役員との評価会議もスムーズ。紙中心の労務業務・人事評価から脱却し、人事情報の活用を進める

近年、グループ会社全体の人事労務業務のDXや効率化を見据え、SmartHRを活用いただく事例が増えています。

2024年4月にはセンコーグループさまを対象とした勉強会を実施。当日はセンコーグループのシェアードサービス会社であるセンコービジネスサポート株式会社の津田様が登壇し、同社のSmartHRによる労務業務の効率化や人事情報の活用を紹介いただきました。

本記事では、センコービジネスサポートにおける事例講演や勉強会の様子、グループ会社でのSmartHR活用についてご紹介します。

パート社員の契約更新には数百枚の書類に捺印。紙ベースの煩雑な労務業務

1. 労務手続き、ペーパー業務が煩雑

導入前、労務にかかわる申請手続きは紙が中心。従業員には紙の書類を提出してもらい、受け取った情報をシステムに随時入力する作業が必要でした。システムへ入力する際の転記ミスも頻発しており、ミスを防ぐためのチェック工数もかさんでいました。

また、提出された膨大な書類を保管する場所を確保・整備するのもひと苦労。さらに提出された書類には、代表取締役印などを押す必要があるため捺印作業も工数がかさみます。

とくに3月のパート社員の契約更新時は400枚近くの紙書類を出力。すべてに捺印する作業が発生していました。

2. 担当者の業務の進捗具合がわかりにくい

労務担当者の業務が可視化されておらず、進捗がわからない状態も課題でした。たとえば入社手続きにおいて社会保険の手続きまで終わっているかを知りたい場合、都度担当者に聞かなければいけませんでした。担当者が不在だと進捗がわからず、業務が滞ってしまうケースもありました。

3. 人事評価の表計算ソフトでの運用

約500名分の表計算ソフトによる人事評価も大変でした。評価時には一人ひとりのシートに評価を入力してもらい、それらの情報を集約・分析していました。各シートの情報の集約・分析作業も手間がかかります。

また、表計算ソフトの情報は従業員情報と紐づいていません。「この人の過去の人事評価を調べたい」となった場合、該当するファイルを探す必要があったんです。

さらに、人事評価のファイルは従業員の所属する部署単位で管理していたため、部署間でファイルの受け渡しなどの工数も発生していました。たとえばAさんが異動した後に、異動先の上司がAさんの過去の評価を調べるには、前の部署に問い合わせてファイルを共有してもらう必要がありました。

4. 従業員情報を活用できていない

評価に限らず、人事情報を活かしきれていないもどかしさもありました。履歴書には、保有資格や過去の経験など、異動や配置の意思決定に活かせそうな情報が載っています。ですが、異動の検討時などの従業員の情報を参照する仕組みがなく、活かしきれていませんでした。

印刷やはんこ、郵送の手間を削減。
ペーパーレス化による業務効率化

1. 転居や婚姻などの届出申請

これまで、届出申請の申請書類にはA3用紙に転居や結婚・離婚、口座情報変更など、大量の項目が掲載されていました。

従業員は必要な項目を選んで記入・提出し、担当者がその情報をシステムに入力する仕組み。申請に伴う証明も印刷して提出が必要ですから、1人あたり4枚程度の紙の提出が必要でした。

導入後は、SmartHRから申請内容を選択して、表示されたフォームに情報を入力するだけ。証明書類の提出も、スマートフォンなどで写真を撮影してアップロードすれば完了します。業務用のメールアドレスをもっていないパート従業員の方も、個人のメールアドレスでSmartHRに登録、アプリを利用すればスマートフォンから申請できます。

結果、以前に比べて届出についての問い合わせや入力漏れが減少。手書きの文字が読み取りづらいなどの問題も発生しません。もちろん紙書類への捺印作業なども不要になりました。

2. 入社手続きのペーパーレス化

続いて入社手続きの業務効率化です。以前は入社する方に大量の書類を送付し、情報を入力してもらっていました。

導入後はSmartHRのアカウント作成メールを従業員に送付し、情報を登録してもらうだけ。煩雑な届出申請もフォームに沿って情報を入力するだけなので、問い合わせの頻度やサポートの工数も減りました。

また、これまでは入社日に紙の書類をもってきてもらうため、不備があった場合は再度郵送などが必要でした。ですが、今は事前に登録いただいた情報をチェックし、SmartHR上で修正を依頼できるため、焦らず対応できています。

届出の申請や入社手続きの効率化について、従業員や総務担当からは以下の声があります。

従業員からの声

• 申請を送る時、どの項目に記入すればよいかわかりやすい
• 各種証明書を自宅で印刷していたが、写真を撮るだけで完了なので、空いた時間で申請しやすい
• 自分が会社に申請している情報が古くないかログインしてチェックできるので、手続き漏れがないか確認できて安心

管理担当者からの声

• 申請書の記入漏れがなくなった
• 届出申請システムへの登録がコピーペーストで完結できるので入力ミスが減った
• 他拠点の事業所からの郵送コストが削減できた
  

3. 入社・退職フローのみえる化と属人化の解消

役員との評価会議時の情報共有も簡単。進む人事情報の活用

1. 人事評価を表計算ソフトからSmartHRへ

今回、人事評価をSmartHRでの運用に切り替えました。SmartHRの人事評価機能では、各従業員の過去評価の履歴も簡単に確認できますし、点数や評価順での並び替えもスムーズ。以前は表計算ソフトで労力をかけて実施していた集計や分析がボタン1つで完結します。

また、弊社では評価が終わった後に役員で評価会議を開催します。その際にもSmartHRの画面を共有し、顔写真を見ながら「この人の評価ね」と確認しながら話せるため、役員からもしっかり評価ができると好評です。

2. SmartHRに登録した情報の活用

従業員情報をSmartHRに集約した結果、顔写真付きの組織図を自動で作成できるようになりました。

以前は表計算ソフトでテキストベースで作成していたので、組織図を見ながら議論する際「A部署のaさん」と言っても顔がピンとこない場面もあったんです。今では一人ひとりの従業員情報を顔写真とともに参照しながら、議論や意思決定の場で活用できています。

今は採用時の試験結果や履歴書など紙媒体の情報も従業員情報に紐づけている最中で、今後は人事異動などにも活用を検討中しています。

2023年9月にSmartHRを導入してから約半年間で、これまでお話しした効果を得られています。SmartHR導入後、以下の効果も生まれました。

• 人事・労務に係る年間管理工数として約1名の人員減につながった
• 人事や労務の業務フローの統一、ミスの削減
• ペーパーレスによるコスト削減および保管管理業務の削減
• 採用時情報や人事考課履歴などを1つのデータベースで管理できる

現在は契約書や労働条件通知書といった社会保険の申請手続きをSmartHRで完結できるよう準備中です。ペーパーレス化や工数の削減、データの入力ミスなどの解消につなげたいです。

また、業務改善によって労務担当者からは「この書類もペーパーレス化できるのでは」といった声も上がっており、社内の効率化への意識向上を感じています。

今後も従業員満足度を高めるために、広い視野をもって業務効率化に取り組んでいきたいです。

事例講演後のセンコーグループ様向け勉強会の様子

当日は事例講演の後、参加されたセンコーグループの皆様向けにSmartHRのデモ実演を実施しました。

デモ後は個人ブースでもより詳しく機能などをご紹介しました。日ごろの業務のお悩みや改善に向けた取り組みなどご相談いただく場になりました。

グループ全体の業務効率化、人事データ活用をSmartHRが支援

近年、人事・労務業務を担うシェアードサービス会社の業務効率化を皮切りに、グループ会社全体でSmartHRを活用いただく事例が増えています。

SmartHRでは、個社ごとにマルチログイン（1つのメールアドレスで複数の企業アカウントにアクセスする）が可能なため、シェアードサービス会社もスムーズに関係会社のアカウントを運用できます。個社ごとの権限設定や独自運用も柔軟に対応可能です。

たとえば富士フイルムビジネスイノベーション株式会社と関係会社5社では、2022年9月よりSmartHRを導入。人事・労務業務のうち実務オペレーション業務を担う富士フイルムビジネスエキスパート株式会社はもちろん、関係会社の申請・手続きの効率化、DXを推進しています。

また、グループ各社のフロント部分をSmartHRに統一することで、グループ全体の労務手続きの運用を標準化。さらに各グループ会社の人材情報がSmartHRに集約されるため、グループ横断での人的資本開示に向けた土台も構築できます。

以下の記事ではグループ会社での導入事例を紹介しています。興味のある方は、ぜひご覧ください。

ペーパーレス化でグループ会社7社の労務管理を効率化。従業員データベースを活用する土台づくりが進行中

https://smarthr.jp/case/shukengroup