SmartHRで通勤経路検索が可能に！ 機能の特徴と活用例を解説

こんにちは、SmartHRでプロダクトマーケティングマネージャーを務めている西川です。

この度、SmartHRでは新しく「通勤経路検索」機能を提供することになりました！

「通勤経路検索」は、電車・バス・車・バイク・徒歩・自転車等の通勤手段に沿った最適な経路をSmartHRで検索し、申請できるオプション機能です。

この記事では、なぜSmartHRが「通勤経路検索」機能を開発したのか、具体的にどのような利用シーンがあるのかをご案内します！

SmartHR 新オプション「通勤経路検索」を開発した背景

人事労務担当者にとって、従業員から提出される通勤用の経路や、従業員ごとの通勤費が正確な情報であるかどうかを都度確認するのは大変手間がかかる作業です。

通勤経路が最短で適切なルートであるかどうか、経路に伴う通勤費の情報が正確であるかどうかについて、専用のサービスを利用したりしながら確認し、不備がある場合には従業員に差し戻す必要があります。

通勤費の申請には企業によってさまざまな規定があるため、それらも考慮しながら、従業員から提出された情報を確認しなければならず、情報の正確さ、最新性を担保するにはかなりの工数がかかります。

また、SmartHRをすでにご利用中の場合、標準の従業員項目として「通勤手当」をご用意していますが、項目が自由記述式のため、労務担当者は内容の確認に手間がかかる状態となっていました。

「通勤手当」項目は公共交通機関を考慮した設計のため、車で通勤する企業でご利用いただく場合、「通勤手当」とは別にカスタム項目を作成いただいているケースも多く、通勤経路に関する情報の管理について、ご要望をかねてよりいただいておりました。

このように、従来ある通勤経路・通勤費の管理にまつわる課題に加え、すでにSmartHRをご利用いただいているお客さまの課題感を解決し、従業員、人事労務担当者双方の効率化に繋げられればという想いから、今回の「通勤経路検索」機能の開発に至りました。

通勤経路検索機能とは

新しく提供する「通勤経路検索」機能では、従業員が入力する、地名・駅名・経路・通勤費などにおいて、「NAVITIME API」を利用して表示・算出しているため、誤入力の低減や、人事労務担当者のチェック工数の削減による業務の効率化が見込めます。

通勤経路検索機能の利用イメージ

「通勤経路検索機能」は、以下の2つのフローにおいてご利用いただけます。

1.従業員の入社に伴う通勤経路/通勤費情報の登録

• 従業員が入社する際に通勤経路、通勤費情報を入力、申請します。
• 申請された情報を、人事労務担当者が確認し、内容に問題がなければ承認します。
• 入社した従業員の従業員情報に、承認された情報の項目が登録されます。

2.従業員の転居等に伴う経路/通勤費情報の更新

• 登録済みの情報から変更があった場合、従業員から通勤経路、通勤費の変更申請を実施します。
• 申請された情報について、人事労務担当者が内容を確認し、問題がなければ承認します。
• 該当する従業員の従業員情報に、承認された情報が反映されます。

通勤経路検索機能でできること

1.従業員（一般従業員）

• • 通勤手段の選択・通勤経路を申請できます（下図参照）
    • 電車・バス、新幹線、自動車・自動二輪・原動機付自転車、徒歩・自転車、飛行機から選択・設定可能です。
    • 担当者が設定した通勤手段から申請が可能です。

• 通勤費の算出・申請ができます
  •  電車、バス、有料道路の通勤費を算出可能です。
    • 通勤費の算出には「NAVITIME API」を利用しています。

2.管理者（人事労務担当者）

• • 任意の通勤手段を登録できます（下図参照）
    • 提出された経路/通勤費を確認できます
    •  経路に関する申請フォームを設定できます
      • 自社の就業規則に応じた（定期の期間、最短や料金優先など）の設定が可能です。

今後のリリース予定

以下の機能について、追って機能追加を予定しています！（時期は未定です）

• 目的地マスター
  • 管理者側で任意の目的地を登録することで、従業員の入力ミスを防ぐ機能です
• 有料道路における車種、曜日等の対応、割引対応

まとめ

今回は、SmartHRの新オプション機能「通勤経路検索」の開発背景や特徴をご紹介しました。

人事労務のなかでも、通勤費の情報管理はどの企業でも必ず発生する業務であると思われます。SmartHRを情報収集の入り口としてご活用いただく観点で、「通勤経路検索」機能をご活用いただき、さらに業務を効率化いただけると幸いです。