【年末調整】従業員が提出内容を自ら修正・再提出できる新機能

こんにちは。SmartHRプロダクトマネージャーの勝田です。

SmartHRでは2024年版より、年末調整に「引き戻し機能」が追加されました。今回の機能追加により、従業員自身が提出済みの入力内容を修正・再提出できるようになりました。

本稿では、年末調整の「引き戻し機能」の概要や活用場面をご紹介するとともに、現在年末調整をお使いのご担当者さまが気になるポイントをQ＆A形式でお答えします。

「引き戻し機能」でできること

今回の機能追加により、従業員が提出済みの入力内容を修正したい場合、そのまま従業員自身で修正・再提出ができます。これにより、従業員と担当者間のやりとりを減らせます。

ユースケース

「引き戻し機能」が活用される具体的なユースケースをご紹介します。

（1）必要書類の添付漏れがあった／提出後に届いた場合

申告内容によって、保険料控除証明書や住宅借入金等特別控除証明書、年末残高証明書といった証明書の提出が必要です。また中途入社の従業員は、前職から源泉徴収票を取り寄せて提出する必要があります。

こうした必要書類の添付漏れがあった場合や、必要書類が提出期限までに届かずあとから提出する場合に、「引き戻し機能」が役立ちます。従業員が自ら書類を再添付・再提出でき、従業員と担当者間の差し戻しや再提出を依頼するやりとりが不要になります。

（2）提出内容に間違いや漏れがあった場合

提出が完了してしまってから、記載した内容の間違いや漏れに気づくこともあるかもしれません。扶養家族の人数が変わった場合や従業員本人や配偶者の年収に変更があった場合、提出後に住所変更をした場合はとくに注意が必要です。

従業員が自身の入力内容の間違いや漏れに気づいた場合にも「引き戻し機能」が役立ちます。

Q＆A

年末調整のご担当者さまのなかには、「引き戻し機能」の追加により、「運用の変更が必要かもしれない」と不安を感じている方もいらっしゃるでしょう。こちらでは、運用に関してよくある質問をご紹介します。

Q.従業員が引き戻しをしたことを担当者は把握できますか？

はい。従業員が引き戻しをすると、管理者権限をもつ担当者の方に通知が送られます。また、依頼一覧画面や依頼詳細画面、書類一覧画面でも、引き戻し中の依頼や書類を確認できます。

Q.従業員が引き戻しをする際の理由を把握したいのですが、確認できますか？

はい。引き戻しがされてから、再提出されるまでの間は、引き戻しされた情報の収集情報編集画面を開くことで、引き戻しの理由を把握できます。また、操作履歴を見ることで、過去の引き戻しの理由が確認できます。

Q.どの書類が引き戻し中なのかを把握できますか？

はい。依頼詳細画面の「書類確認状況」や、書類一覧画面の「書類一覧」から把握できます。書類一覧画面では、確認状況「引き戻し」で絞り込み検索も可能です。
また、依頼一覧画面からは依頼ステータスが「引き戻し中」の依頼を把握できます。

Q.引き戻しされた情報を含まない書類の確認はできますか？

はい。書類一覧画面の確認状況で「引き戻し」以外と絞り込んで検索することで、担当者は引き戻しされた情報を含まない書類を特定し、確認を進めることができます。

Q.従業員はいつまで引き戻しできるのでしょうか？

前提として、従業員が年末調整アンケートに回答、あるいは差し戻しに対して再回答し、依頼ステータスが「回答済み」か「再回答」になると引き戻し機能が実行できるようになります。

その後、従業員がいつまで引き戻しを実行できるかは、以下の通りです。

• 依頼グループごとに設定された締切日当日の8時まで
• 依頼グループごとの引き戻しの許可設定が「許可しない」になるまで
• 担当者が、書類の確認状況を「チェック済み」「ダブルチェック待ち」にするまで
• その他の操作で、依頼ステータスが「回答済み」「再回答」以外になるまで

ただし、「チェック済み」「ダブルチェック待ち」になった書類と関わりがない情報は、従業員による引き戻しができる状態です。たとえば、住宅借入金等特別控除申告書を「チェック済み」にしても、保険情報は引き戻しできるままです。
また、依頼ステータスが「修正依頼中」や「確定」のときは引き戻しできません。

Q.引き戻し機能自体をOFFにすることはできますか？

はい。依頼グループ単位で、引き戻し機能自体をOFFにできます。また、依頼グループごとに設定された締切日当日の8時を迎えた場合も、引き戻しを実行できなくなります。

ただし、依頼ステータスが「引き戻し中」のまま、依頼グループごとに設定された締切日当日の8時を迎えたり、引き戻し機能自体がOFFになった場合は、引き戻しを取り消さない限り、引き続き修正・再提出が可能です。

Q.依頼ステータスが「引き戻し中」になっているものを、担当者側で取り消しはできますか？

はい。依頼ステータスが「引き戻し中」のとき、担当者側で引き戻しを取り消せます。

Q.従業員が引き戻しによって再提出した後、従業員がどの項目を修正したか、担当者側で把握はできますか？

いいえ。操作履歴を見ることで、従業員が引き戻しを実施したことと、引き戻し実行時に入力した「修正の理由」は確認できますが、実際にどの項目を修正したかまでは確認できません。

年末調整調整のさらなる効率化を実現

本稿では、年末調整の「引き戻し機能」の概要や活用場面をご紹介しました。
実際に、年末調整のご担当者さまから「従業員が自分で入力内容を修正できるようにしてほしい」というご要望も多く、今回の開発に至りました。「引き戻し機能」を活用することで、従業員とのやりとりや確認作業の工数を減らし、年末調整業務のさらなる効率化を実現します。

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