離職票の作成時間 80%削減! SmartHRが自ら実践する、オンライン退職手続きのフローを公開

2019.10.23 ライター:副島智子

こんにちは! SmartHR 人事労務 研究所の副島(そえじま)です。

SmartHRには入社手続きやオンライン雇用契約、ペーパーレス年末調整などの目玉機能がございますが、その裏でご担当者さまの根強い人気を誇る名機能があるんです。

それは「離職票」の発行。件数が少なかったとしても、専用のドットインパクトプリンタを必要とする大変な書類です。

今回は、株式会社SmartHRでの退職手続きフローも踏まえ、どのように効率的に手続きを行っているかを公開します。ご参考いただければ幸いです!

SmartHR社の「退職手続き」のフロー

退職者ご本人の申し出から各種喪失手続きまで、このようなフローで対応しています。

  1. ご本人から上長に退職を申し出る
  2. ご本人と上長が面談を行い、最終出社日や退職日の目安を話し合う。
  3. 上長から「SmartHR 人事労務 研究所」に連絡
  4. ご本人と「SmartHR 人事労務 研究所」で退職日を最終決定(主に有給残数との兼ね合いによる決定)
  5. 退職届は、SmartHRの「雇用契約機能」を使って提出依頼をする
  6. 退職後の連絡先、離職票発行の有無希望などは、SmartHRの申請機能を使って提出依頼をする
    (このようなフォームを利用しています) 
  7. ご本人は退職届と連絡先などの提出をSmartHRで行う

 

このような流れとなりますが、ここまでのフローで「紙」が一切登場しません!

そして次に、雇用保険・社会保険の退職手続きです。

社会保険の資格喪失手続き

  1. 社会保険の資格喪失手続きを電子申請で行う。
  2. 到達番号が発番されたら付箋(★)に到達番号を書き、健康保険証に付箋を貼って年金事務所へ返却する。

雇用保険(離職証明書発行有りの場合)の資格喪失手続き

  1. 退職届・賃金台帳・勤怠票を各システムからPDF出力する。
  2. 事業主の疎明書または離職証明書の記載内容に関する確認書(★)を印刷し、押印したものをPDFにする。
  3. 離職証明書をSmartHR内で作成する。
  4. 上記PDFと一緒に雇用保険の資格喪失手続きを電子申請する
  5. 公文書として、PDFの離職証明書や資格喪失確認通知書などが届く。
  6. SmartHRの源泉徴収票機能を使って、離職証明書などをアップロードし、退職者へ発行したことを通知する。

(★)が紙となります。残念! どうしても2箇所だけ紙が登場してしまうのですが、これ以外はすべてオンラインで完結する状態です。

離職証明書発行における「紙」と「電子申請」の違い

SmartHR社では退職手続きのほとんどをオンラインのみで対応していますが、その中でも「離職証明書」の電子申請はとても便利です。1人あたり通常30分程度かかる作成時間が、なんと6分に!

もし仮に月に20名の退職がある会社さんですと、離職証明書の作成は、実に8時間の短縮になります。送付時間などもふまえると大きな違いですね。

このように、紙とオンラインでの対応の違いとして、80%以上の時間を短縮できるんです。

どうしてこんなにも違うのでしょうか? 紙とオンラインの違いを見ていきましょう!

紙で発行手続きする場合

離職証明書を紙で発行する場合、複写式用紙のため一般のプリンタでは印刷できません。ドットインパクトプリンタという、専用のプリンタで印刷するか手書きをするしかありません。

書き損じてしまった場合、このような「⑫A欄六字削除六字追加」といった記載をする必要があるんです。

オンラインで発行手続きする場合

SmartHRの離職証明書作成はとてもカンタンです!

給与明細を登録しておけば、賃金を自動で集計されます。スプレッドシートのようになっているので、必要に応じて日付や基礎日数、賃金の修正も行えます。

登録した内容を画面上で確認できます。

完成させたら「電子申請」を行います。

退職届や賃金台帳など、必要なファイルを添付します。

電子申請依頼を行い、電子証明書のパスワード(PINコード)を管理する方にて送信まで行えば、申請は完了です。

 

電子申請した場合の離職証明書はどのような形式になるのか?

電子申請が完了すると、一覧ではこのようなステータス(審査終了)となります。離職証明書などは公文書となって届くのでダウンロードします。

ダウンロードしたフォルダの中にはこのようなデータが入っています。

気になる「離職票-2」を見てみましょう。A4サイズでプリントできるものとなっています。

「離職票-1」もPDFとなっていますので、退職者にPDFを(または紙を印刷して)送付すればOKです。
(退職者はこれらをプリントアウトしてハローワークで手続きします。)

これで専用プリンターも必要なく、手書きからも解放されます。書類の紛失もなくなりますので、とてもオススメです!

 

そもそも「電子証明書」はどう取得すればいいの?

電子証明書を調べると、いろんな種類があってどれにすればいいのかわからない、取得方法までたどり着いたけど難しくてわからない。そういった声を耳にします。

しかし実は、取得はとてもカンタンで、過去にSmartHRで電子証明書取得セミナーを行ったことがあります。

その時のセミナーの模様と合わせて解説記事をご用意していますので、電子証明書の取得を検討されている方はぜひご覧になってください。

【徹底解説】最短1日! ビックリするほど簡単な「電子証明書」の取得方法

おわりに

2020年4月には「電子申請義務化」が始まります。これを機に電子証明書を取得して、電子申請の利用を開始してみませんか?

SmartHRでは対象帳票はもちろん、対象外の帳票にも随時対応してまいります。

SmartHR 人事労務 研究所としても、日頃の業務がもっと効率良く行えるようなヒントを今後も発信していきたいと思っています。ご参考いただけましたら幸いです。

アバター

20人未満のIT系ベンチャーや数千人規模の製薬会社、外食企業など、さまざまな規模・業種の会社で15年以上の人事労務の経験を持つ。2016年にSmartHRにジョイン。従業員、労務担当者、経営者の3つの視点を持ち、SmartHRのペーパーレス年末調整機能の企画、電子証明書取得方法の解説など、メンドウで難しいものをわかりやすくカンタンにしてユーザーに届けることを得意とする。2019年7月「SmartHR 人事労務 研究所」を設立し所長に就任。同研究所の採用情報はこちら
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