〜新機能のご紹介〜SmartHRのメッセージ機能で労務業務を効率化

こんにちは。SmartHR プロダクトマーケティングマネージャーの酒井です。

この度、SmartHRでは「メッセージ機能」を新たに提供することになりました。メッセージ機能はSmartHRアカウントをもつすべての従業員と直接やりとりができる機能です。

今回は、SmartHRのメッセージ機能の概要とともに、解決できる課題やユースケースをご紹介します。

SmartHRのメッセージ機能とは

SmartHRのメッセージ機能は、人事・労務担当者などの管理部門がSmartHR上ですべての従業員とつながり、直接連絡できる機能です。テキストだけでなく、画像・ファイルなどの送付にも対応。認識のズレを防止し、従業員とのスムーズな連絡で管理部門の業務を効率化できます。

また、送信したメッセージの既読状況の確認ができるため、従業員に確実に情報が届く安心感も提供します。

従業員への個別連絡における課題

人事・労務業務は担当者だけで完結する業務が少なく、その大半が業務遂行に従業員との個別連絡を必要とします。

そのため、担当者の業務を効率化するためにペーパレスやDXを進めたとしても、従業員とのコミュニケーションが円滑に進まないと、その業務は止まってしまいます。

従業員への個別連絡が必要な業務例

とくに、日々の業務でパソコンなどの業務用端末を使う機会のない従業員や、パート・アルバイトが多く活躍する企業では、管理部門から従業員への連絡自体が困難なケースも多いです。

そのうえ、入社手続きや年末調整など、対応時期が事前に把握できる業務のほか、予測不能なタイミングで個別連絡を必要とする業務に時間を割いている担当者の方も多いですよね。

一方、従業員への個別連絡で完了まで必要以上に時間がかかる背景には、現状の連絡体制に課題があります。

たとえば、以下のような課題が顕在化しています。

• シフト制により、管理部門の勤務時間内に本人に会えない・電話できない
• 現場赴いている従業員にタイムリーに連絡がとれない
• 直接連絡手段のない従業員へは、上司や上長に伝言を依頼する
• 拠点や店舗へ電話をするがスムーズに従業員へつながらない

こうした課題を解決し、スムーズな人事・労務業務における「従業員とのスムーズな個別連絡」のカギとなるコミュニケーション基盤を提供したいという思いから、「メッセージ機能」を開発しました。

メッセージ機能の3つの特長と活用シーン

メッセージ機能は、人事・労務担当者などの管理部門がSmartHR上ですべての従業員とつながり、双方向のコミュニケーションが可能となり、業務効率化を実現します。

特長1：すべての従業員とSmartHR上で連絡がとれる

雇用形態を問わず、SmartHRアカウントをもつすべての従業員へ、担当者から連絡ができます。これまで直接連絡のとりづらかった従業員にも確実に連絡できます。

従業員はいつでも・どこでも自身のSmartHRアカウントから、メッセージの確認・返信ができるので、スムーズなやりとりを実現します。

活用シーン

• メールアドレスを配布していないパート・アルバイトへの個別連絡
• 業務端末をもたないノンデスクワーカーへの個別連絡
• シフト制により、多様な勤務日時で働く従業員への個別連絡
  

また、SmartHRのスマートフォン向けアプリ（無料）との併用によって、従業員が自身のスマートフォンからメッセージの確認・返信ができるようになります。

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2024.11.11

特長2：センシティブなやりとりもクローズドな場所で安心

人事・労務業務は従業員の個人情報やセンシティブな情報を扱います。電話や伝言など「不特定多数に漏れてしまう」リスクを避け、従業員と直接やりとりできます。

個人情報が漏洩してしまう体制を、維持し続けることは企業のガバナンスとしても望ましくないですし、
重大な事案が起こってからでは遅い場合もございます。

活用シーン

• 休職中の従業員への個別連絡
• 退職した従業員への個別連絡
• 従業員の身上変更・年末調整の不備や対応漏れの確認
• 日々の勤怠の打刻や勤務状況についての個別連絡

特長3：従業員起点での無数の問い合わせを防止

メッセージ開始・終了は担当者（権限所有者）のみ実行できます。従業員起点でメッセージが開始されることはありません。そのため、管理部門への無数の問い合わせを防止できます。

メッセージ機能の利用企業による課題解決の実例

メッセージ機能をご利用いただき、効果を感じられているお客さまもいらっしゃいます。本段落では、実際にメッセージ機能利用による課題解決の実例をご紹介します。

利用前

• 申請書類に不備があった際は郵送での対応がメイン。完了までの時間がかかった
• 従業員は日々の忙しさにより人事からのタイムリーな連絡に対応できず、依頼が進まない

利用後

• メッセージ機能上で画像を送付。必要な修正対応も認識のずれなく伝えられた
• 従業員の既読状況がわかるため、対応が滞っていても次の打ち手を検討できる
• 従業員への依頼や確認がスムーズに進行できる連絡体制が構築できた

B社：パート・アルバイトへの連絡体制を構築し、業務を効率化

飲食・サービス業で、パート・アルバイトが多く活躍されているお客さまにおいては導入の前後で従業員への個別連絡を伴う業務で改善が見られました。

利用前

• 店舗に電話もするも、業務で忙しく本人につながらない
• 多様な働き方（深夜勤務、土日のみなど）が可能なパート・アルバイトの方と連絡がとりずらい
• 連絡・確認業務がスムーズに遂行できず、対応完了まで必要以上に時間がかかる
  

利用後

• 店舗で活躍する従業員（学生、主婦・主夫）と、勤務時間関係なくスムーズな連絡体制が構築できた
• 想定よりも返信が早く、既読状況も確認ができるので、担当者が適切な対応を検討できるようになった
• 結果、従業員への連絡・確認を伴う業務の効率性が改善した
  

また、メッセージ機能の事前テストに協力いただいた企業さまからも「メッセージの既読率85%」やスマホアプリとの併用で「返信スピードが約2倍」など嬉しいお声が届いています。

メッセージ機能で、すべての従業員との個別連絡を円滑に

対応完了までに必要以上に時間がかかる確認業務への特効薬は、「有効な連絡手段の確立」です。

たとえ、予測できないタイミングで個別連絡を伴う業務が発生した場合でも、確実に本人とコミュニケーションがとれる連絡手段を用意していれば、業務完遂までがスムーズになります。

SmartHRのメッセージ機能は、管理部門が従業員とつながるコミュニケーション基盤を提供し、業務効率化を実現します。

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