「従業員ポータル お知らせ機能」で、従業員に情報が届かない問題を解決！

島田

SmartHRを導入した企業さまのなかには、「重要なお知らせが従業員にしっかりと届いていない」というお悩みを持つ方が多いかと思います。たとえば、パソコンを持っていない従業員がいたり、雇用形態によっては社用のメールアドレスを配布していないといったケースも考えられます。

メールでの一斉配信ができないと、まずは拠点長の方に連絡して、所属するメンバーに朝礼などで発表したり、印刷物の配布や掲示物を掲出するといったアナログな手法で情報伝達をする必要が出てきます。

発信手段がバラバラになることで情報がうまく伝わらず、結果的に本社に問い合わせや質問が何度も届いてしまい、その対応に追われてしまうという事態が生じます。今回の「お知らせ機能」は、そういった課題の解決を目指して誕生しました。

島田

お知らせ機能は、従業員に向けた情報発信における「情報が届かない問題」の解決を目指しています。

この機能は 従業員の“あらゆる業務の入口”として、お知らせ機能をはじめとした諸機能をまとめた「従業員ポータル」上で利用可能です。

情報を発信する管理者側は、重要なお知らせをSmartHR上で何通でも配信でき、お知らせにPDFなどのファイルを添付したり通知設定したりできます。情報を受け取る従業員側はSmartHR上で自分宛てに届いたお知らせをチェックできるので、見逃しや対応漏れを防げます。

また、SmartHRのスマートフォン向けアプリを使えば、従業員はいつでもどこでもお知らせを確認でき、利便性アップにつながります。

PCや社用のメールアドレスを持たないパートやアルバイトでもスマートフォンから情報にアクセスできるため、重要な情報発信をSmartHRに一元化できるのは大きなメリットになるでしょう。

島田

人事・労務以外に、広報や総務の担当者が従業員に向けた情報発信をする場合もあります。そんなときは、SmartHRの管理者以外にカスタム権限を付与して、人事情報の閲覧はできず、お知らせ機能のみ利用するといった活用も可能です。このように、お知らせ機能はバックオフィス全体で利用いただけるという点もあわせてお伝えできればと思います。

なお、SmartHRの「HRストラテジープラン」「人事労務エッセンシャルプラン」「タレントマネジメントプラン」を契約されている企業さまには無償で利用いただけますが、それ以外のプランは対象外となる点にご注意ください。

佐藤

続いて私、佐藤より管理者側から見たお知らせ機能の詳細について説明します。

佐藤

とくに重要なのが「公開範囲の設定」です。これはSmartHRで集めた従業員データベースをもとに、在籍状況・雇用形態・部署・役職の4つの項目で絞り込むことができます。たとえば、開発本部のみに配信したい場合は部署で絞り込み、部長・本部長のみに配信したい場合は役職で絞り込めます。

佐藤

そのほか、お知らせ機能の特徴と主なポイントをまとめています。

・お知らせの作成
　└お知らせの件数制限なし
　└文字の編集機能（太字・斜体・下線など）
　└下書き保存・予約公開に対応
　└公開後の再編集・アーカイブが可能

・配信対象の絞り込み
　└在籍状況別
　└雇用形態別
　└部署別
　└役職別

・その他、管理機能など
　└お知らせごとに通知有無を選択可
　└カスタム権限による配信者の管理

島田

お知らせ機能はさまざまな活用ケースが見込まれます。

人事・労務では、勤怠締めなど月次業務のリマインド、年末調整や人事評価などの諸連絡に。総務・経理では、オフィス利用や貸出備品に関する案内、経費精算のリマインドや請求などに関する注意喚起に。事業部や現場では、業務に関するオペレーションの変更やお役立ち情報の横展開に。社長・経営陣では、経営方針やトップメッセージの発信、管理職向けの重要連絡などに活用できるでしょう。

島田

また、SmartHRの各プロダクトとの相乗効果も見込めます。

島田

お知らせ機能を使って然るべき相手にきちんと情報を届けることができれば、問い合わせが減るなどの業務効率化が見込めます。そしてコミュニケーションが活発になることで、従業員エンゲージメントの向上にも寄与できるでしょう。

島田

さまざまな効果が見込めるお知らせ機能ですが、以下のような企業さまにぜひお使いいただきたいです。

（1）従業員数が多く、日々の情報伝達に課題を感じている企業さま
（2）PCや社用のメールアドレス持たないパートやアルバイト比率が高い企業さま
（3）飲食・小売、医療福祉・運輸・製造業など、店舗運営や現場勤務でタイムリーな情報共有が必要な企業さま

島田

従業員ポータル上で提供する「お知らせ機能」、SmartHR経由で外部サービスへ簡単にログインすることができる「IdP」、SmartHRの労務管理やタレントマネジメントのプロダクト、そしてSmartHRのスマートフォン向けアプリ。これらを横断的にご利用いただくことで、従業員とのコミュニケーションにおける課題解決にアプローチできます。

島田

最後に、お知らせ機能の開発チームからの想いをお伝えして、締めくくりとさせてください。

テクノロジーが進化しても、企業におけるコミュニケーションにはさまざまな課題があります。経営陣や、人事・労務の担当者の皆さまが発信する情報が、従業員によりしっかりと心の込もった形で届き、皆さまの事業発展に貢献できることを願っています。

これを機に、「お知らせ機能」の活用をぜひご検討ください！ありがとうございました。