BAKEが実践する「多店舗・多拠点の従業員管理」を徹底解説！【みんなのKUFU #3】

住所変更や氏名変更など行政手続きを伴うものは、SmartHRの標準にある [各種行政手続き] ボタンをすべて非表示にして、あえて同じものを申請フォームで作っています。

申請フォームに一本化することで、管理者ページに表示される申請の一覧も一箇所に集約されるので、見落としや重複のリスクなどが避けられるのもメリットです。

毎月SmartHR上の情報をCSVファイルでダウンロードして、委託先の社労士さんが利用しているシステムに合わせたフォーマットに加工してお渡しするというフローでお願いしています。

当社の拠点は工場・店舗・本社と3つあり、それぞれのメンバーが普段触れているツールも違うのですが、社内掲示板はどの拠点、どのメンバーも見る機会が多いので、これを活用してSmartHRに誘導する仕組みにしました。

SmartHRにログインして、申請フォームのボタンをクリックして……というステップもショートカットしています。

たとえば子どもが生まれた場合、社会保険の加入有無によって扶養追加の申請が必要かどうかが変わりますが、自身がそれを把握して手続きをするのは難しいですよね。正社員なら正社員として、アルバイトならアルバイトとして、入り口は違っても全員が同じゴールにたどり着けるようにしたかったんです。

社内掲示板では「画面のスクロールは1回まで」「ページが遷移してもいいから1画面になるべく収める」、申請フォーム自体も「入力する項目数はなるべく少なく」「選択肢をプルダウンリストにする」など、些細なミスを生じさせないための配慮をしています。

雇用形態による必要な申請の違いをSmartHR上だけで説明するのは現状難しいので、社内掲示板上で誘導していますが、いずれは「人事労務関連で何かあったら、SmartHRを開けば手続きできる」というふうにメンバーの認識も変えていきたいと思っています。

そのために社内掲示板にSmartHRのロゴを使わせてもらったり、メンバーへの意識づけを少しずつ図っているところです。

これまでだったら「画面をクリックして、出てきた申請書に入力、印刷してハンコを押して、上長に渡して……」というステップだったのが申請フォーム上だけで完結するので、それだけでもメンバーにとっていいことですよね。

我々人事にとっては、紙で来ようがWebで来ようが急いでやればいいだけだったりもするのですが、メンバーにとって「今日は上長がいないからハンコがもらえなくて申請できない」なんて負担が減らせたのは本当に良かったなと思います。

これまでは各店舗から人事に連絡しないと緊急連絡先が分からなかったのですが、カスタム社員名簿によって現場で確認してもらえるようになったのですごく助かりました。カスタム社員名簿、すごく良いです。

今後はSmartHRでの（文書配付機能を使った）雇用契約も本格稼働させていくので、時給などの給与情報も現場で確認できる仕組みに整えたいなと思っています。「自分の担当部署の時給はいくらなので、次の採用ではこの時給で提示しよう」といったイメージで、SmartHRにある情報を共有することで現場で判断できるようになれば、スピーディな採用にもつながると期待しています。

現状アルバイトは一律で1年契約としているのですが、これは紙で管理している都合によるもので、店舗側はもっと柔軟な契約をしたいというのが本音です。この管理がSmartHRでできるようになれば、柔軟な契約形態ができるんですよね。

短期の契約を希望しているメンバーにも申し訳ない部分があるし、店舗側も採用に慎重になってしまったりと困っているので、そこを人事側としても変えてあげたい。そのために、SmartHRに完全移行するための準備を進めている段階です。

多様な働き方、多様な雇用形態となっている中で、紙の手続きが残っているだけですべてがアナログになってしまうので、SmartHRがメンバーにとっての人事コアシステムになるように、これからも使い方を考えていきたいなと思っています。