従業員数10,000名超えの人事領域DXへ。アダストリアによるSmartHR活用

岩佐さん

利用する業務システムがバラバラで業務ごとに部分的に最適化された状態で、同じ情報を複数システムに登録する必要がありました。さらに紙書類で提出される情報も多く、複数の業務システム間の情報連携を、人力で担っているような状況でした。

着実に変革していくために、以下の3つのステップを設定しました。

岩佐さん

当時の人事部門の課題としてシステムの老朽化がありました。保守を引っ張り続けてきた結果、システムの老朽化・保守の限界が迫っていたんです。

また、入社手続きなども紙運用が中心。本社と複数店舗間の紙のやりとりにより配送料もかかります。紙運用による申請ミスや提出漏れも発生していました。

さらに当時の人事部門では、手続きや集計作業、採用状況の確認など、あらゆる作業で複数のシステムを見る必要があり、非効率な状態でした。

システムごとにデータが分断され、従業員の情報を共通で管理できませんでした。データの集計はできても、その先の分析までは及びませんでした。

岩佐さん

1つ目の「人事申請・手続きのデジタル化」にはSmartHRを導入しました。入社や異動の手続きなど各種人事申請のデジタル化やプラットフォーム統合を進め、アナログからの脱却により店舗の作業工数を削減したいと考えました。また従業員側がスマートフォンで操作できる環境を整え、従業員側の利便性を向上させたいという思いもありました。

2つ目の「人事基幹システムの刷新」については、サポート切れが迫っていたためバージョンアップを進めました。採用管理から労務管理、人材管理、制度にいたるまで、人事関連のシステム全体をプロットし、どのシステムに手を入れる必要があるのかを整理していきました。

システムの導入はDX部門と人事部の2部門で推進しました。システムはシステム部門、人事は人事部門という体制ではなく、人事とDX本部で一緒になって同じプロジェクトを進めたからこそ相互理解が深まり、最適な進め方・仕組みを築けたのではないかと思います。

蒲生さん

システム面では、人事系システムが分散していることで運用保守の工数やコストが増加し、システム間のデータ連携は手動対応によるタイムラグが発生していました。

業務プロセス面では、多くの提出書類を紙ベースで管理していたため、店舗での書類確認から本部への送付まで大きな業務負担となっていました。とくに社内メール便は週1回しかなく、書類の発送から受け取りまでに1週間ほどかかっていました。これにより提出が遅れて手続きが長期化するケースや、書類の紛失リスクもありました。

さらにコミュニケーション面では、店舗勤務者に個人のアカウントがなく、店舗の共有アカウントで管理していたため、個人情報に関わる連絡が困難でした。たとえば年末調整の確認が必要な場合は、その方の勤務時間に合わせて電話をかけたり、店長経由で伝言を頼んだりと、非効率な対応を取らざるを得ませんでした。

蒲生さん

元の運用の課題は、物理的な書類のやり取りから生じる問題でした。「送ったのに届いていない」「送ったのが1週間遅かった」といった状況が日常的に発生し、後から確認すると単純なコミュニケーションエラーだったということも少なくありませんでした。

蒲生さん

具体的な流れは、まず店長が雇用契約申請を実施し、人事が承認します。ここまでは従来と同じですが、ここから先が変わりました。

承認した情報をもとに人事側で入社招待や雇用契約書などの文書配付を実施し、本人がSmartHRで文書に合意をし、招待フォームから回答します。

特例子会社との連携も変わりました。これまで紙の書類をチェックしていた作業が、Webの画面での確認に変わりました。

ですが、まだまだ理想的な形にはたどり着いていません。最終的には、雇用契約管理システムで申請をして承認したものが人事基幹システムに自動で連携され、それがSmartHRにAPI連携される。そしてSmartHR内で文書を作成し、雇用契約などを配付して、本人が合意する。このような自動化された流れを目指しています。

蒲生さん

SmartHR導入後は、申請フォームで「就労証明書」や「在籍証明書」など必要な書類を選択できるようになっています。

また、デジタル庁の方針を踏まえて思い切って押印を原則省略しました。代わりに内容確認のため配付書類は合意文書として、右上にスタンプが出る形の文書配付を使用しています。明らかに押印が必要なケースや自治体から求められる場合は別途対応しています。

印刷が必要な場合の対応方法含めて丁寧に共有したことで、従業員にも混乱なく受け入れられていますし、市区町村からも「押印がないけど大丈夫ですか」といった問い合わせは一切ありません。

さらに、労務担当者がテレワークでも証明書の作成処理ができるようになりました。働き方に柔軟性をもたせるという意味でも大きな変化だったと感じています。

蒲生さん

今後の計画は大きく2つあります。まずシステム面として、文書配付APIのリリースと従業員情報収集APIのリリースに取り組んでいます。ここが自動で連携されれば業務工数が大幅に減らせると考えています。

次に業務運用面です。現在もGoogleフォーム・メール・書面が一部残っている人事申請をSmartHRに順次移行していきたいです。機能面の課題もあるため現在精査しているところです。

岩佐さん

組織管理から採用、社員受け入れ、教育関連、評価、人事管理をすべて同一のIDで統合管理できる状態を目指しています。それによりオペレーションを効率化していきたいです。同一のプラットフォームで管理できるとデータドリブンな戦略人事も実現していけるのではないかと考えています。

人事領域のDXによって目指すのは、従業員が安心して生き生きと能力発揮できる環境の整備と、従業員の満足度向上。自社の社員がどのようなスキルを持っているのか、どういう顔が見える人材なのかが見える化された環境を整え、より戦略的な人材活用を実現したいです。