SmartHR社における「各種ソフトウェア連携方法」を公開！ 内定承諾〜給与計算までの人事業務フローも解説
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目次
こんにちは。SmartHR 人事労務 研究所の副島（そえじま）です。
この記事では、SmartHR社におけるSmartHRと各種ソフトウェアの情報連携方法および業務フローをご紹介いたします。
採用管理から給与計算まで、SmartHRでもさまざまなソフトウェアを利用しています。どのようなシーンで、誰がいつどんなことをして、どんな連携を行っているのか、ご参考いただければ幸いです！
※ 本稿で紹介しているソフトウェアは、2020年1月17日時点で利用中のソフトウェアです。最新の利用ソフトとは異なる可能性がありますのでご注意ください。
SmartHR社で利用している各種ソフトウェアのご紹介
2020年1月現在、SmartHR社ではこのようなソフトウェアを利用しています。
各種ソフトウェア情報連携の概略図
SmartHR社の業務における、各種ソフトウェア間の情報連携を概略図として示すとこのようになります。
SmartHR社の人事業務フロー
内定承諾〜ご入社いただき、給与計算、給与明細の発行まで、いつ、誰が何をしているか、具体的な業務フローをご紹介します。
【1】内定承諾〜雇用契約書送付まで
■ 利用ソフトウェア
- Talentio
- SmartHR
■ 担当チーム
- 採用チーム
- 人事労務チーム
「Talentio」には内定者の氏名や履歴書、職務経歴書がアップされています。SmartHRとのAPI連携でTalentioからSmartHRへ情報が連携されます。
その後、雇用契約書に必要な情報（所属部署、業務内容、給与情報）を採用チーム担当者がSmartHRに入力を行います。
SmartHRの入社日は、原則1日付け、または16日付けとなっており、各入社日の情報登録がすべて登録したらこのような連絡をもらいます。
この連絡を受けた人事労務チームは、雇用契約書の作成を行い、入社手続き依頼をSmartHRから送信します。
【2】入社前準備（勤怠システムの登録）
入社日に勤怠システムを利用できるよう準備します。
■ 利用ソフトウェア
■ 担当チーム
- 人事労務チーム
「AKASHI」とSmartHRはAPI連携ができるようになっています。
が、しかし！ SmartHR社では、AKASHIとSmartHRのAPI連携による従業員情報登録は、利用していません。
なぜなら、勤怠システムは複雑な従業員情報設定が必要です。1つ登録が漏れた状態で数ヶ月走ってしまうと、遡って修正できないことがあり、抜け漏れや誤りがない設定が必要だからです。
そして、どうやったら抜け漏れや誤りがない設定ができるかを考え抜いた結果、CSVインポートをしたほうが良いという結論となりました。
そのため、社内にはこのようなマニュアルとCSVフォーマットを用意しております。
こちらを用いて、CSVに必要な従業員情報と勤怠システムの設定を入力し、インポートをするようにしています。
【3】給与計算〜経費精算
■ 利用ソフトウェア
- マネーフォワード クラウド給与
- マネーフォワード クラウド経費
■ 担当チーム
- 人事労務チーム
- 経理チーム
給与計算ソフトにも従業員情報が必要です。給与支給月の前月末までに、SmartHRとAPI連携を行い必要な情報の連携をします。
「マネーフォワード クラウド給与」と「マネーフォワード クラウド経費」は、社員番号と氏名がキーとなって連携される仕様となっており、まれに給与側と経費側で氏名が違い、連携ができないなんてことがあったりします。（給与は戸籍名、経費は旧姓など）
給与計算の最終追い込みで「連携できない！」なんてことがあると人事労務チームも経理チームも互いに焦るため、給与側に従業員情報の登録を完了させたら、社員番号と氏名をCSVダウンロードし、経理チームにCSVを渡したりしています。
立替経費が確定すると、経理チームから人事労務チームへSlackで連絡があります。
続いて、マネーフォワード クラウド給与上で連携を行います。
連携直後は、連携された合計額がわからないため、給与の確定後に支給控除一覧をダウンロードして、立替経費の合計額と経理チームから連絡のあった合計額が一致しているかを確認しています。
【4】給与明細の発行
■ 利用ソフトウェア
- マネーフォワード クラウド給与
- SmartHR
■ 担当チーム
- 人事労務チーム
給与明細は、マネーフォワード クラウド給与からSmartHRへAPI連携でアップロードしています。
新しい支給項目などがなければ、ポチポチ、っと数回のクリックで発行完了です。
【5】源泉徴収票の発行
■ 利用ソフトウェア
- マネーフォワード クラウド給与
- SmartHR
■ 担当チーム
- 人事労務チーム
源泉徴収票のAPI連携はまだ開発が行われていないため、PDFをアップロードしています。
マネーフォワード クラウド給与からPDFをダウンロードし、ファイル名を「社員番号@源泉徴収票」に変更します。
そして、変更したPDFをSmartHRに一括でドラッグアンドドロップすればOK！
こんなフローで対応しております。
API連携とCSV連携、どれが最適!?
API連携ができるソフトウェアが増えてきました。とても便利ではありますが、人事労務 研究所 所長の副島は、「API連携にこだわり過ぎなくてもいいのでは？」と考えている派でございます。
API連携したほうがラクであればもちろん利用しますが、あえてCSVを利用したほうが良い場面もあったりします。
CSV連携の良いところは、取り込む情報を自分自身でコントロールできること。特徴や利用シーンに応じて使い分けをして、「便利さに振り回されない」ことが重要だと考えています。
おわりに
この業務フローは確定されたものではなく、利用ソフトウェアも状況に応じて変化させる予定です。やり方やソフトウェアに固執せず、これからもどんどん進化させていきたいと思っております。
「うちではこんなやり方をしている」「このソフトウェアはこんな風にするといいよ！」といった情報交換の機会を作りたいなあと考えています。
ぜひさまざまな情報をお寄せいただければ幸いです！
