健康診断管理をラクラクに!健康管理システム「Carely」とOAuth連携開始

2022.05.10 ライター:井関英明

こんにちは、SmartHRアライアンス担当の井関です。

SmartHRを既にご利用いただいているお客さまが、健康診断業務の予約・管理・手配の効率化を実現できる「Carely」(株式会社iCARE)をご紹介します。

株式会社iCARE「Carely」は最大25,000名規模のお客様が利用している健康管理システムで、中でも健康診断業務の予約手配・事後措置の効率化を高く評価されているサービスです。
継続利用率99.4%を誇り、日本の人事部が主催する「HRアワード2021」にて、最優秀賞を受賞しています。
Carelyの管理画面。使いやすさにこだわったUIは直感的に使うことができます

健康診断業務の課題

健康診断はどの企業においても、雇入時健康診断、定期健康診断の実施義務があります。また、特定業務従事者は年2回の健康診断が必要になり、50名以上で、労働基準監督署への報告義務が発生します。

人事・労務・健康管理室などの部門では、健康診断の予約、健康診断の事後措置の負荷がとても高く、健康診断シーズンには、本来やるべき業務を止めなければならないほどの負荷が発生しています。

さらに近年注目を集めている健康経営の認定取得において、業務改善が欠かせない1つの要素となっています。

(1)健康診断の予約業務

対象の従業員全員が健康診断を受けるために、毎年、さまざまな業務が発生します。

業務例)

・健診クリニックへの予約枠の確保

・従業員への受診希望調査

・健診クリニックへの予約(電話・FAX)

・従業員への受診勧奨(リマインドメールの送信)

・従業員ごとの予約状況の管理

予約の完了には時間がかかります。健診クリニックとの連絡がFAX・電話に固定されていたり、Web予約システムをいつ見ても予約が取れないなど、理由はさまざまです。
また、健診クリニックが複数ある場合、それぞれ予約方法、受診内容が異なるため、従業員にとっても予約管理は大変です。

予約の申し込みから予約確定に時間がかかり、日程再調整の人数が多くなるほど、人事・労務の問い合わせ対応、再予約のための個別対応が増え、健康診断の受診予約だけでも多くの人数の時間を使うことになります。

健康診断管理システムを利用すると・・・

従業員が希望のクリニックに、希望の日時を直接予約することができます。従業員主体での管理となるため、人事・労務の介入を減らすことが可能です。
また、受診勧奨のメールもシステムから自動で送信することができます。従業員の進捗状況もシステムからリアルタイムに簡単に確認することができます。

(2)健康診断後の事後措置

健康診断を受けた後、健康診断データを産業医と連携をして、就業判定を行います。

業務例)

・健診担当者が健康診断の結果を個人票として整理し保管する

・産業医により就業制限や再検査の必要性を判断する

・労働基準監督署への報告書の作成と提出

産業医の就業判定は、労働安全衛生法により健康診断の受診後から3か月と期日が定められています。従業員数が1,000名を超えてくると、紙の健診結果のままでの処理では、なかなか期日に間に合わせることが困難になってきます。
また、産業医面談のための情報整理も必要です。アナログ管理の場合、健康診断・ストレスチェックの結果・産業医面談記録・診断書等などラバラに保管されているものを整理する必要があります。

健康管理システムを利用すると・・・

紙の健康診断結果をデータ化して管理するだけでなく、あらかじめ定めた基準値で自動判定が行われるので、紙で行うよりも5分の1の時間で就業判定が完了します。

また、健康診断の結果から有所見者・面談候補者を自動判定し、ストレスチェックの受検後、高ストレス者と面談希望者を自動収集します。
さらに、勤怠システムと連携することで、長時間労働者に疲労蓄積度チェックリストを実施できます。各種健康情報をシステムに取り込むことで、産業医面談の候補者選定を自動化できます。

また、従業員カルテとして健康情報が1つの画面に集約されているため、面談前の書類準備は不要になり、すぐに面談を開始できます。

(3)従業員の健康保持・促進への取り組み

従業員への健康投資を行うことで、従業員の活力向上や生産性の向上などの組織の活性化をもたらし、結果的に業績向上や株価向上につなげる「健康経営」へ取り組みに注目が集まっています。健康経営優良法人認定制度に取り組んでいる経済産業省の健康経営の推進についての資料では、健康経営優良法人の申請・認定数が年々増加しています。

令和3年度健康経営度調査の結果 - 経済産業省

健康経営優良法人の認定要件において、さまざまな評価項目がありますが、健康管理システムを導入することにより、健診・検診等の活用・推進における、「従業員の健康診断の実施(受診率100%)」「受診勧奨に関する取り組み」「50人未満の事業所におけるストレスチェックの実施」の3つの項目の達成が支援されます。

(参考)健康経営の推進について – 経済産業省(p.33)

健康経営優良法人の取得を検討されている企業において、ご検討してみてはいかがでしょうか。

Carelyにできること

Carelyを導入することで、健康診断業務の課題を解決します。

従業員が医療機関に直接予約することができる。

人事総務があらかじめ設定した医療機関に、従業員が直接予約できます。

受診率100%を実現

ダッシュボードで予約状況や、受診状況をリアルタイムで簡単に確認。受診勧奨や受診報告のチェックをしなくても、自動的に受診完了まで進みます。

従業員からの問い合わせをゼロに

日程再調整やオプション変更など、従業員から多く寄せられる問い合わせをゼロに。システム上で完結するため、人事・労務の手間を掛けることなく予約が完了します。

拠点が多い企業でもスムーズに実施

全国各地の病院・クリニックに対応。拠点が多い企業の健康診断もスムーズに実施します。

健診結果のデータ化までおまかせ

複雑な事後措置も、すべてCarelyで。健康診断業務全般をスムーズに、安全に実施します。

Carelyが選ばれる3つの理由

数ある健康診断管理システムの中からCarelyを選択する代表的な理由は以下の3つです。

誰でも直感的にすぐに使えるUI/UX

ひと目でわかる画面設計。ITリテラシーを問わずに利用できます。システムの利用における混乱を防げるように、無駄なボタンやページ遷移を排除しています。

API連携、CSV連携により他システムと連携が可能

従業員の健康に関わる情報を一元管理して利用できるようにするための連携機能が準備されています。

手厚い活用サポートと導入支援。法改正対応までサポート

専属担当者が伴走し、すぐに使いこなせます。システムが苦手な産業医や保健師の方々にもCarelyの使い方をレクチャーし、関係者間で連携しやすい環境づくりをお手伝いします。

Carely(SmartHR連携版) 連携機能のご紹介

SmartHRの最新の従業員情報をタイムリーに簡単に連携することができます。同期ボタンを押すだけで、入社のタイミングでSmartHRの情報を連携することで、健康診断の対象者の管理をすぐに開始できます。

健康診断においては、入社年月日は健康診断時期の判定、生年月日は年齢による健診メニューの判定に、雇用形態、在籍状況は受診すべき対象者の判定に利用するため、正確な従業員情報が登録されることが重要になります。

SmartHRで入退社情報を管理している場合、連携機能を利用することで、二重登録の手間や入力間違いのリスクをゼロにできます。

また、情報管理の視点では、健康診断業務の情報や面談記録等は大変機微な情報であり、さらには産業医への正確な連携が必要になります。SmartHRとCarelyを組み合わせて使うことで、従業員の機微情報をCarely内に独立して保管できると同時に、産業医との情報連携をスムーズにできるようになります。

連携開始方法(初回のみ)

SmartHRにログインした状態で、Carelyにログインします。Carelyの「システム設定」の「サービス連携タブ」から「SmartHR従業員情報を同期」をクリックし、「SmartHRと連携する」をクリックします。

「SmartHRと連携する」ボタンをクリックして連携をスタート

OAuth認可画面が表示されるため、「許可する」ボタンをクリックします。

これで連携準備完了です。

「許可する」ボタンをクリックするだけでOAuth認可が可能になります。

従業員情報の同期(同期が必要な都度実行)

従業員情報の同期を行う場合、「従業員一覧」にて、右上の︙をクリックし、SmartHRと同期をクリックします。

最初にOAuth認可すれば、以降は従業員情報を1クリックで同期できます

「従業員情報をSmartHRと同期します。よろしいですか?」とポップアップが表示されるので、OKをクリックします。これで同期は完了です。
なお、Carely(SmartHR連携版)においては、カスタム項目を利用して、Carelyの利用に必要な従業員のみ取り込むことが可能です。

Carelyとの連携で以下の情報をSmartHRと連携することができます。

  • 基本情報
    • 氏名、氏名(ヨミガナ)
    • 戸籍上の性別
    • 生年月日
    • メールアドレス
  • 入退社情報
    • 在籍状況
    • 入社年月日、退職年月日
  • 業務情報
    • 社員番号
    • 役職
  • 雇用形態
    • 部署情報
  • カスタム項目(連携時に新規作成)
    • Carely連携
    • ストレスチェックの受診対象
    • 集団分析単位
  • 部署1

より詳細な連携内容や製品についてのご説明については、以下よりお問い合わせをお願いいたします。

まとめ

従業員の機密情報である健康診断の実施状況・結果の管理は欠かせません。また、従業員の健康データを一元管理できるCarelyを導入することで、人事・労務などの担当部門の工数削減を実現できるだけでなく、よりセキュアな環境での管理も可能になります。

アナログな支援業務を自動化することで、業務コストの削減を目指している方は、ぜひ一度ご検討ください。

Carelyの資料請求・サービス説明をご希望の方

詳しい連携方法、連携の流れについては、以下のお問い合わせフォームよりご連絡ください。

  1. SmartHRを既にご利用のお客様が対象となります
  2. 「Carely」を提供する株式会社iCAREよりご案内をいたします

お問い合わせはこちら

ご質問、ご相談は下記の「お問い合わせはこちら」よりお送りください。内容確認後、株式会社iCAREの担当より直接ご連絡いたします。

お問い合わせはこちら

Carely(SmartHR連携版)のご利用開始までの流れ

(1)上記の「お問い合わせはこちら」よりお申し込みください。

(2)株式会社iCAREさまから直接お客様へ製品のご紹介をいたします。

(3)SmartHR連携版利用の旨をiCAREさまにお伝え下さい。必要な設定を行うことでご利用いただけます。

その他、ご不明点がございましたら以下のサポート窓口よりお問い合わせください。

SmartAppsサポート窓口:[email protected]

井関英明

株式会社SmartHR アライアンス事業企画室 室長 1977年生まれ。早稲田大学教育学部卒。 広告代理店にて企画職として勤務後、ソフトウェア会社で、Eラーニングなど複数のクラウドサービスの事業企画を担当し、営業責任者、CHO、取締役を経験。フリーランスを経て、2020年株式会社SmartHR入社。アプリケーションパートナーとのアライアンスを担当。
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