副業解禁したい会社のための「就業規則＆副業規程」整備フロー

こんにちは、特定社会保険労務士の榊 裕葵です。

有名な大企業が副業の解禁に舵を切ったというニュースが流れたり、厚生労働省の「モデル就業規則」から副業禁止の規定を削除されたりと、我が国では副業を容認する流れが続いています。

今回は、自社で副業を解禁するにあたり、具体的にどのように就業規則等を見直していけばよいかなど、実務を踏まえた観点から解説していきたいと思います。

「就業規則本則の変更」自体は実は不要か軽微

「副業解禁」というと、「就業規則を大幅に見直さなければならないのではないか？」と多くの経営者や人事担当者の方が考えるかもしれません。

ところが、ほとんどの会社の就業規則の服務規律を見ると、「会社の許可なく他人に雇い入れられること」を禁止するというような文言が昔から入っており、文言だけ見れば、「会社の許可なく」なので、実は全面禁止ではなく、既に許可制や届出制になっていたというケースが少なくありません。

ですが、実際のところは、その文言が有名無実化していて、「副業をすることを上司に相談できる雰囲気ではない」とか「これまでうちの会社で副業をしている人は誰もいない」とか「就業規則のお題目だけで、本当に副業をすることが想定されていないので、副業を申請する書式やルートが用意されていない」といったように、「社風」が事実上副業を禁止していた、という状況が少なからずの会社の実態であったのではないでしょうか。

ですから、これまで有名無実化していた就業規則の副業に対する「許可制」や「届出制」の条項が、副業解禁の世の中の流れに触発されて「目覚めた」という表現が的を射ているかもしれません。

そうしますと、既に就業規則で「許可制」や「届出制」と記載されている会社の場合は、改めて就業規則を直す必要はありませんし、「副業は全面的に禁止とする」と書かれている会社の場合も「副業は許可制とする」といったように、簡単な文言の差し替えで済みます。

就業規則の本則に関しては以上となりますが、次に説明する副業規程がポイントになります。

別冊の「副業規程」をしっかりと作り込むのが重要

会社が副業を実態として認めるにあたって、実質的に重要となるのは就業規則の別冊として作成されるべき副業規程です。

就業規則によって許可制や届出制とされた副業を、実際にどのように会社へ申請するのかというフローや、どのような場合に不許可となったり届出が受理されないのかという基準などを細かく定めたものが副業規程です。

副業規程において定めなければならない項目は、採用する会社が多いであろう「許可制」を例にとれば、おおむね次のような内容です。​

少なくともこれらの内容を織り込んだ副業規程を作成し、副業を行いたい社員が円滑に会社へ許可申請をできるような環境を整えておく必要があります。

「副業規程の周知」や「労働基準監督署への届出」が必要

副業規程も広い意味では就業規則の一部ですから、規程を作成しただけで終わってしまったり、一部の社員だけが知っているというだけでは法的効果が否定されてしまいます。すなわち、副業規程の適用を受ける全社員への「周知」が必要であるということです。

「周知」は、社員集会などで一言一句読み伝えるようなことまでは必要ありませんが、少なくとも副業規程を策定したという事実および、副業規程はどこに行けば閲覧できるのかということを、社員集会や全社員へのメーリングリストなどで伝える必要があります。

そして、常時雇用する労働者が10名以上の会社の場合は、就業規則本則同様、所轄の労働基準監督署への届出が必要となります。

副業規程策定後の「運用」も重要

副業規程を策定したら、実際に規程に沿った実務運用を行っていくことが大切です。

規程を定めるのは、副業を認めるルールを明確化するということもありますが、「公平感」という観点も忘れてはなりません。

「私は規程に沿って申請して許可を得たのに、あの人は勝手に副業を初めて黙認されている」とか「私は副業が不許可になったのに、あの人は似たような副業を申請して許可された」というようなことが起こると、社員が会社に対して不公平感や不信感を持ってしまいます。

ですから、副業規程で副業に関するルールを定めたならば、定めたルールを会社と社員の双方が尊重してしっかりと守っていく、ということを心がけて下さい。

まとめ

副業を解禁するにあたっては、就業規則に「副業は許可制とする」と書いてあるだけでは、会社も社員も副業に対してどう向き合っていけば良いのか分からず、混乱が生じてしまいます。

副業規程で具体的なルールを定め、そのルールをしっかりと運用することで、安心して副業が行える環境を社内に作っていきましょう。