「雇用保険被保険者証」をオンラインで簡単に!SmartHR労務の活用方法

2022.04.04 ライター:穴原彩子

こんにちは、SmartHRで労務を担当している穴原です。SmartHR社においても、日々SmartHRを活用して業務を進めています。

この記事では、SmartHR社が雇用保険の加入手続きから雇用保険被保険者証等を配付するまでをどのようにSmartHRを活用して進めているのか、その方法をご紹介したいと思います。

皆さまの業務効率化の参考になりますと幸いです。

SmartHRを活用した雇用保険資格取得手続きの流れ

従来、書面での手続きを実施する場合、手渡しや郵送の手間が発生していました。

入社者が複数名いる場合や、事業所や店舗が全国にある場合、従業員に届けるまでの手間や業務フローが煩雑になり、苦労されている方も多いのではないでしょうか?

SmartHRを活用し、複数の機能を掛け合わせることで、ペーパーレスで対応できます。

実際の流れをご紹介していきます。

1. SmartHRに招待し、従業員情報を収集する

SmartHRでは、SmartHRに従業員を招待し、従業員情報を本人に入力してもらうと、そのまま人事DBに反映され、紙から転記することなく登録が完了します。

2. SmartHRに蓄積されている従業員情報を活用し、手続き書類を完成させる

SmartHR内には雇用保険資格取得手続きに必要な情報が集約されているため、SmartHR上で必要な情報が自動で反映されます。

雇用保険被保険者資格取得届の手続きを進めるSmartHRのプレビュー画面

(雇用保険被保険者資格取得届の手続きを進めるSmartHRのプレビュー画面)

3. 手続き機能で電子申請を進める

SmartHRでは電子証明書があれば電子申請できるため、電子申請のボタンを押すことで申請が完了します。ハローワークへ行くことも、郵送作業することも必要ありません。

(参考) 【徹底解説】最短1日! ビックリするほど簡単な「電子証明書」の取得方法

(入社手続きに関する電子申請を進めるSmartHRの画面)

(入社手続きに関する電子申請を進めるSmartHRの画面)

2.で完成させた手続き書類を、上記の画面に沿って電子申請依頼を進めるだけで、申請手続きが完了します。

4. 公文書をダウンロードする

申請が完了すると通知がメールで届き、以下のデータをダウンロードできます。

(電子申請の公文書では事業主用の書類と従業員用の書類が別でダウンロードできます)

(電子申請の公文書では事業主用の書類と従業員用の書類が別でダウンロードできます)

雇用保険被保険者証等の被保険者用のPDFを開くと、以下の図のようになっており、このまま従業員に渡せるようになっています。

雇用保険被保険者証等の被保険者用のPDF

(出典)ハローワーク「雇用保険の具体的な手続き」

5. 文書配付機能で従業員に送付する

雇用保険被保険者証をデータで従業員に送信できるだけでも、これまでの紙のやりとりと比較してかなりラクになりますが、SmartHRの「文書配付機能」を使えば、SmartHR上でそのまま従業員に送付、さらに、複数人に対しても一括で送付できます。

文書配付機能とは、さまざまな書類の作成、従業員への配付ができる機能です。合意が必要な雇用契約・誓約書のような書類の場合は、電子上で署名をもらうことも可能です。詳しくは以下の「オンライン雇用契約・文書配付」のページをご覧ください。

(参考)オンライン雇用契約・文書配付

今回のケースでは、雇用保険被保険者証等のPDFファイルを、合意が要らない書類として従業員に配付します。文書配付機能では、複数人に異なるPDFを送付できますので、入社者が複数名いる場合でも便利です!

当月入社した従業員の雇用保険被保険者証等をまとめて送信できます。一括送付する場合は、社員番号と紐づく規定の命名規則に則ったPDFのファイル名にしておくことで送付が可能です。

(依頼対象従業員の一括追加手続きを進めるSmartHRの画面)

(依頼対象従業員の一括追加手続きを進めるSmartHRの画面)

※公文書等、暗号化されたPDFを送付する際は、自身のPCで一度開封・再保存してから、文書配付機能で送信する必要があります。

SmartHRを利用して手続きするメリット

雇用保険の被保険者証は、事業主を通して被保険者へ渡す必要があります。(雇用保険法施行規則第10条)

ですが、従来の紙を利用した手続き方法では、対応する従業員数が多ければ多いほど担当者の工数が増えてしまいます。

一方、SmartHRを使うことで従業員情報を転記する必要なく確実に届出書類へ連携され、手続きも一括して申請できます。また、雇用保険被保険者証等の従業員への配付も電子上で実施できるため、すべてSmartHR上で完結します!

SmartHRでの流れ

上記のように、SmartHRを活用したステップでは、紙のやりとりをなくし、雇用保険被保険者証をカンタンに従業員に送付できるようになります。

入社者が多数いても同じ手続きを繰り返す必要はありません。また、事業所や店舗が全国にある場合でも、電子上で完結できるので、郵送や別の担当者への伝達をすることなく、ご担当の方だけで手続きを完了できます。

まとめ

このようにして、業務フローをSmartHRの複数の機能を利用することで、今までの手書きや郵送対応の工数を効率化できます。

SmartHRを導入したお客さまには、年間400名規模の入社者に対する手続きを効率化した方、一時的に大量の雇用が必要となる業務を効率化した方の事例もあります。

今回ご紹介したことはほんの一例です。他の書類対応にも応用できますので、ぜひさまざまな業務にご活用いただけますと幸いです!

(参考)年間400名超の入社手続きを効率化。テレワークでも対応可能に

(参考)季節的労働者の入退社手続きを効率化。観光業での働きやすい環境づくり

3分でわかる!オンライン雇用契約・文書配付

【こんなことがわかります】

SmartHRのオンライン雇用契約・文書配付があれば、雇用契約はもちろん、様々な文書の配付・合意・保管までオンラインで完結。 その便利な機能や特徴、活用シーン、活用事例について3分で簡潔に解説します。

  • オンライン雇用契約・文書配付とは?
  • 便利な機能・特徴
  • 活用シーン
  • 活用事例
穴原彩子

株式会社SmartHR 社内労務ユニット。新卒で株式会社スマイルズへ入社し飲食店店長を経験した後、人事労務のキャリアをスタート。SmartHRのユーザーとして数社の労務担当を経験後、自社の労務実務だけでなく自身の経験を通してお客様へも貢献したいと思い株式会社SmartHRに入社。社内外にEmployee First.な仕事ができるよう日々奮闘中。
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