約25%のコスト削減！ブックオフによる労務手続きの効率化と運用の全貌

今西

はじめに、導入から今までどのような機能を活用してきたかを簡単に伺えますか？

加藤さん

年末調整の電子化にはじまり、以下の順に活用を広げてきました。

今西

SmartHRを導入しようと考えた背景を教えてください。

小森谷さん

端的に言うと「年末調整が辛かった」に尽きますね。導入前は1万名以上の年末調整業務を社員5名、パートスタッフ1名、派遣社員1名の合計10名ほどで対応していました。それでも時間が足りず、夕方まで通常業務に取り組んだ後、残業するのが当たり前だったんです。

今西

さまざまなツールがあるなかで、SmartHRを選んだ決め手を教えてください。

小森谷さん

決め手になったのは機能の拡張性です。比較検討したツールには年末調整に特化したものが多い一方、SmartHRは年末調整以外のシーンでも活用できる機能が豊富にありました。今後、幅広い業務において効率化が期待できそうだと考えました。

また、弊社は業務PCを持っていないスタッフも多いため、社員個人のスマートフォンでも申請できるのは大きな魅力でした。あとは従業員に配布する源泉徴収票のウェブ化に対応しているかも必須項目でした。

今西

実際にSmartHRで年末調整を実施して、どのような変化がありましたか？

小森谷さん

最大の変化はアルバイト・パートスタッフが直接、年末調整を申請できるようになったことです。店長や部門長が書類の配布・回収をする必要がなくなり、業務負担が大幅に減りました。とくに年末調整の時期は年末商戦に向けた準備が忙しいタイミング。負担の削減によるインパクトは大きかったです。

今西

1万人を超える従業員の方に、新しいシステムを浸透させるのは容易ではないと思います。意識した点や工夫した点はありますか？

加藤さん

強く意識していたのは「まずは触ってもらうこと」です。触って楽になる実感をもってもらいたいと考えました。

そのため、導入を周知する際はログイン用のマニュアルを1枚だけを配布して「まずはログインしてみてください」とお伝えしました。

実際の年末調整の申請が始まる時期に配布したマニュアルも6ページ程度でした。最初はどうしても操作に迷いが生まれる可能性もあると思ったため、できるだけ要点を絞って伝えたいと考えたんです。

結果的に、導入初年度にして申請回収率は約8割でした。操作の迷いやログインに対する戸惑いの声も多少ありましたが、一度目のトライとしてはよい成果が出たのではないかと思います。

今西

「まずは触ってみてください」とスモールスタートで活用を促していかれたのですね。

加藤さん

そうですね。加えて社内浸透のために意識したのは段階的な導入です。

年末調整や入社手続きなど、各種申請にSmartHRを活用し始める際は、まず正社員から使ってもらいました。実際に触ってもらうことで「特定の社用端末だと地下はWi-Fiがつながりづらく手続きができない」といったトラブルが把握でき、かつ影響範囲も小さく済みました。代替機を用意するなど対策の知見が蓄えられたのもよかったです。スモールスタートが功を奏しました。

今西

スムーズな導入を後押しするために、カスタマーサクセスの前野さんが意識した点はありますか？

前野

事前周知の徹底をお願いしたのを覚えています。規模の大きい企業において導入時の周知が不十分だと、従業員の皆さまからの問い合わせが増え、担当者さまの業務負荷が膨れ上がってしまうケースがよくあるためです。

事前周知や案内も段階的に実施いただくことを意識しました。初めてSmartHRで年末調整を実施する際も、まずは正社員の方のみに初回ログインを依頼。挙がった疑問点を解消したうえで、アルバイト・パートスタッフの方々にログインを案内しました。

また、初回ログインを依頼する時期も年末調整の申請時期と合わせました。ログインを終えたらすぐに年末調整を始められる状態をつくりたかったからです。

今西

これまでの活用による具体的な効果や成果があれば、ぜひ教えてください。

加藤さん

年末調整の電子化、そして元々利用していた給与明細のシステムとマイナンバー回収システムをSmartHRに統合した結果、大幅なコスト削減を実現できました。

具体的には年末調整業務にかかっていた人件費、書類の配布・印刷・回収業務の工数、システム統合による管理工数をあわせて、約25%の労務コストを削減できています。

今西

定量的な成果につながったのは嬉しいです。現場の店長やスタッフの方々の反応はいかがですか？

加藤さん

ちょうど本日、SmartHRの導入時期に現場でマネージャーを担当していた田中がいますので、所感を話してもらえたらと思います。

田中さん

導入前は、年末調整の時期になるとアルバイト・パートスタッフの書類の配布や回収、自分自身の申請も苦労してきました。

思い返すと、導入時期にトラブルがあった印象はなく、スムーズに浸透していったと感じます。送付されたメールからSmartHRにアクセスして、ポチポチ押していけば年末調整が完了しました。「素晴らしいものができた」とさえ思わず、気づけば業務が楽になっていた印象があります。

今西

先ほどシステムの統合のお話がありました。導入前後のシステムの使い分けの変化も伺えますか。

加藤さん

導入前、労務手続きに関する申請のやりとりは、勤怠情報以外は手動での各種システムへの転記作業が必要でした。以下が基本的な流れです。

今西

入社手続きやシステム連携など活用の幅を広げる際、社内のステークホルダーとの合意形成が重要になるかと思います。合意をとるうえで意識した点はありますか？

加藤さん

まずは店長や社員との目線合わせを意識しました。ブックオフの主役は、店舗を管理している店長や社員です。店長や社員がしっかりと理解・納得したことは、アルバイト・パートスタッフにも伝わると考えました。

具体的には数値をもとに変革の意義を伝えて、関係者との合意形成を図りました。以前弊社で調査した際、店長の業務時間全体のうち約4割がバックヤード業務に費やされており、労務に費やされているのは4%でした。年間で約9,000時間に相当します。こうした具体的な数値を社内の関係者に積極的に伝え、変わる必要性を訴えていきました。

改革に向けて動き出してからは、各部署の現場に足を運んで協力をお願いしました。年末調整の電子化ひとつとっても、労務室だけでは実現できません。社内システムを構築する部署やマニュアルを作成する部署の担当者から率直な意見をもらい、共に進めてきました。

今西

着実に仲間を増やしながら進めてこられたのですね。最後にこれからの活用の展望を教えてください。

小森谷さん

SmartHRを導入して、アルバイト・パートスタッフや店舗の社員が本社と直接やりとりする土台が整いました。土台のうえにさらなる業務効率化を進め、従業員がお客さまのために使える時間を増やしていきたいです。

人事企画室や労務室をはじめとする人材系部署としては、SmartHRで情報を発信したりストレスのない申請を実現したい。従業員が「この会社で働いていてよかった」と思える環境づくりを目指しています。

ワークとライフの両面から従業員をサポートし、従業員満足度やエンゲージメントを高めていきたいです。