先進事例に学ぶ／ペーパーレスから始める自動車販売店の人事DX【セミナーレポート】

西條

ホンダカーズ中央佐賀さまにおけるSmartHR導入以前に抱えられていた課題について教えてください。

古田さん

従業員情報をはじめとした人事情報を一元管理するツールがないため、基本的には表計算ソフトでの管理をしていました。

また、個人情報などは契約している外部の社労士が使っているシステム上で管理をしていただいていたので、情報を抽出する際には、余計な手間がかかっている状態でした。このように従業員に紐づく情報の管理場所が複数ある状態だったので、情報の更新や抽出が煩雑になりがちでした。

あとは、紙を使った手続きが多い状態だったので、業務効率化をしたいと考えていました。

西條

続いて日産サティオ岡山さまが抱えられていた課題について教えてください。

松田さん

社内でもペーパーレス化が進んでいましたが、人事・労務管理については勤怠も含めて紙を使った手続きが多く残っており、ペーパーレス化をしたいと考えていました。

とくにペーパーレス化によって情報漏洩リスクの軽減と、法令上のコンプライアンスの意識を高めることを期待していました。

西條

続いてSmartHRを検討されたきっかけについて教えてください。

古田さん

弊社のSDGsの取り組みのなかで「ペーパーレス」も重要な項目として挙げられていました。

その達成に有効なシステムの候補のひとつにSmartHRがありました。SmartHRならペーパーレスだけでなく、課題だった情報の一元化ができると感じました。

SmartHRの担当者の方が親身になって、弊社の抱える課題への具体的なアプローチを一緒に考えてくださったこともあり、最終的にSmartHRさんに決めました。

システムを比較した際に注意した点は既存のシステムとの連動性です。個人情報は社労士のシステムで管理、税理関係は税理士が利用しているシステムなど、複数のシステムとの連携できるかどうかは大事なポイントでした。

また、すでに導入しているアプリで、給与対応や社内のエンゲージメントアンケートを実施していたため、システムを導入することで、これらも集約したいと考えていました。集約化が進めば従業員にとっても、どこで何をすべきかわからなくなる状況を防げます。

すべてをひとつに集約するのはむずかしかったですが、想定した程度にはSmartHRに集約できるのも導入したポイントになります。

西條

日産サティオ岡山さまはどのようなきっかけでシステムをご検討されましたか？

松田さん

弊社は2014年の岡山日産株式会社との経営統合によって組織が拡大するなかで、それぞれの業務効率化に積極的に取り組んできました。さらに、4年ほど前に本部がフリーアドレス化、ペーパーレスを推進しているタイミングで、大手取引先さまよりSmartHRを紹介されたことがきっかけです。

その後デモンストレーションを見せていただいたき、組織図が非常にわかりやすい仕様で驚いた印象があります。チャットサポートやサポートコンテンツも充実していることも導入の後押しになりました。

西條：

次のテーマは社内で上申する際に気を付けられたポイントについてです。全国のほかの販売店のご担当の方も気になっている部分だと思います。それでは、ホンダカーズ中央佐賀さまからお伺いします。

古田さん

まず1つ目は、費用対効果です。費用は、正直なところ旧体制よりも金額は高くなりました。しかし、SmartHRの導入により複数アプリでの運用が一つに集約される効果を示すことが大切でした。単純に新しいシステムを入れるという提案ではなく、SmartHRの導入により達成できること、不要になること、どの程度、どの分野の効率化につながるかを伝えました。

2つ目は、活用イメージです。デモ環境を活用し、具体的にどのように業務改善イメージや、業務フローのイメージを共有できたのは大きかったです。

西條

ありがとうございます。活用イメージについては、ご決裁をされる方々にも画面を見ていただいたと思うのですが、どのような反応がありましたか？

古田さん

今まで組織図や従業員情報がしっかりとまとめられていなかったので、全従業員155名の男女比率がグラフが出せたり、店舗ごとの平均年齢を表示したり、グラフと数字とでさまざまな角度で分析できると知ってもらい、ポジティブな反応が得られました。

西條

続いて、SmartHRを浸透させるために工夫された点についてお伺いします。

古田さん

弊社は佐賀県・福岡県内に11事業所がありますが、まずは本社のみの小規模デモンストレーションから進め、徐々に追加で2事業所に展開していき、段階的に社内に浸透させていきました。

なかにはシステム操作が苦手な従業員もいますので、店舗に行ったときに一緒に操作を確認することを心がけました。全社で一気に切り替えるよりも、段階的に浸透させる方法が弊社にとっては正解でした。

西條

日産サティオ岡山さまにおいてはいかがでしょうか？

松田さん

全社大会という、全員が集まる会議でSmartHRへの移行に関する案内を配布して、SmartHRの紹介と具体的な変更点を告知したあと、一気に招待していく流れになりました。

とくにシステムの操作などに慣れていない人にとっても、わかりやすくかつ移行メリットを感じてもらえるようなコミュニケーションを心がけました。今後も言葉だけでなく、具体的な使い方についても視覚的にもわかりやすい形で浸透させていきたいです。

西條

続いて導入の前後で感じられた変化についてお伺いします。ホンダカーズ中央佐賀さま、この点いかがでしょうか？

古田さん

管理側としては情報の一元管理体制が整った点が大きいです。しかし、まだ従業員自身がそのリットを感じるまでにはいたっていない印象です。しかし、これまで紙や複数のアプリで対応していたものが、SmartHR上で完結できる体制が整いつつありますので、これからの反応が楽しみです。

西條

活用機能も徐々に増えてきている印象です。

古田さん

そうですね。年末調整からスタートして、現在では給与明細や入社手続きもSmartHRに移行できました。今後どのように活用を広げていこうか考えております。

西條

ありがとうございます。続いて、日産サティオ岡山、松田さんにお伺いします。抽象度の高い質問で恐縮ですが経営する立場として、SmartHRを利用して会社をどのようによくされたいか、お聞かせいただけますでしょうか。

松田さん

弊社はグループ会社を含めると従業員が600名ほど在籍していますが、ゆくゆくはSmartHRを使った従業員情報の共有や勤怠管理を連携していきたいと考えています。また、社内に残っている紙での業務のさらなるペーパーレスを進めて業務効率化を測っていきたいです。

西條

ありがとうございます。では、最後のご質問になります。SmartHRによってできた時間を利用して、今後取り組みたいと思っていることや管理部門として目指したい姿をお伺いします。それでは、古田さんからお願いします。

古田さん：

次に取り組みたいのが評価制度です。SmartHRを活用して、従業員一人ひとりのステップアップ状況が本人と会社で共有され、全体で状況を見える化できる体制を作っていきたいです。

従業員とって働きがいのある会社、オンでは効率よく質の高いパーフォーマンスを発揮し、オフはしっかりと休めるような、オンオフのメリハリがしっかりした会社にしていきたいと思っています。

西條：

ありがとうございます。続いて松田さんにもお伺いしたいと思います。

松田さん

弊社も複数店舗を展開しているため、人事・労務については情報を見える化して、共有を積極的に進めていきたいです。弊社社長は「従業員にはプライベートを充実させ、イキイキと仕事をしていただきたい」と考えています。そのための環境づくりに貢献したいと思います。

西條

SmartHRで業務効率化を進め、さらに従業員の皆さまが気持ちよく働くための環境づくりに取り組まれるイメージですね。ありがとうございます。

本日は両社の人事システムを活用することでもたらされる業務効率化・生産性向上というテーマで、貴重なお話がたくさんお聞きできたと思います。

それでは、今回のセミナーは以上で終了させていただきたいと思います。ありがとうございました。