調査結果から見る「人員配置」の現実〜適切な配置を推進する3つのポイントとは？〜

更新日: 2023.04.26
公開日: 2023.04.26

人員配置における現状の課題
タレントマネジメント活用のハードル
SmartHRを利用した人事データ活用
配置シミュレーション機能の解説
質疑応答

企業の理念・経営目標を達成するために欠かせないタレントマネジメント。その実現には、人員配置による適材適所を目指す取り組みが欠かせません。しかし、従来の人員配置業務はいわゆるKKD（勘・経験・度胸）に依存していたり場当たり的であったりと、納得感の少ない人員配置になっているケースもあるでしょう。

そこで、株式会社SmartHRは2023年3月2日、「調査結果から見る『人員配置』の現実〜適切な配置を推進する3つのポイントとは？〜」と題したセミナーを開催。人事担当者へ調査した結果をもとに「人員配置」における現状や課題、そして適切な人員配置に向けたポイントについて、新サービス「配置シミュレーション」機能の説明を交えながらご紹介しました。

スピーカー重松裕三

株式会社SmartHR　プロダクトマーケティングマネージャー

慶應義塾大学商学部卒業後、コンシューマー向けプロダクトを開発する企業で、プロダクトマネージャーとして新規事業の立ち上げを複数手掛けつつ、組織内最大チームのマネジメントを担う。2019年、SmartHRに入社し、プロダクトマーケティングマネージャーとしてクラウド人事労務ソフト「SmartHR」の機能開発に貢献。人事情報を活用し組織の力を向上させるサービスの企画開発も担当し、2020年9月に「従業員サーベイ」機能を、2021年10月に「人事評価」機能をリリース。

人員配置における現状の課題

重松：今回は、弊社で実施した人員配置のアンケート結果をもとに、「現状の課題」と「タレントマネジメントのハードル」についてお話しします。そして、タレントマネジメントを効率的に実施するための要素や、適切な人員配置に向けてSmartHRでどのように人事データを活用できるのかご紹介します。

以前、お客さまとお話ししていて、人員配置において以下のような課題があると気づきました。

配置検討に必要な従業員の情報がないため、事実にもとづいた候補者探しや配置判断ができていない
突発的に発生する離職などに対して、場当たり的な配置になっている
人事部以外の関係者への人事情報連携がしづらい
異動における人事業務に手間がかかっている

一方、弊社とHR総研社が共同で実施した「人事異動・配置転換の実施」に関するアンケートの結果によると、70%の企業が「配置は人材育成のため」と回答しました。人事異動・配置転換の最大の目的は、「企業が求める職務能力を備えた人材を育てること」にあるのがわかります。

しかし、配置による成果が出ているかどうかについては、29％の企業が「成果が出ていない」と回答。

成果が出ていないと回答した企業のうち、「戦略的な取組ができていない」割合が59%と最多で、ついで「データにもとづいた客観的な取り組みができていない」「データよりも経験や勘が重視されることがある」がそれぞれ48％でした。この結果から、場当たり的な対応やデータ活用できていない配置を行うと、成果をあげづらいということがわかります。

ところが、「人事異動・配置転換に効果があった」という企業でも、現在の人事異動・配置転換に関する課題をたずねたところ、36%が「戦略的に取り組めていない」、34％が「データにもとづいた客観的な取り組みができていない」「データより経験や勘が重視されることがある」と回答。より成果を出すためにはデータにもとづく判断が重要であるものの、現状では不十分だと考えている企業が多いということです。

また、人材マネジメントにおける経営や人事の課題についてアンケートを行なったところ、「次世代リーダーの選抜・育成や戦略的な人材育成」を課題と感じている企業が最も多い結果になりました。

6番目に多かった「適材適所の推進」も配置と同義ですが、大企業において3番目の課題となっており、配置の課題は各社で大きいことがわかります。このように、人材マネジメントの中でも配置の課題は非常に大きいのです。

配置の課題として「データにもとづいた戦略的な取組ができていない」と回答する企業が多いことから、配置、ひいてはタレントマネジメント全体において、データを一元化し活用できる状態にしていくことが重要だと言えます。

タレントマネジメント活用のハードル

実際に人材マネジメントやタレントマネジメントを実行するにあたっては、いくつかのハードルがあります。

三菱UFJリサーチの調査によると、人事データ活用を目的に導入されることが多いタレントマネジメントシステムですが、実は全体の2割程度の企業にしか導入されていないそうです。そして、55％の企業はタレントマネジメントシステムに関心があるものの、導入にはいたっていないと回答。

導入していない企業は、以下のようなことがハードルになっているとわかりました。

紙や記憶での管理によるデータ不足
データが一元管理されていないことにより活用できる状態にない
データを使おうと思ってもまずデータを整えなければいけない
システムを使おうにも難しくて使えない

人事データを整備する重要性を理解していても、なかなか実行できないのが実情です。なぜなら、データが部署ごとにバラバラであったり、記載方法が統一されていなかったり、データ自体が収集できていなかったりと、人事データの整備自体が大変な作業だからです。このような課題は多くの企業が抱えていることでしょう。

加えて、人事データを司る人事・労務担当者は、採用活動、研修・教育、評価、制度企画など、業務が多岐にわたっています。法改正への対応、電子申請義務化への対応なども含め、やらなければならないことは山積みです。

仕事の幅だけでなく、紙の印刷、配布、回収、管理などの非効率な業務が多く残っていることも、人事労務担当者を悩ませています。そのため、タレントマネジメントの推進など、新たな業務になかなか着手しづらい状況が続いているのです。

さらに別の調査では、タレントマネジメントを推進している方の約半数が自社の推進結果に「満足していない」という結果になっています。

要因の1位は「人手が足りず、追加の人員も得られていない」、2位は「タレントマネジメント施策の実行に必要なデータを十分に収集できていない」、3位は「既存業務に圧迫され、十分な時間が確保できない」となっており、リソース不足とデータ収集・整備における問題が垣間見えます。

その一方で、労務システムもあわせて導入している場合、タレントマネジメントシステムのみを導入しているケースに比べて満足度が約1.4倍高くなっているという結果もあります。つまり、定常業務の効率化を行わずにタレントマネジメントをはじめても、業務がうまく回らない可能性があるということです。

配置は人材育成を目的に実施されていること、そして配置で成果を出すためには戦略的な取り組みとデータ活用が不可欠であること、そこには人事の業務効率化と活用できる形でのデータ蓄積が重要であることがわかりました。この3点が、配置とタレントマネジメントを成功させる重要なカギとなっているのです。

SmartHRを利用した人事データ活用

重松：ここからは、SmartHRを利用することでタレントマネジメントの課題をどう解決できるか紹介していきます。SmartHRは、必要なデータが自然と集まる仕組みによって「人事データをいつでも活用できる」状態をつくりだせる点が特徴です。

従業員が労務手続きを行ったり、キャリア希望アンケートへの回答などタレントマネジメントに関する情報を入力することで、SmartHRに労務データと人事データが一元管理されていきます。

これにより、いざ人事データを活用しようと思ったときに、SmartHRを見ればいつでも活用可能なデータが蓄積されている、という状態をつくることができます。SmartHRが目指すのは、施策の際にデータ収集・整理からはじめなくてもいい世界観です。

たとえば、入社手続きや給与明細の配布などの労務業務をSmartHRで効率化していると、従業員の生年月日や入社年月日、毎月の勤怠情報などが自然とSmartHRに蓄積されます。従業員サーベイや人事評価機能を利用すれば、従業員のキャリア希望や人事評価結果などもSmartHRに集約できます。

さらに、申請機能を利用して身上変更や住所変更などをSmartHRで回収することで、人事データの更新も行うことができ、SmartHR上で最新のデータを保持し続けられるのです。

集めたデータは、人事評価や分析レポート、従業員サーベイの分析などに活用できます。

人事評価は、従業員のデータを見ながら効果的な評価業務が可能です。分析レポート機能では、SmartHRに蓄積されたデータから従業員数の推移や男女比、年齢構成など組織の定量情報を可視化したり、離職率分析を実施したりできます。

従業員サーベイ機能は、従業員にアンケートを取ることができ、回答結果はSmartHRのデータと掛け合わせて分析できるというものです。そして、新サービスである配置シミュレーション機能では、SmartHRに蓄積された評価結果やキャリア希望、現住所などの労務データを確認しながら適切な配置を検討できるようになっています。

配置シミュレーション機能の解説

重松：ここからは、2023年2月14日にリリースした配置シミュレーション機能について詳しく紹介していきます。配置シミュレーションは、配置に関する一連の業務を効率化するプロダクトです。SmartHRに登録されている情報を見ながら従業員の顔写真を動かしてシミュレーションを実施でき、異動前後の部署の統計データも確認できます。

SmartHRに蓄積された最新の人事データを活用して配置を検討し、確定した組織情報をSmartHRのデータベースに反映可能です。SmartHRの文書配付機能を活用することで、異動辞令の交付もできます。

また、未来の適用日を設定してシミュレーションの結果を出力できるので、未来の組織を従業員データベースに取り込んでおいて予約もできます。SmartHRの組織図機能と連携して使うと、未来の部署・従業員情報から組織図を作成し、指定した日時に自動で共有できるため、大幅な業務効率化が見込めます。

デモ①プロジェクトの新規作成、表示

ここからは、配置シミュレーションの実際の画面を見ながら使い方を解説していきます。シミュレーションの大まかな流れは以下のとおりです。

配置プロジェクトを新規作成する
プロジェクト内に表示される従業員の配置や部署を変更する
日付を指定してCSVファイルに書き出す
CSVファイルをSmartHRに取り込み、データベースに反映させる

まずは配置プロジェクトの名前と説明を入力します。

今回はすでにつくってあるプロジェクトを見ていきましょう。

プロジェクトに入ると、SmartHRに登録されている部署情報とそこに紐づく従業員情報が一覧で表示されます。

顔写真付きでメンバーが表示されるので、誰がどの部署に所属しているのかひと目で確認できます。メンバーの顔写真をクリックすることで、右側にSmartHRに登録された情報を表示し、所属部署、個人情報、在籍情報、家族情報などが閲覧可能です。

右側の表示情報は自由に選択できます。「プロジェクト操作→表示する従業員項目を編集」と進み、右側の表示項目を選択してください。

たとえば資格情報にチェックを入れて更新すると、右側の欄に資格情報が表示されます。

SmartHRに登録されている情報であれば何でも登録できるので、異動を検討する際に必要な情報をすべて表示させてください。

デモ②メンバーの異動検討

メンバーの顔写真をドラッグ＆ドロップすることで、異動を検討できます。

異動させると、右側の部署情報も自動的に変更されます。

変更が行われたメンバーの顔写真にはオレンジ色の枠がつき、変更箇所がわかる仕様となっています。また、兼務情報も追加可能です。異動先の部署の「従業員を追加→一覧から探して追加」をクリックし、該当する従業員を検索して追加すると、2つの部署に在籍させることができます。

兼務情報が入ったメンバーの顔写真には、「兼」という文字が表示され、兼務していることがわかるようになっています。この例の場合、営業部が主務、広告宣伝部は兼務という情報が付加されました。

休職者の場合は「休」という字がアイコン上に表示されます。

デモ③部署の新設

部署を新設したい場合は、「部署操作→部署を新設」と進んで新しい部署を作成してください。

たとえば「営業一課」を営業部の下に新しく作る場合、上位部署として「営業部」を選択すると、営業部の直下に営業一課を作る操作ができます。

このように、営業部の下に営業一課が作成されました。営業一課も新しく作成されたものなので、オレンジの枠線がつきます。

兼務を外す場合は、外したい部署からメンバーの顔写真をドラッグ＆ドロップでゴミ箱アイコンに入れてください。自動的に兼務情報も消えます。

デモ④検討結果のCSV出力

このように異動を検討していき、最終的に決まった組織をCSVで書き出せます。CSVで書き出すと、SmartHR基本機能の追加・更新用ファイルとして出力でき、従業員データベースに取り込むことが可能です。

適用日を指定した形で出力できるので、未来の組織を従業員データベースに取り込んで予約することもできます。

未来の日付で出力したCSVファイルをSmartHRの従業員データベースに「予約」という形で登録すると、SmartHRの組織図機能にも反映され、指定した日付で自動的に共有可能です。配置シミュレーション機能とあわせて組織図機能も利用することで、業務を大幅に効率化できます。

質疑応答

Q：配置シミュレーションの自動反映機能と辞令交付機能のリリース時期

ーーーここからは質疑応答に移らせていただきます。まず1つ目の質問です。配置シミュレーションへの自動反映機能と、辞令交付まで自動化できる機能のリリース時期を教えてください。

重松：明確な時期をお答えできないのですが、自動反映機能は非常に重要だと考えているため、優先して開発を進めたいと考えています。現時点では、CSVへの出力と取り込みをスムーズに行えるようになっていますので、そちらでご利用いただければと思っています。

Q：本人の異動希望やスキルから自動で配置可能？

ーーー本人の異動希望を優先して配属案を自動作成するなど、データやスキル情報から自動で配置案・配属案を作成できるのでしょうか？

重松：リリースは少し先になると思いますが、そのような機能も検討していきたいと考えています。現時点では、マネジメント層や人事・経営層がメンバーの顔を見ながら1人ずつ情報を見て考えていただく仕様です。

Q：CSVの出力イメージ

ーーー具体的なCSV出力イメージを教えてください。

重松：SmartHRに取り込む際には社員番号が必要になりますので、CSVには変更があった方の社員番号とどの部署に変更になるのかという部署コードがあわせて出力されます。それをSmartHRの従業員データベースにアップロードしてください。適用日も同時にCSV出力可能です。

Q：機能によって利用者を変更できるか？

ーーー労務、給与支払いなどは総務が担当しており、配置や評価はマネジメント層が行っている場合、機能ごとに利用者を変えられますか？

重松：基本的には可能です。たとえば評価であれば、最初に評価シートを設定したり評価のワークフローを組んだりする必要があるので、その後のワークフローにマネジメント層、一次評価者、ニ次評価者を入れていただければ、その方々が評価できるワークフローになります。

配置の機能においては、SmartHR本体の権限と別に「配置シミュレーションの管理者」という権限があるので、その権限を付与すればマネジメント層の方が配置シミュレーションを利用できます。ただし、現時点では配置シミュレーションの権限を付与すると、全従業員の情報が見えてしまうため、情報のマスク機能は最優先で開発しているところです。

Q：SmartHRで健康診断の管理は可能？

ーーー社員の健康管理として、健康診断の管理はできるのでしょうか？

重松：健康診断の結果の管理は今のところできません。現在、SmartHRは何社かの健康診断系サービスと連携しています。そのいずれかをご利用いただくことで連携は可能です。ただし、健康状態を把握した形での人員配置まではカバーできていないため、センシティブな情報の扱いも含めて今後検討していきたいと思っています。

Q：異動前後での人件費を確認できるか？

ーーー人事異動前後での部署の人件費金額は確認できますか？

重松：SmartHRにはさまざまな人事情報を登録していただけるため、カスタム項目で「人件費」を作って入力すれば、それを配置シミュレーション上で表示し、部署ごとの統計情報として見ることができます。異動前後の統計データの比較は、今後できるようにしていきたいと考えています。部署の統計情報の表示は早ければ3月中を予定しています。

※統計情報の表示機能は2023年3月にリリースしております。