わかさ生活が実践「コミュニケーションのための情報収集アイデア」を徹底解説！【みんなのKUFU #4】
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こんにちは！ SmartHR カスタマーサクセスチームです。
連載企画「みんなのKUFU」では、SmartHRを使いこなしているユーザーさまの、創意工夫の秘訣をお届けします。工夫を意味する“KUFU”は、株式会社SmartHRの旧社名であり、当社にとって思い入れのあるキーワードでもあります。
第4回目はアイケアサプリの「ブルーベリーアイ」で知られる、株式会社わかさ生活の労務チームの徳田さんにお話を伺いました！
入社時、従業員招待フォームで「簡単なアンケート」を実施
SmartHRは、従業員のアカウント招待時に、「従業員招待フォーム」を通じて従業員から直接情報収集ができます。
入社手続きなど労務管理に必要な項目だけでなく、「保有する資格」や「制服のサイズ」といった自社オリジナルの項目も自由に設定できるのが特徴です。
弊社では、入社時のアカウント招待時に「簡単なアンケート」として入社者の情報を収集し、入社後に働きやすく、活躍できる場を検討するヒントとして活用しています。
▲ 従業員招待フォームのイメージ（クリックで拡大）
徳田さん
入社時のアンケートでは、「得意なこと」や「出身地」などを質問しています。わかさ生活は通信販売事業がメインで、全国にお客さまがいます。関西のお客さまには関西出身のスタッフが対応するというように、土地勘のある者が対応することによって、コミュニケーションが円滑に進むことがあるんです。そのため、現住所だけでなく出身地を任意で入力してもらっています。
以前は各地方に従業員が出向き、直接お客様とお話しする「友の会」という場があり、自分の出身地で開催される友の会に参加していたんです。今は新型コロナウイルスの影響で実施できていませんが、顧客満足度向上のため、このようなお客さまとの関わりは続けていきたいですね。
徳田さん
ほかにも、入社当日に時間を設けていろいろな情報を集めています。たとえば「得意なこと・人から褒められること」や「仕事で人に教えられること」などですね。分析を苦手とする人が多いチームには分析が得意な人を配置するなど、チームの人員構成の参考にしています。
入社者の強みや弱みを知ることで、成果をあげる環境づくりのヒントになると思います。
▲ わかさ生活社が入社時に収集している項目のイメージ図
育児休業中の従業員とのコミュニケーション事例
SmartHRのスタンダードプラン以上で利用できる「申請・承認機能」は、SmartHR上に登録されている従業員情報を、従業員自身の申請によって変更できる簡易的なワークフローシステムです。
わかさ生活社では行政手続きを伴う身上変更が多く発生しているそうです。これまで電話や郵送で対応していたものを、メールとSmartHR上での手続きで完結するように改善しました。
「申請・承認機能」を活用し、情報を収集する
▲ 申請フォームのイメージ（クリックで拡大）
徳田さん
当社は育児休業を取得する方が多く、子どもを健康保険の扶養に入れる方がいます。今までは電話でやりとりし、書類を郵送していたのですが、SmartHRを活用して情報を収集するようになりました。
育児休業中の従業員に限らず、住所変更や資格取得時の報告に「申請・承認機能」を活用しています。仕事柄、栄養士などの資格をとる方が多いので、SmartHRで一元管理できて便利ですね。
わかさ生活は表彰の機会を多く設けている会社で、努力して資格を取得した方には「ステップアップ賞」があります。このような表彰の機会に役立つ従業員情報の収集も引き続き実施していく予定です。
「お知らせ機能」や「文書配付機能」でコミュニケーションをとる
徳田さん
誓約書や同意書、入社時のご案内などの書類を、文書配付機能でご案内しているのですが、育児休業中の方へのご案内にも活用を拡大しています。
これまでは、育児休業中の方に毎月何十通とお知らせを郵送することもあったのですが、これらをSmartHRに切り替え、オンライン化を進めています。
▲ お知らせ掲示板機能のイメージ（クリックで拡大）
▲ お知らせ掲示板設定画面のイメージ（クリックで拡大）
まとめ
今回は、入社者や育児休業中の従業員とのコミュニケーションをSmartHRを通じて支える、わかさ生活社の労務チームの事例をご紹介しました。
徳田さんは、
「人事労務業務のみですと、従業員や会社のことをわかっているつもりになってしまいます。他部署の方と同じ目線で仕事することを通じて、一人ひとりの悩みや課題、会社全体の動きがより深く理解できるようになりました。
SmartHRはとても便利で業務効率化も進み、ミスも減りました。このようなシステムは自分の仕事を奪うものではなく、自分の仕事の幅を広げるものだと思います」
と語ってくださいました。
業務を効率化するだけでなく、手続きで関わる従業員の視点に立った工夫をされていることが印象的でした。
また、お話ししてくださった徳田さんは、業務効率化してできた時間で、商品企画・開発にも関わるようになったそうです。さらに「価値ある仕事」を作り出す支援を、SmartHRがお手伝いできればと思います。徳田さん、お話しいただきありがとうございました！
わかさ生活社のSmartHR導入についてのストーリーは、以下の記事をぜひご覧ください。
