【多言語化対応機能】「SmartHRの便利さを外国人従業員も実感」確かな翻訳がミスを防ぎ、業務効率化を実現（Wovn Technologies株式会社）
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Wovn Technologies株式会社さまの活用事例インタビュー
こんにちは。SmartHRカスタマーサクセスチームの村田です。SmartHRでは、Webサイト・アプリ多言語化ソリューション 「WOVN.io （ウォーブン・ドットアイオー）」 を提供するWovn Technologies（ウォーブンテクノロジーズ）株式会社と連携し、従業員自身が行なう「入社手続き」や「年末調整機能」などの情報入力画面を日本語以外の6ヶ国語に多言語化することで、外国人従業員の方にもご使用いただける仕様となっています。今回は、SmartHRユーザーでもあるWovn Technologies株式会社さまへ、SmartHRのご活用状況について伺いました。
（Wovn Technologiesさまの「SmartHR年末調整機能」のインタビューはこちら）
田中 りずむさんWovn Technologies株式会社 HR Department Head
坂井 樹理さんWovn Technologies株式会社 HR Operations Section
活用ポイント
- 外国人従業員が入社する際の “丁寧な説明” が課題であった
- 翻訳の品質が劣るシステムによりミスが多発
- 柔軟さとシステム内での管理を求めてSmartHRに切り替え
- 外国人従業員からの問い合わせが日本人の方と同じレベルに
“平成”ってなんですか？
これまで外国人従業員様へ対応される際に、どのような課題がありましたか？
田中さん
SmartHRを導入する前は、お問い合わせが多かったですね。
どういったお問い合わせが来ていたのですか？
田中さん
入社時の扶養家族や個人の住所などいろいろありました。それらの情報を直接、丁寧に説明しなければならず大変でした。
入力ミスもあったのですか？
田中さん
はい。外国人従業員からの回収が不備なく終わることはほぼなかったです。たとえば、奥様が働かれているので「扶養ではない」を選ぶのが正しいのに、翻訳した結果「扶養」を選んじゃうケースが非常に多くて。
なぜ、そのようなミスが起きたのですか？
坂井さん
当時は別の労務管理システムを使っていて、英語翻訳の品質が高くなかったのが原因かもしれません。「扶養」と「被扶養」がどちらも「Dependent」って翻訳されていたんです。
翻訳機能があるからといって安心できないんですね。
坂井さん
システムから申請がきた後に「奥様は働かれていますか？」「お子さん16歳未満ですか？」と聞きにいくフローが毎回ありました。
他にはどのような課題がありましたか？
田中さん
日付が和暦で書かれていたので「 “平成” って、なんですか？」と問い合わせが多々ありました。相談するのも無理もないです。私も逆の立場なら混乱しているはずです。
坂井さん
あとは姓と名が逆になっていたり、住所が正しく表記されていなかったり。組合や年金事務所から書類が差し戻しになってしまうこともありました。
田中さん
書類締結の時に私のほうで通訳しながら書類作成しないといけないところがあって、結果、外国人の内定者の入社手続きが完了するのに1ヶ月以上かかる課題もありました。そこで「SmartHRさん、WOVN.ioを導入して多言語対応してくれませんか？」と提案した、という経緯です。
多言語化対応機能誕生のきっかけはリアルなお悩みだったんですね。
SmartHRの「多言語化対応機能」（イメージ）。「入社手続き」や「年末調整」の情報入力画面を、日本語以外の6言語から選択可能
きっかけは、脱・不自由
ところで、SmartHRに切り替えたきっかけは？
田中さん
文書配付機能などをSmartHRのシステムの中で管理したくて。以前使っていたシステムだと契約書が決まったフォーマットになっていたんです。弊社は雇用契約書を日英併記の契約書を作るのですが、そういった柔軟な書類が作れなかったので、結局人事がWordで毎回作り直していました。
坂井さん
結局、雇用契約を締結するのは紙で印刷して会社と本人が印鑑を押して完了するしかなくて。システムの中で管理したいっていう思いがありました。
システムの中で管理したいと思われた出来事があったんですか？
田中さん
やはり、紙に印刷するのが面倒くさかったです。書類を調べる時はロッカーからファイルを漁って、見つけ出して、締結したのかしていないのかを調べて、というのが大変で。
田中さん「英語や他言語で答えられるSmartHRは、これからの日本にとても大事な存在だと思います。」
問い合わせが日本人と同じ内容に
実際にSmartHRになってからはいかがですか。
坂井さん
登録された情報をそのまま正として使用できるので、これだけでも大きく効率化しました。
田中さん
大変満足しています。外国人従業員からの問い合わせが日本人と同じレベルでの問い合わせしか基本的に来なくなったのは大きいですね。
坂井さん
今もまだある問い合わせは、育児休業や扶養家族などのイレギュラーな内容になりました。
日本人の従業員様と差がなくなったのですね。
田中さん
SmartHRの便利さを体感できている印象がありますね。
坂井さん「登録された情報をそのまま正として使用できるので、これだけでも大きく効率化しました。」
読者のみなさんへメッセージ
田中さん
社員は自然にさまざまな言語で操作できているため、不満を聞いたことがありません。人事からのサポートはほぼなく手続きを完結できているので、満足しています。
坂井さん
問い合わせ件数がかなり削減できているのを実感しています。大変効率的でありがたいシステムです。
※掲載内容は取材当時のものです。
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