーク環境で入社手続きと年末調整を問題なく実施

SmartHRで用意してもらっている告知ポスターを活用し、「年末調整キット」を作って社員の自宅宛てに郵送しました。今年は約120名対象者がいましたが、問題なく回収できています。

(参考)テレワークで入社手続きと年末調整を実行。変化に強い人事労務へ株式会社へ(株式会社KADOKAWA Connected)より

多言語化対応の精度の高さが導入の決め手

年末調整の書類には「世帯主」の言葉が多く出てきますが、この言葉に引っかかる外国人従業員がこれまで多かったんです。英語圏の従業員には、そもそも世帯主の考え方がありません。SmartHRは場合によっては直訳ではなく、しっかりと意味が伝わる表現に置き換えられていることに安心感を抱いています。

(参考) 多言語化対応で外国人従業員の年末調整負荷を軽減。フェアネスな環境へ (株式会社東京インターナショナルスクールグループ) より

まとめ

SmartHRで年末調整をご実施される際にご利用いただける、さまざまなサポートコンテンツをご紹介しました。皆さまのご対応は、SmartHRの設定作業のみならず、社内へのコミュニケーション、申告内容の確認・修正など多岐にわたるかと思います。

そのようななかでも「SmartHRで年末調整をしてよかった!」と思っていただけるよう、毎年サポートコンテンツをブラッシュアップしています。

SmartHRにご期待いただく皆さまに、ぜひご活用いただけますと嬉しいです!

【編集部より】3分でわかる!ペーパーレス年末調整

【こんなことがわかります】

書類配布、従業員からの質問対応、締め切り内での回収…と、年末調整シーズンの業務は特に膨大で、つい残業が多くなってしまいませんか? 「次回の年末調整はもっと楽に効率よく行いたい!」というご担当者さまには、ペーパーレス年末調整をおすすめします。 3分で概要がわかる資料をご用意いたしましたので、ぜひご覧ください。

  • ペーパーレス年末調整とは?
  • ペーパーレス年末調整の3ステップ
  • お客様の声

株式会社SmartHR カスタマーサクセス所属。新卒で、生命保険会社に入社。その後、SaaS系採用サービスの事業にて、カスタマーサポートとカスタマーサクセスに従事。2020年12月にSmartHRに入社し、主に首都圏エリアの契約法人のカスタマーサクセスを担当。
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