【テンプレート付】内定通知書とは？法的効力や記載事項、注意点を解説

公開日: 2025.02.20

内定通知書とは
内定通知書に記載すべき事項
内定通知書テンプレート
内定通知書の送付方法
内定通知書を作成する際の注意点
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内定通知書は、採用選考の合格を正式に伝える重要な文書です。本稿では、内定通知書の基礎知識や作成のポイント、送付時の注意点まで、社会保険労務士吉田崇氏監修のもと解説します。テンプレートも用意していますので、ぜひ参考にしてください。

内定通知書とは

内定通知書は、企業が求職者に内定を伝えるための文書です。内定は企業と求職者のあいだに「始期付解約権留保付労働契約」がある状態を指します。内定通知書は選考合格通知後、求職者の入社意思が確認できた段階で送付するのが一般的です。

内定通知書を送付すると「条件付きの労働契約が成立した」とみなされます。そのため、送付後に企業側が合理的な理由なく内定を取り消した場合、労働契約法第16条にもとづき解雇権の濫用として違法となる可能性があります。この場合、損害賠償や慰謝料の請求を受けるリスクがあるため、慎重な対応が必要です。

採用通知書との違い

採用通知書は、求職者に最終選考の合格を伝える書類です。一般的な流れとして、採用通知書で合格を知らせたあと、求職者の入社意思を確認し、内定通知書を送付します。

どちらの書類も法的な送付義務はありませんが、内定通知書は労働契約の成立を示す重要な証拠となります。企業によって運用は異なり「採用内定通知書」として一本化しているケースもあります。中途採用の場合は「採用通知書」のみを送付することもあります。

内定承諾書との違い

内定承諾書は、内定者が企業に対して「内定を承諾し、入社する意思がある」ことを伝える書類です。内定者側から発する内定承諾書に対し、内定通知書は企業側から発するものという違いがあります。

一般的に内定通知書を送付する際に内定承諾書を同封し、内容確認後、入社の意思がある求職者が内定承諾書を返送する流れとなります。

雇用契約書との違い

内定通知書は条件付き労働契約の成立を示す書類であるのに対し、雇用契約書は民法や労働契約法で規定している雇用契約に関する事項を記載した書類です。雇用契約を締結することで、雇用主と被用者の法的関係が生じます。

一般的な流れとしては、内定通知書で契約合意を示し、その後雇用契約書を取り交わします。

労働条件通知書との違い

労働基準法第15条、および労働基準法施行規則第5条では、労働契約締結時に書面で採用する相手に対し労働条件を明示することを義務づけています。この要件を満たすものが労働条件通知書です。

内定通知書との大きな違いは、法律上の作成義務の有無にあります。労働条件通知書は、賃金、労働時間その他の労働条件を明示する法的書面であり、内定通知書の送付時または入社日までに交付する必要があります。

なお、労働条件通知書は電子交付も可能です。ただし、電子交付の場合は、事前に労働者の同意を得る必要があります。

書類の種類	主な特徴と違い	備考
採用通知書	最終選考の合格を伝える書類	法的な送付義務なし一般的に内定通知書の前に送付
内定承諾書	内定者が入社意思を伝える書類	内定者側から企業へ提出通常、内定通知書と同時に送付され、返送される
雇用契約書	雇用契約に関する事項を記載した法的文書	民法や労働契約法で規定雇用主と被用者の法的関係が発生
労働条件通知書	労働条件を明示する法定文書	作成・交付が法的義務電子交付可（要事前同意）入社日までに交付必要

内定通知書がもつ法的効力

「内定」は企業が採用の意思を公的に示すものであり、内々定とは異なり法的拘束力をもちます。

内定通知書の発行と内定承諾書の返送を経て、「始期付解約権留保付労働契約」が成立するとされています。これは入社日を始期として、一定の解約権が留保された契約形態です。

法律上、内定通知書の発行義務はありませんが、労働契約成立の重要な証拠となります。そのため、内定通知書発行後の内定取り消しは、労働契約法第16条にもとづき法的には解雇と同じ扱いとなります。正当な理由なく内定を取り消すことは、労働契約法の「解雇権の濫用法理」により、違法・無効と判断される可能性があります。

「内定取り消し」ができるのは特定の事由に該当した場合のみ

企業側が採用予定者の内定を取り消す場合は、労働契約法第16条によって厳しい制限がかけられています。内定取り消しが認められるのは、以下のような場合です。

内定時の前提条件が満たされない場合：

学業成績不良による卒業不可
必要な資格・免許が取得できない
健康状態が業務遂行に重大な支障をきたし、合理的配慮を講じても解決が困難な場合

重大な信義則違反がある場合：

重要な経歴詐称
重大な犯罪行為
反社会的行為

やむを得ない経営上の事由がある場合：

企業の経営状況が著しく悪化
事業の縮小・廃止が避けられない

ただし、これらの理由に該当する場合でも、個別具体的な状況に応じて、内定取り消しの妥当性を判断する必要があります。とくに経営上の理由による内定取り消しには、以下の4つの条件を満たす必要があります。

経営を続けるために人員削減が必要であること
内定取り消しを回避するための最大限の努力をしたこと
内定者を対象者として選んだことが合理的であること
対象者への説明方法や説明の程度などが妥当であること

「内定辞退」は入社日2週間前までなら可能

民法第627条第1項において、内定成立後の求職者による内定辞退は、労働者の権利として認められています。罰則などはなく、企業もこの権利を守る必要があります。

内定辞退は入社日の2週間前までに行うのが望ましいとされています。入社日から2週間前を過ぎても内定辞退は可能ですが、企業側が内定辞退により被った損害について、不法行為にもとづく損害賠償請求が請求される可能性があります。ただし、実際に請求が認められるかどうかは、企業の損害の立証や裁判所の判断に左右されます。

内定辞退を受けた企業は、予定していた人員計画と配置に問題がないかを確認し、必要な対処を行います。内定辞退者が出ないよう、きめ細やかなフォローを行う、採用段階で内定辞退数を見込んでおくなどの事前対策を講じることが推奨されます。

内定通知書に記載すべき事項

内定通知書の体裁に法的な規定はなく、企業の裁量に委ねられています。基本的に以下の内容を記載するとよいでしょう。


日付	用紙右上に、内定確定日もしくは通知書送付日を記載どちらを記載するかはルール化しておく
氏名	日付の次の行に左詰めで、採用内定者の氏名を記載履歴書の記載に従って正確に記入
自社の会社名・代表取締役の氏名	「内定通知書」のタイトル右上に、企業と本社の所在地、代表取締役の氏名をフルネームで記載合同会社・有限会社の場合は代表社員の名前を記載
選考参加へのお礼	応募や選考会への参加に対してのお礼を記載頭語、繁栄を喜ぶ言葉、感謝の言葉の順で記載
内定決定の通知	内定が決まったことを簡潔に伝える入社日や入社手続きなどについて、後日連絡する場合はその旨を記載
内定取り消し事由	内定が取り消しになる可能性がある行為を記載
入社年月日
労働条件	労働基準法第15条および同施行規則第5条に基づき、賃金、労働時間、休憩、休日などの労働条件を記載別途労働条件通知書を発行する場合は不要しかしながら内定通知書には最低限の労働条件（例えば賃金や勤務場所）を記載することを推奨
同封書類の説明	内定承諾書や労働条件通知書など、同封書類について説明
提出書類について	入社までに必要な提出書類と期限、送付先を記載。また、提出書類の不備や未提出が内定取消し事由となる場合にはその旨を併せて明示
入社までのスケジュール	入社までのスケジュールと準備物を記載
問い合わせ先	連絡事項があった場合の担当者の氏名・部署・連絡先を記載