運用例を見てみたい！通勤経路検索の便利な使い方3選

こんにちは、プロダクトマーケティングマネージャーの西川です。

SmartHRの通勤経路検索機能では、電車・バスなどの公共交通機関を用いた通勤経路だけではなく、自動車などの通勤経路も管理できます。

本稿では、通勤経路検索機能の便利なポイントや、実際の利用シーンに合わせた具体的な使い方をご紹介します。

通勤経路検索機能とは？経路や距離、通勤費までまとめて申請・管理

人事労務担当者にとって、従業員から提出される通勤経路や通勤費の正誤確認は大きな手間です。

SmartHRには標準の従業員項目として「通勤手当」を用意していますが、こちらは自由記述項目のため、記載内容にばらつきが出る可能性があります。また、自動車通勤の企業で通勤費を管理する場合、距離などの把握には別のカスタム項目を作成する必要があり、「通勤手当項目」と「カスタム項目」の併用が管理の煩雑さを生んでいました。

SmartHRの通勤経路検索機能を導入すると、以下の効果が期待できます。

1. 誤入力の低減・チェック工数の削減による業務効率化
   • 従業員が入力する、駅名・バス停名・地名・住所・経路・運賃など、「NAVITIME API」を利用して情報を表示・算出
2. 通勤経路申請フォームから申請された情報が任意のカスタム項目内にすべて反映
   • 情報管理の工数を削減
     

SmartHRで通勤経路検索が可能に！ 機能の特徴と活用例を解説

2022.02.02

通勤経路検索機能の便利なポイント3つ

（1）電車・バス・自動車など一般的な通勤手段の経路検索に対応

電車・バス、新幹線、自動車・自動二輪・原動機付自転車、徒歩・自転車、飛行機から通勤手段を選択可能です。

そのため、多くの企業における通勤経路の申請にご利用いただけます。

※2023年11月17日より、JRバス路線の検索結果にも対応しています。

（2）運賃改定への対応が本機能内で完結

2023年3月以降、複数の鉄道・バス事業者にて運賃改定が実施されています。2024年も、引き続き各社で運賃改定が実施される予定です。

通勤経路検索機能では、運賃改定の対象路線利用者情報をCSV形式で書き出し可能です。さらに申請・承認機能と組み合わせて使えば、対象の従業員に再申請依頼をかけられます。

複数の交通会社の運賃改定に対し、一度に対応できるため、情報収集や従業員への依頼の手間が削減されます。

（3）従業員情報をカスタム従業員項目として自動生成

従業員申請用の通勤経路フォームを作成すると、従業員情報の「通勤経路」内に、作成したフォームに対応したカスタム従業員項目が自動で生成されます。これにより、通勤経路を管理できるようになります。

通勤経路に必要な項目を1つのカスタム項目グループとしてまとめて把握できるので、情報を容易に取り扱えます。

通勤経路検索機能を使った3つの運用例

本段落では、通勤経路検索機能による、さまざまな通勤経路の申請運用例をご紹介します。

（1）バスと電車を乗り継ぐ場合

はじめに、担当者は「バス」や「電車」を入力可能なフォームを作成します。

従業員は、1つの申請フォーム内で複数の経路を追加できます。そのため、バスと電車を乗り継ぐ場合でも、1つの申請フォームで経路を入力できます。

従業員が1つの申請フォーム内で複数の経路を入力した場合は、すべての経路の合計金額が自動で算出されます。

（2）自動車通勤の場合

はじめに、担当者は下記のように、「車」を利用した経路を入力可能なフォームを作成します。

これにより、従業員は申請フォーム内で入力経路に「車」が選択可能です。申請フォームでは、出発地や目的地を住所・地名で入力すると、経路をマップでも確認できます。距離や有料道路料金も表示・編集できます。

（3）自宅〜自宅最寄駅、会社最寄駅〜会社の区間距離も含めた通勤経路の場合

公共交通機関に乗車前・乗車後の徒歩区間も含めて通勤経路を管理したい場合、従業員には、自宅から最寄駅・バス停までの経路や、会社の最寄駅・バス停から会社までの経路を含めた形で申請してもらうことができます。

この場合、担当者は（1）で紹介した「電車」「バス」のフォームに加え、「徒歩・自転車」を入力可能なフォームを作成します。

従業員が

• 経路1：自宅〜最寄り駅（最寄りバス停）
• 経路2：最寄り駅〜会社最寄り駅（会社最寄りバス停）
• 経路3：会社最寄り駅（会社最寄りバス停）〜会社

という経路で申請する場合の申請フォームは下記のようになります。

幅広い通勤パターンに対応した機能で負荷を軽減しませんか？

本稿では、さまざまな通勤手段が設定できる通勤経路検索機能で、3パターンの通勤経路における設定・申請方法をご紹介しました。

通勤費の収集・確認・計算は人事労務の業務のなかでも負荷が高い業務です。給与システムに正しい情報を連携する必要があるため、従業員の入社時や運賃改定、オフィスの移転、身上変更など、最新情報に更新すべきタイミングが数多く存在しています。

SmartHRの通勤経路検索機能をご利用いただき、少しでも業務効率化のお役に立つことができれば幸いです。ご興味がある方は、下記からお問い合わせください。