情報システム部門必見！業務工数を下げるSmartHR6つの機能
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SmartHRは、2024年10月3日に「情シス部門にもメリットあり！SmartHR活用解説セミナー」をオンライン開催しました。当セミナーでは、人事・労務のみならず、情報システム部門の担当者にも役立つ機能をご紹介しました。本記事では、そんなID管理領域の機能について、セミナー当日に語られた内容を中心にお伝えします。
登壇者古川 和芳
株式会社SmartHR プロダクトマーケティングマネージャー
IdP機能担当PMM。上場企業のマーケティング事業領域の子会社役員などを努め2020年より、情報システム事業者向けの事業の責任者として事業の立ち上げや組織づくりに従事。2023年10月、株式会社メタップスからの事業買収に伴いSmartHRに入社。
SmartHRは労務管理の効率化はもちろん、必要なデータが自然と集まる仕組みにより、従業員データをいつでも活用できる状態をつくりだすために各種機能、サービスを提供しています。
当初は人事・労務向けのサービスとして立ち上がりましたが、現在は提供範囲を広げて情シス部門の皆さんの業務に役立つ機能の拡充を進めています。今回はそのなかでも「情シス部門の方々」にぜひ知っていただきたい機能をご紹介します。
情報システム部門の担当者にオススメの6つの機能
1. 従業員リスト
従業員リスト機能では、在籍している従業員、退職済みの従業員、雇用形態などさまざまな絞り込みが可能です。「今月の入社者一覧」や特定のサービスのアカウントの棚卸の際に「対象となる組織の所属者一覧」など、独自のカスタムフィルターを作ることにより、ご自身で作業対象者の情報を簡単に抽出できます。部門をまたいだ情報連携の工程をなくし、作業の効率化を図れます。
また、個人情報などの閲覧を行なわない権限も用意でき、SmartHR内の従業員情報を利用することが可能になります。
2. 学習管理
学習管理機能は動画コンテンツの配信、研修の受講や管理、テストの実施ができます。定期的な研修の実施が求められる認定制度については、受講履歴の管理が必要になる場面もあるかと思います。とくに情シス部門の業務に直結するセキュリティ関連の研修履歴の管理には、お役立ていただきやすい機能になっています。
3. システム連携
システム連携はSmartHRで保持しているデータを、外部サービスの管理にご利用いただける機能です。外部サービスのアカウント管理、給与データや勤怠管理システムのデータのインポートなど、さまざまな用途で利用できます。
主な連携方法に関しては、CSVの連携、アプリケーション連携、データ連携アプリ、パッチの開発の4通りです。
日々の運用のなかで手作業が残っている部分をこのような各サービスとの連携で解決できると、より効率的な運用が可能になるのではないかと思います。
4. CSVカスタムダウンロード
SmartHR上からCSVをダウンロードいただき、各種さまざまなプロダクトにあわせて並び順、頭のテキストを変えるなどの作業が発生するケースがあるかと思います。サービスごとに、インポートやエクスポートするたびに対応しなくてはならないため、手間がかかるというお話をよく聞きます。
SmartHRでは、CSVのエクスポート形式をカスタマイズで設定することが可能です。「何々用のシステムのエクスポート」というボタンを押していただければ、その後ずっと同じ形式でエクスポートできます。
5. SmartHR Plus
SmartHR上で保有しているデータと連携して利用できるアプリストアについてご案内します。SmartHR Plusは、外部パートナーさまが開発したさまざまなサービス・アプリケーションにアクセスできるプラットフォームです。SmartHRとシームレスにアカウント連携ができますので、管理の手間がかなり省けるのではないかと思います。
情シス部門の方々の利便性につながるようなアプリケーションもいくつか用意しておりますので、ぜひ一度チェックいただけるとよいかと思います。
6. SAML/SSO認証とIdP
SmartHRはSAML認証（SSO）に対応しています。SmartHRにログインをする際、各企業さまのなかでお使いいただいているIDaaS、シングルサインオンツールと連携してログインができます。
これにより「SmartHRにログインする際のパスワード紛失を防ぐ」「IDaaS側で設定したルールにもとづいたアクセスの制御が実現できる」といった機能になります。
また、現在SmartHRは、IdP機能を提供しております。こちらはSmartHRをIdPとして、外部のSaaSにログインできるようになる機能です。SmartHRが従業員の方々の「業務の入口」として、活用いただくことを意識して機能を提供しています。
たとえば、従業員さまの入社、異動、あるいは退職が発生したとします。このような従業員さまの動きにあわせて部署に紐づいているサービスを付与したり、役職にもとづくサービスのアクセス権を付与したりといったことが可能です。
これまで従業員さまの動きにあわせて手作業で従来やらなくてはならなかった作業を、自動で設定できるような機能をご用意しています。
SmartHRの管理者の方であれば、先ほどのSmartHR PlusからIdP機能のインストールが可能です。インストールいただいてもとくに設定を入れなければ、管理者の方にのみサイドメニューにIdP機能の項目が表示されるだけですので、ぜひ気軽にお試しください。
情シス部門にかかるコストを減らし、新しいチャレンジを後押しできるような機能提供を
最後に、今後の開発予定についてです。今回ご紹介したID管理の領域については、とくに力を入れて開発していく予定です。SmartHRで集めた情報をもとに外部に自動でアカウントが作成でき、アカウントの棚卸しができる状態までは、早期に実現したいと思っています。
情シス部門で業務上、必ず発生するコストをいかに抑制していけるかが重要な課題だと考えています。機能提供を通じて、皆さんが新しいことにチャレンジできる時間的、金銭的な余裕を生み出せるようなアップデートを重ねていきたいと思っています。ぜひ今後のSmartHRにもご期待いただければ幸いです。
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