従業員が「働きたい」と思う環境作りの3ステップ ～飲食業における人事・労務DX事例～ セミナーレポート

大谷

SmartHRの大谷と申します。セールスグループのマネージャーとして、これまで数十名から数千名のお客さまにサービスをご提供してまいりました。

今回はその中で得た多数の事例の中から、飲食業における人事・労務DX事例としていくつかご紹介します。何か会社をよりよくするためのきっかけになればと思います。

まずは弊社のサービス、人事・労務クラウドソフトのSmartHRについてご紹介させてください。おかげさまで、労務管理クラウドという分野で3年連続シェアナンバーワン、登録社数50,000社（※）以上となりました。99%以上のお客さまが継続してご利用してくださっています。

飲食・食品メーカーにおけるSmartHRの導入企業も多く、数十名規模のお客さまから大企業のお客さままで幅広くご利用いただいています。

大谷

SmartHRは、データが「集まり・蓄まって・活用できる」ところに特徴があります。

飲食業界では入退社手続きやマイナンバーの回収、年末調整など、従業員から情報を集めるのに苦労することが多いですよね。SmartHRではPCやスマートフォンを利用してクラウド上で情報を収集し、データで活用できるようになっています。

たとえば入社手続きでは書類を各店舗から回収する必要があり非常に大変です。このような煩雑な手続きをSmartHR上で実施することで、人事データが簡単に「集まる」ようになります。様々な手続きを通してデータが「蓄まる」ことで、さらに「活用できる」ようになります。

大谷

では、ここからは飲食業界についてお話ししたいと思います。昨年から新型コロナウイルスの流行により、飲食業界の皆さんの働き方は激変しているのではないでしょうか。

主要43業種の2020年の業績変動を示したデータによると、多くの業界に影響を与えたのはやはり新型コロナウイルスの流行です。良い影響があった業界もありますが、飲食店は悪影響があった業界としてワースト3に入っています。

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一方で、ポジティブなニュースも出てきています。2021年の調査では、パートやアルバイトなどの従業員が不足している業種として飲食店がトップになっています。

大谷

ちなみに、2019年では飲食店がトップで、2020年のデータでは飲食店はトップではありませんでした。2020年はコロナの影響を受けていたが、少しずつ需要が戻ってきたといえるのではないでしょうか。

内閣府の景気ウォッチャー調査でも、「景気は、新型コロナウイルス感染症の影響による厳しさは残るものの、持ち直している。先行きについては、感染症の動向を懸念しつつも、ワクチン接種の進展等によって持ち直しが続くとみている。」とまとめられています。

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アメリカでは50%以上の人が2回接種を終えた頃から、店舗や施設に人が戻り始めているとのことです。実際、空港利用者が増え、レストランの予約状況も回復してきているというデータもあります。

現在、デルタ株の流行により「安全になってきた」とはまだまだ言えませんが、飲食店に人が戻ってくる日常を見据えて計画を立てる必要があるかもしれません。

大谷

これから先、飲食店に人が戻ってくることを考えると、採用における競争の激化が進むでしょう。実際、総務省統計局の労働力調査によると、就業者数では2020年の落ち込みから徐々に回復してきていることがわかります。

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これからの状況を踏まえると、今後、雇用の需要が回復し、人手不足がさらに進むのではないかと考えています。採用の競争激化に対する対策として重要なのは、従業員が「働きたい」と思う環境づくりと、その環境を継続させる仕組みづくりです。

大谷

では、従業員が働きたいと思う環境づくりのために、何をしたらいいのでしょうか。大事なのは「水漏れ」を防ぎ続ける取り組みなのではないかと考えます。

どんどん採用しても、次々に辞められてしまうと、教育コストも採用コストも増加します。すぐに辞められないよう、採用から受け入れ、教育までをきちんと進めるとともに、魅力的な会社をつくるのがポイントです。

しかし実際は、うまく人材確保ができず、店長や従業員に負荷が集中し、離職率が高まるというネガティブなサイクルに陥ってしまいがちです。

人手不足への対策として、「人材育成のための投資」「労働条件の改善」「職場環境の改善」「テクノロジー活用による業務プロセス改善」……というようなことがよくいわれます。ですが、なかなか簡単にできることではありませんよね。

さらに、飲食業界は多店舗展開によって入退社数も非常に多く、業務も煩雑化しがちです。店長が本業に専念できるよう、人事・労務業務のDXを後回しにすることも多いでしょう。

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そのため、このネガティブサイクルを断ち切るのは大変です。人材確保のために必要な取り組みをしたくとも、人事・労務業務は想像以上に複雑で業務量が多く、やるべきことの幅も広いのです。

定型業務だけでも様々な手続きがありますし、法改正があれば就業規則や勤怠管理の見直しもしなければなりません。福利厚生制度や人事評価制度なども定期的な見直しが必要です。

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店舗展開をされている会社であれば、このような入社手続きに関する作業や管理に店長も忙殺されているのではないでしょうか。afterコロナを見据えてまず取り組むべきなのは、このような紙の業務を減らして従業員に向き合う仕組みづくりのための時間を創出することです。

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アクトダイニング株式会社様の事例です。スペインバルなどを経営されているのですが、SmartHRを導入後、月80時間の人事・労務工数を削減し、担当者が飲食店業務に専念できるようになったとのことです。企業規模拡大により入退社手続きなどの人事・労務業務の効率化が必要になり、導入されました。

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効率化について特にお伝えしたい機能が2つあります。1つ目は従業員が自ら情報を入力してくれるという仕組みです。手書きでの対応では、書く作業、チェックする作業、紙を回収する作業、ファイルして保管する作業が必要です。場合によっては、入力された手書きの内容を手入力でデータ化することもあるでしょう。

SmartHRでは、従業員が自ら正しい情報を入力することで、即クラウド上に保存され、管理者がすぐに閲覧できるようになります。

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2つ目は、有期雇用の従業員における契約更新業務です。オンライン上で雇用契約が締結できるだけでなく、契約期限を確認し、契約更新も簡単に進められます。従業員側はPCとスマートフォンで契約更新内容を確認できます。

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つぎに、ユナイテッド&コレクティブ株式会社様の事例です。主に居酒屋を経営しており、店舗の増加に対して労務業務の効率化が必要となり導入いただきました。

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ピックアップしたいのは多言語化対応の機能で、英語、中国語、ベトナム語、韓国語に対応しています。飲食業界では外国籍の方も多く、よくご利用いただいていますね。

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つぎに、株式会社オールハーツ・カンパニー様の事例です。ANTIQUEというパン屋さんなどを展開されており、年間約400万円のコスト削減をSmartHRで実現しています。まさに「顧客に向き合う環境」を作られているお客さまです。

入退社数が多いため、まずは入退社手続きや雇用契約手続きを効率化されました。店長からも好評だったとのことです。

大谷

最後に、集めたデータを活用している事例をご紹介します。DEAN & DELUCAなどの店舗を展開している株式会社ウェルカム様です。入退社手続きや雇用契約のやりとりを効率化するだけでなく、SmartHRに蓄積されたデータから定着率を算出し、離職の傾向分析等にも活用の幅を広げています。

大谷

ここでお伝えしたいのは、入社から定着までの一連の流れの中でデータ活用を進められていることです。SmartHR上で実施したあらゆる手続きによって従業員データが更新され、アルバイトの定着状況や勤続年数も確認できるようになります。

たとえば、大学生のアルバイトの方は一定のタイミングで卒業とともに退職します。同じアルバイトの方でも、卒業によって退職するのか、別の理由があるのかで離職に対する対応は大きく異なります。前もって退職を予測し、採用活動を前倒しするなど、経営における意思決定のヒントとしても活用できます。

SmartHRは労務業務の効率化だけでなく、その後の活用や分析までご利用いただけるようになっています。

大谷

最後に、本セッションのまとめとしてお話しいたします。就業者の合計は、昨年と比較して増加傾向にあります。今後、採用における競争がさらに激化すると予測されるため、働き手の確保、働きたいと思う環境、その環境を継続させる仕組みが重要になります。

それらの取り組みをいきなり実行しようと思っても、目の前の業務がある中でさらに取り組みを進めていくのは大変です。まずは人事・労務業務を効率化し、時間を確保するところから始めていただけたらと思います。

SmartHRでは業務効率化を進めるだけでなく、蓄積されたデータを活用し、働く環境改善の支援も可能です。ぜひ、これからの取組みのヒントにしていただけたら幸いです。ありがとうございました。