人事担当者必見! 出展社が伝授する「展示会めぐり」が捗る11のポイント

2019.05.08 ライター:加藤桃子

こんにちは! SmartHR SDRの加藤 桃子です。

皆さまは、「●● EXPO」などの展示会に参加されたことはありますか? 展示会は、業界の最新トレンドに一挙に触れられるチャンスです。

せっかく展示会に参加するなら、より効率的かつ有意義な時間を過ごしたいと思う方がほとんどだと思います。

私自身、出展社の一員として度重なる展示会を経験してきました。そこで今回は「展示会」における効率的な情報収集のコツについて解説します!

そもそも「展示会」とは?

よく言われる「展示会」はアパレル業界など、メーカーや問屋が自社のお客さまを集めて、次年度の新製品を発表するとともに、来年の注文をとるために行うイベントのイメージが強いかと思います。

本稿でいう「展示会」とは、ユーザーや業者向けに新製品情報や業界トレンドを発信するための、コンベンション・センターなどで開催されるイベントのことです。

ちなみにSmartHRはこのような形で出展しています!

展示会の来場目的

では、みなさん、なぜ展示会に足を運ぶのでしょうか?

これには主に2つの理由があります。

情報収集 / トレンド発見

普段、過ごしているだけでは耳に入ることがない、新しい情報を多く収集できます。

例えば、「人事労務サービスがほしい!」「雇用契約の手続きをペーパーレス化したい!」「採用から入社までの手続きを楽にしたい!」など、ある一定の目的を持って参加している方も多くいらっしゃいます。

このような目的に対し、出展社から直接情報を聞くことで、ひとつひとつのサービスについて自身で1から調べる手間も省けます。

また、特定の目的に絞らず「何かいいものはないか」と探しに行くだけでも、自社の課題をもとに出展社と話すだけで、自分の頭の中の情報が整理されることがあります。

目当ての商品がある

展示会の大きなメリットとして、担当者から直接商品の説明を聞きながら実際に商品を体験できることがあげられます。

企業によっては、その場での商談も可能です。

ちなみに、SmartHRでは、展示会出展時にパソコン実機でお試しいただけるほか、事前にご予約いただきますと、その場でお打ち合わせできますので、お気軽にお問い合わせくださいませ!

展示会の「効率的な歩き方」5ポイント

そんな展示会ですが、ただでさえ会場は広い上に出展企業も多種多様。そのため、限られた時間の中で効率的に歩く必要があります。

そこで、効率的な歩き方のポイントを5つ紹介します!

(1)なぜ展示会に参加するのか「目的」を整理

ひと括りに「情報収集」と言っても、ただ歩き回るより「なんのための情報収集なのか?」が少なからず整理して来場することで、より効率的に情報収集できます。例えば、なんとなくでも「紙の業務をなくしたい」や、「業務を効率化するツールを見つけたい」などが頭にあると、理想の商品への情報感度も高まるはずです。

反対に、「今回は〇〇のために展示会に行く!」という目的が決まっていれば、より効率的に回れます。例えば、2020年4月からの電子申請義務化に対応するツール、などです。

(2)「事前リサーチ」を制すものは展示会を制す!

実際に会場に着くまでに各展示会の特設サイトで、どんな企業が出展しているかを見てみましょう。(1)で目的を整理できていれば、より効果的です。

ここでしっかりと話を聞きたいサービスに対して、事前に商談予約をしておくと良いでしょう。

ほとんどの企業で商談予約を受け付けてくれます。ちなみに、SmartHRでも受け付けております!

(3)会場マップで想定ルートを組み立てる

展示会会場についたら、配布されている会場マップを入手しましょう。印をつけながら、目当て企業を通るようなルートを組み立てて回っていきましょう。

(4)未知のサービスのブースにも寄ってみる

せっかく展示会に来ているので、目当てのツールだけを見るだけでなく、他の機能を持ったツールを広く見ると良いでしょう。

むしろ、未知との遭遇も展示会に参加するメリットのひとつです!

多くの場合、近しいジャンルのブースが隣接していますので、(3)で組み立てたルート付近のブースにも、ぜひ注目してみてください。

(5)デモ・商談はサクサクと

気になるサービスブースで少し話してみたいけど、「どんな終わり方すればいいの?」「闇雲に重い資料をもらいたくない……」と不安に思う方も多いのではないでしょうか。

話した後にどうするか、という基準を決めておくことが大切です。大きく分けると、「資料だけもらう」「いま話を聞く」「後日しっかり商談してもらう」などのパターンが考えられます。

具体的には、以下のようなポイントがあります。

  • 事前にチェックした企業から聞きたいことをまとめておく
  • 当日出会った興味のあるサービスは「何ができるのか」「類似企業の活用事例」などを聞く

自社で解決したいことを伝え、後日、改めて込み入った話を説明してもらう出展社側は、どうしてもお客様に一生懸命説明をしてしまうので、時間がないときは「5分でサービス内容教えてください!」「デモ画面でこの機能だけ見せてください!」などと先に伝えておくのも良いでしょう。

会場を歩いているだけで、各社からの呼び込み・ブースをうろうろしていると、必ずと言って良いほどスタッフのお声がけがあります。

そのためにも、1社に多くの時間を割いてしまうともったい無いので、一通り出展社を確認して、優先順位をつけることがおすすめです。

そして決めた目的を達成したら次のブースへ行きましょう!

展示会めぐりが捗る6つの小ワザ

続いて、出展社としてですが、多くの展示会に参加してきた中で、「こんなことを知っておくと展示会巡りが捗る!」という6つの小ワザを紹介します。

(1)スニーカーなどの動きやすい靴がベター

ブースを行ったり来たりでかなり歩きます。また、立ちっぱなしにもなるため、スニーカーなどの動きやすい靴がベターです。

(2)手がふさがりやすいためリュックで行く

いろんな企業を見ているうちに資料や、それ以外のノベルティ、サンプル品をもらうことがたくさんあります。結果として荷物が多くなり、手もすぐに塞がってしまいます。

そこで、荷物が多くなっても快適に過ごせるリュックがおすすめです。

(3)トートバッグをゲットする

リュックが無い方は、大きめのトートバッグを序盤でゲットしておくと楽チンです。

SmartHRでは、ノベルティとして大きめの使いやすいトートバッグをお渡ししているのでぜひご活用ください!

(4)ランチタイムをずらしてみる

お昼の時間は近くのレストランなどをフル活用しましょう。

ちなみに、当たり前ではありますが、とても混みます! 特に12時ごろは、近くのお店はとても混んでいて休んだ気にならないかもしれません……(実体験)

12時から13時半くらいは避けると良いでしょう。ただし、遅すぎると在庫がなくなる恐れがあるので注意が必要です。

逆に、ランチタイムは会場内が空きやすいという意味でも、ランチの時間を少しずらすのはおすすめです。

(5)忘れちゃいけない飲食物

たくさん話すのに加え、季節によっては乾燥し、思いのほか喉が乾くため飲み物を持参すると良いでしょう。

もし忘れても展示場付近には自動販売機があるほか、ブースによっては水を配布している場合もあります。有益な情報収集に加えて喉も潤せて一石二鳥! こういったノベルティは名刺と引き換えに無料でもらえることがほとんどです。名刺を多めに持っていくと良いでしょう。

また、頭が働かなくなってきたときのために、チョコやキャンディなどの甘いものを持っておくのもおすすめです。

(6)展示会場間は「シャトルバス」で移動

基本的に移動をする展示会は多くないのですが、2019年4月、東京ビッグサイトに「青海展示棟」という新しい展示会場が完成しました。

オリンピック前後の期間で、本展示棟の一部が利用できなくなることを受けての新しい展示棟です。一会場だけ見て帰るのはもったい無いですよね。

本展示棟(東京ビッグサイト)と青海展示棟間の移動は、無料シャトルバスが出るそうです。

東京ビッグサイトで開催される展示会に参加する際は、ぜひご活用ください!

展示会 Q&A

最後に、展示会にまつわるQ&Aをご紹介します!

Q.展示会っていつ行くのが1番いいの?

A.初日がおすすめです!

出展社側の疲労も溜まっていないこともあり、濃い説明が聞けます。

(もちろん、他の日も頑張っていますよ!)

おすすめの時間帯としては、午前中が混んでおらず、ストレスなく回れると思います。

逆に昼食後から夕方にかけては常に人が多い印象です。

 

Q.そもそも、展示ブースで何ができるの?

A.これはSmartHRの場合になりますが、「詳しい機能説明」「運用方法の相談」「デモンストレーション」「事前予約制の商談」などが可能です。

 

Q.休憩するところはある?

展示会ホール付近のコンビニは混んでいることが多いですが、カフェやレストランがあります。

他にも、簡易的なベンチや休憩エリアがあることがほとんどなので何か食べ物を持ってきて過ごすのも良いかもしれません。

次の展示会は?

人事労務にまつわる直近の大きな展示会はHR EXPOです。

招待券がない場合5,000円ほど入場料がかかってしまいますが、各イベントページから招待券の事前請求をしておくことで無料で入場できるため、そちらがオススメです!

ぜひ皆さまにお会いできれば幸いです!

 

(編集:藤田 隼)

加藤桃子

株式会社SmartHR Sales Development Representative / 営業開発。マイブームはトレイルランニング。SmartHR初の新卒として入社。
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