ベテラン労務担当者がペーパーレス年末調整の効果を実感！コンテンツ活用と社内アナウンスのKUFU | 22/10/13編 PARK mini レポート

牛来さん（株式会社ズコーシャ）

導入のきっかけは、妻の働く会社が年末調整のぺーパーレス化サービスを利用しており、興味を持ったことからでした。当社に合うサービスを探していたところ、SmartHRのインターネット広告を見て、検討をスタート。SmartHRカラーが個人的に好みで親近感を覚え、上司を説得して導入しました。

2021年9月に導入し、年末調整が本格化するまで2か月の準備期間があったので、スムーズに準備ができました。

SmartHRを導入して一番大きかったインパクトは、年末調整用紙の発送や差し戻しによる再送が不要になったことです。当社は北海道に拠点が6つあるのですが、北海道という土地柄から、各拠点へ年末調整用紙の送付と返送を行うと、雪による郵送遅延がよく発生していました。SmartHR導入により、気候影響を考慮しなくて良くなったので、かなり便利になりました。

また、従業員から年末調整の提出があると即座に通知が届くため、万が一差し戻しがあった場合でも、すぐに次のアクションを取れます。導入前は、従業員に差し戻して正しい情報を回収するのに郵送が必要だったため、途方に暮れる作業でした。それがオンラインで完結できるようになったことも、業務効率化のインパクトとして大きかったですね。

あわせて、導入前は控除証明書の原本を年末調整用紙の裏にクリップ留めやのり付けをしてもらっていて、何度も用紙を裏返して原本と申告内容をチェックをしていてかなり大変でした。

SmartHRでは、事前に控除証明書の画像データと申告内容をチェックできるので、原本到着を待たずにチェックできました。

控除証明書の原本提出の締め切りは、思い切って翌年の1月に設定し、従業員にはゆっくり提出してくださいとアナウンスしましたね。

牛来さん（株式会社ズコーシャ）

昨年のポイントは、申告書類のチェック、差し戻し対応に時間を多くとったことです。

導入前は、一度の差し戻しで正しい申告内容を漏れなく回収するため、細かく修正内容を指示することに苦労しました。SmartHR導入後は、ピンポイントで修正箇所を指示して何度でも差し戻せるところが良かったです。

昨年は、効率化できた点を比較しようと思い、あえて紙で年末調整をやっていたときと同じスケジュールで実施しました。導入前と比較すると年末調整用紙配布の時間短縮ができた分、申告書類内容チェックや差し戻し対応にもっと時間を割いてもいいと思いました。

当社の特徴かもしれませんが、提出が早い方、遅い方と二極化した印象です。具体的にいうと、数名だけ未提出の人がいる状態でしたね。

真田さん（株式会社SmartHR）

例年、当社では2週間の依頼期間で年末調整を実施しています。私のこれまでの経験の中では、もっとも申告期間が短いですね。そのため、あの手この手を使ってリマインドをしています。

当社では、「Slack」というチャットツールを利用してアナウンスをしています。全社員が参加する「期間限定チャンネル」を作成し、このチャンネル内で申告依頼をアナウンスを実施。申告が終了した方から、そのチャンネルを抜けていいというルールにしています。

未提出の人がこのチャンネルに残っていますので、定期的にリマインドを送ります。締切直前は、それこそ5％くらいの方しか残っていないため、あらためて個人宛にアナウンスをしています。

それでも提出がない場合は、上長もメンション先に追加して、粘り強く申告依頼をしていますね。最終的に誰が申告をしていないのか視覚的に確認できるので、効果が高いと思います。

また、SmartHRを開発している会社なので、 申告内容に間違いの無いよう心掛けています。そのため、3次チェックまでおこなう体制を組んでいます。1次チェック担当者はあまり年末調整の経験が無いメンバー、2次チェックは中堅、3次チェックはベテランが実施、と業務分担しています。

​真田さん（株式会社SmartHR）

​事前にデータの精査や、意図しない情報が入っていないかの確認、いわゆる「データクレンジング」が大事だと思っています。

具体的には、【1】住所の番地表記でハイフン表記に統一されているか、②氏名のよみがなが登録されているか、【3】世帯主が登録されているかなどをチェックしています。

実は、去年これらのデータが統一されていなかったため、源泉徴収票作成時に正しく情報が反映されなかったり、作成段階でエラーになったりすることもありました。今年は、この反省からデータクレンジングを事前に実施しようと思っています。

牛来さん（株式会社ズコーシャ）

提供された告知ポスターや説明会用のスライド資料などは、すべて利用しました。

当社の社屋は5階建てなのですが、告知用ポスターは各階へ掲示しました。役員室や社長室にも貼りに行きましたね。従業員への説明会は未実施でしたが、グループウェアでの告知時には説明資料も添付して、いつでも資料にたどり着けるようにしました。

また、私もヘルプセンターの記事を読んだり、マニュアルを見てもわからないときはSmartHRのチャットサポートへ問い合わせをしました。悩んだ質問に即座に回答をいただいたとき、感謝の言葉を返信すると「とんでもございません！」と返事が届いて、非常に嬉しかったです。繁忙期の出来事だったので、なんだか癒されました。

牛来さん（株式会社ズコーシャ）

​いいえ。ツールを導入するときには必ず説明会を実施するのですが、私自身がSmartHRの使いやすさを実感していたので、説明会を実施しなくてもサポートコンテンツを見ればわかるので、すぐに年末調整の依頼を開始しました。

基本はアンケート形式で答えていくだけなので、従業員がつまづきそうなところは住宅ローン控除の箇所くらいかと思います。実際に、従業員から質問があったのも住宅ローン控除についてでした。たしかに、増築の場合の申告は少し難しいですよね。

また、紙で年末調整を実施していたときは、自宅でパートナーに代わりに書類を書いてもらっていた人もいました。SmartHR導入後は、ご自身で年末調整を実施してもらうので、なぜこの控除や還付があるのかを知るいいきっかけになったと思います。

​牛来さん（株式会社ズコーシャ）

PDF形式とjpeg形式のどちらで提出したらいいか、と質問がありましたが、「どちらでもいいですよ」と案内しました。実は、当社ではクラウドサービスの導入もはじめてでしたが、思ったよりもスムーズに利用できました。紙で実施するよりも、オンラインで完結できて従業員も良い印象を持ったようですね。詳細説明がなくても、従業員向けのチャットボットの利用で疑問点は解消できたようです。

真田さん（株式会社SmartHR）

差分リストとは、申告の前後で情報変更があった箇所がわかる非常に便利な機能です。

私が今まで利用していたツールではこのような機能が無かったので、今から利用できるのを楽しみにしています。先ほどお話した通り、昨年は従業員情報のデータ連携が早かったため、不明な差分が多く出てしまったのが課題でした。今年は、従業員から申告されるギリギリのタイミングでの情報連携を予定しています。せっかくの便利な機能なので、活用したいと思っています。

牛来さん（株式会社ズコーシャ）

3点あります。1点目は、紙で実施していたときよりもスケジュールを前倒しする予定です。従来は社内向けに11月末に提出締め切り、提出漏れの人は12月の1週目まで待っていました。今年は告知自体も早め、原本の提出締め切りを12月末までにする予定です。従業員からシステム化に対するリアクションも良かったので、スケジュールを早めても大丈夫かも？と感じました。提出の遅い方については、従来どおり個別対応をしていきます。

2点目は、差分リストの活用です。3点目は、SmartHRの源泉徴収票機能の活用です。去年は、SmartHRへ取り込む時間が足らずに、給与計算システム側で作成したPDFデータを「文書配付機能」で配付しました。今年は、SmartHRで配布したいと思っています。

真田さん（株式会社SmartHR）

今年改善したいのは、進捗管理のシステム化です。

昨年まではExcelでガントチャートを作成しスケジュール管理をしていましたが、タスクの管理方法は決まっておらず、実際の進捗管理はタスクごとにフォルダを作成したり、Excelで別のシートを用意したりとバラバラの管理となってしまいました。管理場所を一箇所に集めようとしたこともありましたが、Excelがとても重くなってしまいあまりうまくいきませんでした。

今年は、すべての起点となるポータルとして、先ほどお見せしたタスク管理ツール「BYARD」を活用する予定です。

どこまで進捗しているか、実際のタスクを確認したいときは確認できるリンク先を貼り付けたりして、BYARDを見れば進捗がわかる状態を目指しています。

牛来さん（株式会社ズコーシャ）

昨年導入してみて、従業員も労務担当者も楽しく年末調整をできたと感じています。

「年末調整って難しそう……」という印象から、「年末調整は楽しい！」と思ってもらえるような社内告知が重要です。

差し戻しがあっても、「ここを直してね」とやさしい気持ちで業務にあたれたらいいですね。なので、今年はじめてSmartHRで年末調整を実施する方にはぜひ楽しんでほしいとお伝えしたいです。私は今年で2年目ですので、間違えのないようにさらに楽しみたいと思います。何十年も同じ業務に携わっていると、楽しさを感じなくなってきてしまいます。これからも楽しむ気持ちを忘れずにいたいなと思っています。

真田さん（株式会社SmartHR）

SmartHRに入社するまで、年末調整の期間はコロナが流行っている期間であっても、紙を扱う業務のため出社が当たり前でした。

今年はじめて、年末調整期間であってもリモートワークで対応する予定です。私自身にとってもはじめてのことなので、とても楽しみにしています。

やはり、年末調整の時期は少し憂鬱な気持ちになったり、「またこの時期がきてしまった……」と思ってしまいがちかと思います。労務担当者のみなさんのこうした負担が少しずつ減り、楽しく業務ができるような環境をつくれたら、SmartHR社の社員としても、いち労務担当者としても嬉しく思います。