【人事データを一元管理しセキュアに活用】採用戦略をはじめ人事施策に貢献【SmartHR Agenda#2 レポート】

重松

まずは、人事データの可視化・活用の背景について、お伺いできますか？

大西さん

人事マスターのほか、評価や昇給に関するデータなど、さまざまな人事データのなかには、部署ごとに管理しているケースも多かったのです。それによって、必要なときに正確な情報をタイムリーに引き出せないという課題がありました。

そのなかで、サービス開発に関わる人材を中心とした採用強化と、煩雑になりがちな労務業務の改善のために、人事データの一元管理と可視化の必要性を感じていました。

重松

人事データがバラバラに管理されていたというお話がありましたけれども、同じような課題を抱えている企業は多いのでしょうか。人事コンサルティングとして多くの企業を見られている中谷さん、いかがでしょうか？

中谷さん

人事のなかで採用と労務は業務量がとくに多くなりがちです。紙での手続きをはじめ、煩雑な業務体制に課題を感じている企業も多いですね。

大西さん

まず取り組んだのが労務業務の効率化です。紙でやっていた年末調整や入退社の手続きなどをSmartHRの導入で、オンラインで完結できるようになりました。手続きの負担が下がったので従業員の皆さんにも喜んでもらえましたね。SmartHRを選定する際、従業員に使いやすいUIであることも重要視していたので、受け入れられて嬉しいです。

次に、人事データの一元管理を進めました。SmartHRの入社フォームを弊社にあった形にカスタマイズして、入社前の新入社員に入力してもらうことで正しい人事データをSmartHRに蓄積される流れを作りました。バラバラに人事データが管理されているとデータの食い違いや、集計ミスの原因になります。SmartHRの人事データを唯一のマスターデータとして一元管理できたことは大きなメリットです。

重松

ありがとうございます。以下の図は「人事施策より効率化を優先すべき2つの理由」です。労務業務が効率化されている企業では、人事施策の成功する割合が約3倍高くなるというデータがございます。

中谷さん

新しい人事施策を進めるとなると、社内への理解が必要ですよね。社内説明の過程で起こる議論や、反対意見への対応などを考えるとリソースに余裕をもってはじめないと難しいなと、数字を拝見して思いました。

重松

はてなさんにSmartHRがマッチした理由をまとめていただきました。大西さんにお伺いしてもよろしいでしょうか?

大西さん

まず1つ目は使いやすいUIですね。UI、UXが優れていて、人事、従業員が直感的に利用できる。経営陣も直接触ったりするので、全社員にとって使いやすいシステムであることですね。

2つ目は入社・年末調整手続きを大幅に効率化できた点です。入社の手続きにかかる日数は、10日から1日に短縮できました。かなり手作業とか確認事項、候補者さんとの往復のやりとりが、大幅に短縮。年末調整に関しては本当に楽になりました。導入して一番従業員から喜びの声が上がったところです。

3つ目は既存システムとの柔軟な連携ですね。SmartHRさんはAPIの連携がかなり充実していて、ほかのシステムとの導入・連携が非常に容易です。人事データをSmartHRで一元化しているので、マスターによるデータの差異が減ったのは良かったです。

最後に、人事労務を横断したデータの可視化。分析レポートを活用させていただいていて、経営陣が求めるレポートを人事がすぐ出せるようになり、経営会議に使用されることもあります。各種の人事データがリアルタイムで手に入るようになったのは良くなったところですね。

重松

ありがとうございます。はてなさんのようなエンジニアさんが多い企業さんですと、UI・UXに関しては厳しい目線を持たれているのではないでしょうか。

大西さん

否定的な意見が出なかったのは大きいですね。エンジニアの方は、使いにくいツールを与えると、しっかり意見を挙げてくるので。スムーズに導入できたなと実感しているところですね。

重松

ありがたい限りです。ここまで導入の背景についてお伺いしてきました。中谷さん、何か気になった点などございますか？

中谷さん

入社手続きや年末調整の負担を下げることは、企業がどのようなスタンスで従業員に関に関わろうとしているかを表す大きなメッセージだなと、思いました。Employee Experienceを高めるという観点でも先ほどの「文句が出なかった」のは素晴らしいことだと思います。

重松

人事データの可視化・活用方法から変化についても、お伺いしていければと思います。1つ目として点在していた人事データをSmartHRに集約し、一元管理になります。こちらも大西さん、お願いできますでしょうか。

大西さん

元々複数のスプレッドシートでさまざまな人事や目標関連のマスターを部門ごとに管理するケースがあったのですが、それが人事の管理している社員マスターと同期や連携がされずに食い違ってしまうことがありました。そこで、人事データベースとしてSmartHRを中心に据える形で人事データの一元管理を推進しました。

ほかのツールを使う際もSmartHRの人事データを元に、従業員情報を反映させたり、勤怠システムと連携したり、給与システムと連携しました。データベースの一元管理をすることでミスが減り、効率化もして、非常に助かっています。

重松

人事データをSmartHRに集約していくなかで、何か苦労をされた点はございましたか？

大西さん

元々、管理していたデータが点在していたので、最初のデータ集めに苦労しました。弊社は兼務で複数の部署で働いている従業員が多いので、人事データが複雑になりがちです。最初のうちは「ここのデータがおかしいですよ」と、ご指摘も受けながら、丁寧に対応していきました。

マスターデータが間違っているとすべてが間違ってしまうので、最新の注意を払って進めました。

重松

ありがとうございます。続いて効率化の2点目になります。常に最新の正しいデータを分析できる環境構築についてお伺いできますか？

大西さん

人事情報のレポートは重いものだと、同期や集計に最大4時間くらいかかっていたものが15分に短縮できています。分析レポートで、一度レポートを作っておくと、以後はそこをみるだけでデータが閲覧できる環境になりました。

経営陣が人事レポートを見たいという時に、経営陣向けの分析レポート用のURLを掲示しておけば、経営陣もすぐに閲覧できるのが非常に大きかったですね。細かいレポートまで見られるようになったので、ほぼ新しいレポートをわざわざ作ることがかなり減りました。

重松

ありがとうございます。経営陣が人事データを見たい時にいつでも見られる環境が整ったこともかなり価値が大きいのかなと思います。

中谷さん

人事データを作る人事側も受け入れる経営陣側も、今までとやり方やプロセスが変わると戸惑いもあったのではないかと思うのですが、反応は、それぞれどのような感じだったのでしょうか？

大西さん

実は、レポート作成のリクエストをしにくい雰囲気があったんです。レポート作成自体に手間がかかっていましたし、依頼側も気を使うのでなかなか気軽にリクエストできない状態。

それが今では経営会議の中で人事データの確認をするのが、当たり前になりました。見たい情報がタイムリーに見られるので、非常に喜ばれました。

新しいレポートを作るのも結構簡単なので、リクエストもしやすくなったんですよね。次はこういうのを見たいと、言いやすくなったのも良かったです。

中谷さん

次はこういうのを見たいという会話が生まれるって、すごいですよね。

重松

続きまして、人事データのエンジニア採用戦略への活用について教えてください。

大西さん

エンジニア採用を強化する流れの中で、給与水準の可視化、妥当性のあるオファー金額を提示して納得感を醸成することが重要だと考えました。

弊社ではグレード制度を用いて、同じ職種で同じグレードの人の給与水準を簡単に出せるようにしています。また、候補者さんの希望する給与と弊社の評価の中での同グレード社員の経験、給与から比べて高いのか安いかなどがタイムリーにわかるようになりました。

面接で候補者さんから、昇給率や給与に関する質問もいただく場面があります。これまでは、後日メールでお答えしていました。今ではその場でサッと数字を出せるので、候補者さんたちの安心に繋がっているのではないかと。

部署ごとの給与水準の可視化は、候補者さんだけではなく全社員にとって適切かつ妥当性のある給与の実現に繋がっています。評価会議の時も、可視化された情報を参考にすることで、納得感を持った給与の提示ができているのかなと思います。

重松

なるほど。候補者さんから何か反応ありましたか？

大西さん

オファーの場で我々の「グレードと給与にもとづいて候補者さんをこのように評価しています」と、明確に伝えることは、オファー額に対しての候補者さんの納得度が高まると思うんですよね。

オファーを受諾していただける方が増えたのかなという肌感覚はありますね。

重松

このようなデータは、もう全従業員に公開されていらっしゃるんですか？

大西さん

公開しているデータもあれば、していないデータもあります。基本的に、オープンにできるところは、オープンにしていこうと考えていますね。たとえば、グレード一覧は公開していて、誰がどのグレードなのかわかるようになっています。

グレードごとの昇格に基準を示すために、昇格の事例として「昇給の根拠」となる事例を残して共有するようにしています。従業員が上のグレードを目指す時の参考にできると考えていますね。

重松

ありがとうございます。続いて経営会議での活用について教えてください。

大西さん

先ほどの評価会議の検討材料としての活用に加えて、入退社率の可視化による部署ごとの課題の把握と改善案の実施に活用しています。これまで肌感覚だった部署ごとの課題を、数字で定量的に確認でき、具体的な採用計画を立てる体制になりました。

特定の部署や人に負荷が高まっているところには面談を増やしたり、人事から少し「大丈夫ですか？」と声をかけてみる。こうした改善策は、タイムリーに実施することが難しく離職率にも影響していたと思います。

可視化された人事データを経営会議で議論し、スピーディに改善の施策が打てるようになってきたというのは、大きな進歩です。

重松

なるほど、データをかなり活用されている印象ですが、中谷さんから見て、いかがでしょうか。

中谷さん

人事の会議は定量的な情報が乏しいために、意見が中々まとまらなかったり、方向性が噛み合わなかったりする場面が多いと思います。ここまでしっかりデータを出して、共通認識を持ったうえで議論ができると、非常に生産性も高まると思います。きっと有意義な議論をされているんだろうなと、想像しながらお伺いしていました。

重松

続きまして、エンジニアによるAPIを活用した開発というところになります。

大西さん

SmartHRさんのAPIはセキュアであることが非常にいいですよね。人事システムの連携において、一部の人事情報をエンジニアに渡す場面があります。人事情報は個人情報の塊なので、通常はなかなか人事以外の開示がむずかしいんです。SmartHRのAPIですと「このAPIトークンで取得できる値」を、安全な範囲まで細かく指定できます。たとえば所属や職種など。

必要な情報をスムーズにエンジニアへ渡せるようになったので、これまで手で作っていた人員配置表などを自動で作るシステムを作ってもらえました。

重松

そのほかの人事施策や今後の取り組みについてお伺いできますか？

大西さん

すでに取り組んでいるのが各種申請の一元管理です。ほとんどの人事労務にまつわる申請はSmartHRで一元管理できていますが、新型コロナワクチン接種のようなイレギュラーなものも含めて、SmartHRでまとめていく予定です。

SmartHRから人事労務の申請ができる環境を用意することで、従業員にとってわかりやすいものになると思います。

今後やっていくことは、人事の課題をエンジニアリングで解決しよう思っています。組織・基盤開発本部という私の所轄する本部は、人事だけではなくて社内のプラットフォームを司るという部署です。人事だけではなくてエンジニアも活用して、先ほどのAPIを活用して課題の解決ができる体制を推進していきたいですね。

最近ですと、昇給時の報酬通知書の作成もシステム化できました。これまで1日中かかる仕事だったのが5分くらいで終わるようになりました。

中谷さん

すごいですね。

大西さん

離職理由をデータ化したうえでの採用強化やエンゲージメントの向上については、まだ改善の余地はあると思います。とくに離職理由は、コロナ禍で人の生活スタイルが変わって、会社に対するエンゲージメントも変化しているはずです。以前より導入しているエンゲージメントサーベイの結果とも紐づけながら、こうした分析にしっかり力を入れていかないといけないと考えています。

重松

ありがとうございます。最後に大西さん、ご自身のミッションについてもお伺いできますか？

大西さん

「インターネットに新しいオフィスを作る」というのが、私の見ている組織・基盤開発本部のミッションであり、私個人のテーマです。

弊社の出社率は10％以下です。ほとんどの従業員がインターネット上のツールを使って働いているので、もはやオフィスというものはインターネット上にあると考えています。

そうなるとSmartHRや、業務用SaaS、開発に使うツールなど、各種ツールについて覚えることは増えていきます。したがって、入社時のオリエンが膨大になっていくでしょう。

そこでエンジニアリングと人事を組みあわせて、リモートワークの時代に強い組織にするのが本部のミッションであり、私個人のミッションでもあると考えています。

重松

Q＆Aのセッションに移っていきたいと思います。「分析レポートの結果は人事以外も閲覧できるようにしていますか？」という質問になります。

大西さん

分析レポートは基本的には経営向けのものか、人事内で見るものがほとんどですね。サマリーを社員に向けて公開する場合はありますが、SmartHRの分析レポートをそのまま公開はしていません。

ただ、グレード一覧などのSmartHRから出力したデータを必要に応じて公開しています。

重松

補足ですが、分析レポート自体は権限設定で色々な方に公開できますので、必要に応じて権限を変更するとよいかと思います。

重松

続いての質問です。「人から選ばれ働き続けたい組織を目指すために、意図的な人事データの分析、活用方法ですね。老舗企業もやっていかないと」ということですが、老舗企業、大企業に何かご提案できることがあればお伺いしたいです。中谷さん、いかがですか？

中谷さん

すべてをいきなり変えるのではなく、まずは小さな領域からやってみるのはいかがでしょうか。まずは入退社の手続きから試してみて、効果検証しながら次に起きることを予想できるようになってから評価も、組織サーベイも…という形で広げるやり方もよいのではないかと思います。

重松

続いての質問です。「SmartHRへの人事データの集約は、システムに詳しくなくてもできるものなのでしょうか？ 詳しくないので、使いにくいシステムを利用し続けています」というご質問です。

大西さん

データ集約を進めていたのは私が人事部長になる以前ではあるのですが、システムに詳しくない人事でもしっかり導入できたと思っています。SmartHRさんの導入サポートも活用させていただいたと聞いております。

重松

続いての質問です。「現場で行われる職種変更や部署変更など、頻繁に手で行われるデータ変更はすべてSmartHRに入力徹底されていますか？ その際に必要なことはどのようなことでしょうか」ということですが、いかがでしょうか。

大西さん

徹底していますね。人事異動のタイミングには決まりがありますので、社内ルールを設けて、人事がまとめて手続きができるように効率化しているところはあります。

重松

それでは最後のご質問になります。「派遣や業務委託やアルバイトの方々も、すべてSmartHRの入力は徹底されていますか？」というご質問です。

大西さん

はい、徹底しております。全員SmartHRのアカウントを持っていただいてますね。

重松

SmartHRの機能のご紹介にもなりますが、退職した後も給与明細などの確認、源泉徴収の確認は必要な場面があるかと思います。退職された後も限りなくご利用は継続できるようになっておりますので、ご安心ください。

ご質問は以上となります。大西さん、中谷さん、ありがとうございました。