従業員の緊急連絡先一覧化を検討中。就業規則に明記すべきポイントや注意点は？｜労務のお仕事Q&A

災害時に安否が確認できなかった従業員に電話で連絡できるよう、緊急連絡先を一覧化、直属の管理職が閲覧できるようにしたいです。これまでSmartHRを通じて情報を提出してもらっていましたが、個別に通知まではしていませんでした。

従業員の連絡先を一覧化・閲覧可能にするにあたり、就業規則に利用項目、用途、範囲などを明記したいと考えております。就業規則に載せるにあたって気にすべき法令などはありますか？

（IT業界／労務、東京都）

緊急連絡先は個人情報保護法上の個人情報に該当するため、同法に基づき適切な取り扱いが必要です。

就業規則に以下を具体的に記載し、その内容を踏まえ従業員から個別同意を得ると良いでしょう。

①収集する個人情報の内容
②利用目的
③閲覧権限者の範囲
④管理方法・期間
⑤セキュリティ対策

個人情報の取り扱いに対する従業員の不安への配慮、十分な説明も大切です。「当然のことだ」等の圧力をかけないように留意し、その必要性と運用ルールを丁寧に説明してください。

また、情報の正確性を維持するために、入退社や異動、連絡先変更時に適宜更新できる仕組みを整えるとともに、閲覧権限をもつ管理職に対する情報保護教育の実施が重要です。

なお就業規則の変更に際しては、労働基準法に定められた必要な手続きを忘れないようにしましょう。