【わかさ生活 登壇】ペーパーレスによる労務効率化の先へ! セミナーレポート

2021.09.13 ライター:元田有紀

2021年7月27日、「ペーパーレスによる労務効率化の先へ!部門の垣根を超えた“働きがい“のある組織のつくり方」セミナーを実施しました。株式会社わかさ生活 徳田さまをお招きし、システム導入までの道のりや、業務効率化の具体的な効果などを、トークセッションを通じてお話しいただきました。

モデレーターは、SmartHR関西支社の今西 佑太が担当。本稿では、第一部のトークセッション、「わかさ生活が実現した人事のペーパーレス化の実態」の内容をご紹介します。

今西:本日はテーマを2つご用意しています。1つ目は、SmartHR導入の検討を始めたきっかけや検討の進め方、2つ目は導入後の活用と具体的な効果についてです。この2つのテーマに沿って進行します。では徳田さん、自己紹介をお願いします。

徳田さん:株式会社わかさ生活・労務部門の徳田 深雪と申します。わかさ生活は、1998年4月に大阪の高槻市で創業し、現在は京都市に本社を構えています。従業員数は約200名で、その中で労務を担当しているのは3名です。

わかさ生活の創業の背景について、少しお伝えさせてください。わかさ生活の経営者である角谷 建耀知(かくたに けんいち)は、子どもの頃大きな怪我をしました。それが原因となり、目に障害を抱えることになりました。それから、自分と同じように目で困っている方のために、何かできることはないかと考え創業したのがこのわかさ生活です。

わかさ生活は「ブルーベリーアイ」という商品を主力とし、全国のお客様にお届けしています。私は創業後5年目にあたる2003年に入社し、人事・労務の仕事をこれまで担当していますが、実は今年(2021年)の4月から人事・労務の仕事に加え、好きな商品を担当することになりました。

人事・労務担当者が自社商品も担当するという企業はそれほど多くないかと思いますが、SmartHRを導入したことでこのような機会が生まれ、仕事の幅が広がりました。

導入の検討を始めたきっかけと検討の進め方

テーマ1:導入の検討を始めたきっかけと検討の進め方

今西:ありがとうございます。では1つ目のテーマに入りますね。SmartHR導入のきっかけ、背景について教えていただけますか?

徳田さん:元々、ISO9001を取得しており、「会社全体で業務のフローを見直しましょう」という動きがありました。業務を見直したとき、紙の書類が非常に多く業務フローも複雑、かつ、無駄な時間も多いことに改めて気付きました。

また、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が発令された時期でもありました。紙の書類の多さが在宅勤務などの妨げになると思い、ペーパーレス化を進めることになりました。

今西:新型コロナウイルスの流行は大きなきっかけになりましたよね。複雑で無駄な業務が多かったというお話ですが、具体的にどのような業務なんでしょうか?

徳田さん:たとえば、入社時に作成していた帳票が10枚もあり、多くの紙を使っていました。また、紙に記入したものを回覧する場合、京都と東京というように別の拠点になる場合は郵送する必要がありました。

そのため、記入ミスがあったら返送して、訂正し、また郵送する……というような手間がかかっていました。さらに、それらの書類をキャビネットに保管しなければなりませんので、オフィス内に大きなキャビネットを用意していたんです。個人情報保護のためキャビネットに鍵をかけることは当然のこと、誰がいつ鍵を開けたのかという記録を残す作業も必要でした。

1つの情報を扱うだけでもこれだけたくさんの作業があり、なんとかしたいと思っていたんです。

今西:なるほど、ありがとうございます。それらの業務を改善するために、まず何から始められたのでしょうか? どのように検討を進めたのかを教えてください。

徳田さんまず自社の現状の洗い出しをしました。4,000枚以上の紙を使用して手続きや年末調整などの対応をしており、紙の取り扱いに多くの時間を割いていることがわかりました。

そこからペーパーレス化のために自社にあったサービスがないか、主にインターネットで情報収集していました。その中でSmartHRを知ったきっかけはテレビCMです。また、同じ頃に別の担当者が展示会でSmartHRを知り、労務担当に紹介してくれたことでさらに興味を持ちました。

SmartHR導入の決め手と上申の乗り越え方

今西:ありがとうございます。導入を検討するにあたり最も重視していたポイントは何でしょうか?

徳田さん従業員と労務担当者双方が使いやすいかどうかです。勤怠や人事のシステムはいろいろありますが、以前に別のシステムを導入した際に苦労したことがあるんです。その苦労を繰り返さないよう、今回は使いやすさとサポート体制を重視していました。

今西:なるほど、使い勝手がいいかどうかがポイントだったんですね。

では、SmartHRを導入したいと思われた後、社内で決裁をとるためにどのように進められたかを伺いたいと思います。今回は社内で実際に使用された資料を一部加工してご提供いただきました。

報告会議で実際に使用した資料

▲報告会議で実際に使用した資料(クリックで拡大)

徳田さん:弊社では、社内決裁が必要なときに、「CAP-D」という報告会議を実施しています。PDCAサイクルという言葉がありますが、Pの計画から始めるのではなく、Cの検証から始める形になっています。

まず年間4,000枚もの紙を使用している現状を記載し、そのために何をどう改善するのか、どのような目標を置いて進めていくのかを報告して決裁いただきました。

図にあるとおり、まずは社内で使用している帳票20枚削減、労務業務の時間を年間600時間削減するという目標を立てています。

現状分析について

▲現状分析について(クリックで拡大)

今西:さらにPとDについても具体的に何をするかを数値目標とともに1枚の資料にまとめられていますね。費用対効果についてもわかりやすくイメージできます。

SmartHR導入にあたり、検討開始から決裁に至るまでどのくらいの時間がかかったのでしょうか?

徳田さん:新型コロナウイルスの感染対策で在宅勤務導入が決まっていましたので、約1ヶ月ほどで導入が決定しました。

数値目標や施策について

▲数値目標や施策について(クリックで拡大)

今西:かなりスピーディに進んだんですね。

徳田さん:そうですね。通常でしたらもう少し時間がかかっていたかもしれません。今回は在宅勤務へ急遽切り替えることになり、業務上不便に感じることが多かったため、早く導入が実現するよう動きました。試しに操作することはもちろん、当時は毎日何らかの検討をしていたと思います。

今西:実際に操作して検討を進めるだけでなく、やはり先程のような上申資料をうまくおまとめされていたのも、スピーディに進んだ要因ではないかと思いますね。

では、テーマを変えて、導入後の運用までの道のり、効果について伺っていきます。導入検討時に「従業員が使いやすいこと」を挙げられていましたので、どのように社内に伝えていったのかも伺いたいと思います。

SmartHR稼働までの道のり

SmartHR稼働までの道のり

徳田さん:まず、従業員に対してリモートでの説明会を複数回実施しました。事前にSmartHRさんから説明用の資料をいただきましたので、それを自社用に修正して活用しています。

説明の際に大事にしていたのは、私達の目標です。帳票の削減や、労務担当者の業務時間削減の目標を従業員に伝えたうえで、「一緒に協力してほしい」とお願いしました。

導入の流れですが、事前に従業員情報を登録したうえで、従業員には「間違っている箇所がないか」の確認を依頼しました。従業員は確認だけすればよいので、登録時の負担も減らせたのではないかと思います。

以前に別のシステムを導入した時に苦労した反省を踏まえ、今回は段階を踏んで、まずは入社手続き、次に年末調整と、1つずつ導入を進めました。

実際に従業員に提示した説明会資料の一部

▲実際に従業員に提示した説明会資料の一部(クリックで拡大)

今西:とても丁寧な資料ですね! 従業員にとってもわかりやすい資料を作成したおかげで、スムーズに導入が進んだのではないかと思いました。

このようなシステムを導入する際、「今までの紙のほうが良かった」というような反応はありましたか?

徳田さん:強い反対意見はありませんでした。ただ、スマートフォンやパソコンを持たない方、操作に慣れていない方はいましたので、不安の声はありましたね。

また、導入当時、全員のメールアドレスを確認できていませんでしたので、メールアドレス収集のために丁寧にお声がけをしながら進めました。

今西:丁寧な案内やお声がけなどのサポートを定期的に実施することで、従業員皆さんの理解が深まっていったのですね。

SmartHR導入後の効果

今西:では、実際にSmartHRを活用してどうだったかを伺いたいのですが、現時点でどのような感想をお持ちですか?

徳田さん:これまで入社手続きを入社当日に実施していたところから、入社前に必要な情報を収集できるようになり、非常にスムーズになりました。2週間ほどかかっていたところを1時間ほどで完了できるようになっています。紙の書類でやりとりすることもなくなったため、紛失などのリスクもなくなりました。紙の保管場所も不要になりましたし、年末調整に至っては約140時間の削減につながっています。

今西:素晴らしいですね。保管場所が不要になることで、心理的な負担も減ったかもしれませんね。ありがとうございます。SmartHRの使いやすさについて、従業員の皆さんの反応はいかがでしたか?

徳田さん年末調整は早く簡単にできたと非常に好評で、お互いとても喜んでいます。直感的に操作できるため、使いやすいとの声も多くいただいています。サポート体制も充実していますし、チャットサポートのおかげでストレスなく利用できていますね。

あと、個人的にはSmartHRスクールに非常に助けられています。初めて操作する機能はまずSmartHRスクールを見てから操作するようにしています。各機能の全体像を理解できますし、小さなステップごとに操作方法を理解でき、SmartHRの操作に慣れていない方には本当にオススメです。

今西:ありがとうございます! 使いやすいとの評価、非常に嬉しいです。

では、第一部のお話は以上となります。わかさ生活さまがペーパーレス化をなぜ始めたのか、どう進めていったのか、その舞台裏を解説いただきました。徳田さん、本日はご登壇ありがとうございました!

▶株式会社わかさ生活様の導入事例インタビュー:「効率化で終わらない」事業成長にダイレクトに関わる新たな労務

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元田有紀

SmartHR ガイド 編集部員。子育て・働く女性向けのWebメディアの編集・ライティング担当、HRサービスのマーケティング担当を経て、2020年SmartHRに入社。主に「導入事例」の編集に携わる。ダンスが好きな関西人。
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