ポイントは「POPでキャッチーに」。ユナイテッド式 SmartHR年末調整のKUFU
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SmartHRではユーザー同士で交流し、共に人事・労務やSmartHRの活用方法について学びあうコミュニティ「PARK」を運営しています。
本稿では、2021年10月8日におこなわれたコミュニティイベント「PARK mini〜年末調整について語り合う会〜」の中から、ユーザー登壇パートのレポートをお届けします。
今回の登壇者はユナイテッド株式会社にて総務労務を担当する、田中里実さん。
ユナイテッド田中さん式の、SmartHRで年末調整を進める上での「KUFU（工夫）」、ぜひ参考にしてください！
「KUFU」とは株式会社SmartHRの創業時の社名である「株式会社KUFU」に由来しています。
ユナイテッド株式会社 田中里実さん プロフィール
新卒で入社したアパレル企業にて販売員・新店舗立ち上げなどを経た後、事務職へ転向。派遣やアパレル企業での事務・総務を経てユナイテッド株式会社に中途入社。入社後は複数の子会社労務管理を担当し、現在はユナイテッド本体および子会社2社を担当。システム導入時の実務担当として、勤怠管理や従業員情報のツール導入を実行。
田中さんのPARK mini 登壇動画はこちら！
ユナイテッドがSmartHRを導入した背景
ユナイテッドでは、DXプラットフォーム事業・インベストメント事業・アドテクノロジー事業・コンテンツ事業など幅広く事業を展開しています。従業員は2021年9月時点で、グループ連結で327名、ユナイテッド本体ですと61名の会社となっています。
もともと、SmartHRを導入した背景としては、1つ目に「従業員管理の一元管理を実現したかった」。2つ目に「複数のエクセル管理から脱却したかった」から。そして最も重視した3つ目の理由は、年末調整を電子化したかったからです。
3つ目の理由に関して、以前は300名以上×帳票3,4枚を配って回収するという大変な業務をおこなっており、この状況から脱却したい！という強い思いがあって導入に至りました。
導入の背景についての詳細はSmartHRの導入事例記事でも語っていますので、ご覧ください。
年末調整の体制・スケジュールは？
2020年の話ではありますが、年末調整はマネージャーと私の2名体制で担当しました。基本的にはそれぞれが自分が担当している会社をチェックし、社内確認をした後に、社労士にデータを渡してダブルチェックを依頼します。
2020年に実施した際のスケジュールとしてはこちらのとおりです。
9月中旬〜下旬くらいに全体の工程表を作成し、同時に登録情報のメンテナンスを進めます。10月上旬に、従業員向けに一回目の年末調整のアナウンスを実施。
10月中旬に入ったら、年末調整の受付を開始し、このタイミングで社労士と打ち合わせをして、SmartHRの操作方法などをすり合わせます。
10月下旬から11月の上旬頃には年末調整の受付が終了し、そこから提出内容をチェックし、チェックしたものから社労士にデータと証明書の原本を送付します。
その後、11月中は社労士にチェックいただいた内容への細かい対応をします。12月の頭に給与計算が走るので、12月中旬ごろに年末調整計算結果を確定させ、源泉徴収票の交付や法定調書、給報の提出準備を進め、年内で完結させています。
ユナイテッド式 年末調整のKUFU
私なりの、年末調整を進める上での3つの「KUFU（工夫）」を発表したいと思います。
1.従業員への猛烈アピール
2.確認に要する時間短縮のための小技発動
3.社労士を巻き込みSmartHR上でダブルチェック
それぞれを解説しますね。
従業員への猛烈アピール
まず、社内の案内メールはアイキャッチを使ってPOPでキャッチーにすることを心がけています。「楽しそう！」と思ってもらうことで、心理的な提出ハードルを下げるためです。
SmartHRさんが毎年とてもかわいい年末調整バナーを作ってくれているので、それをドーン！と冒頭に載せることで、従業員の目に止まりやすくしています。また、すべての執務室のドアの内側に、SmartHRさんが配布してくれてるポスターを貼って、部屋の出入りの時には強制的に従業員の視界に入るようにしています。
また、SmartHRさんの年末調整の提出BOXを、自分たちでオリジナルにデコレーションして目立ちやすくして使っています。
こちらの写真は私とマネージャーなのですが、より年末調整を意識してもらうために、SmartHR StoreでSmartHRのTシャツを購入し、総務労務チーム4名でTシャツを着て社内を回り、盛り上げを演出しました（笑）
確認に要する時間短縮のための小技発動
弊社は提出期間を2週間とるのですが、1週間ほど経ったあたりでいったん差分データを抽出するようにしています。そうすることで、従業員が転居申請漏れなどがあった場合に、提出期間内で修正ができ、スピーディに進行できるようになります。
また、コロナ禍対策としてリモートワークを導入しているのですが、中には1~2ヶ月まったく出社しない従業員もいて、そういった方には郵送して原本提出してもらっています。簡単に返送できるようにするために、従業員向けの年末調整の裏表紙に、会社の年末調整担当宛の宛名ラベルを封入しておくなどKUFUしました。
今年、2021年度はSmartHRさんがSmartHR Storeで「年末調整書類があつまる封筒」をご用意してくれたので、こちらもとてもよさそうだなと思います。
最後に、2年目以降の場合は、前年度の保険データインポートを必ずおこなうようにしています。従業員による生命保険の入力の誤りって発生しがちですよね。データをインポートをすることで入力ミスを防ぎやすくなります。とは言ったものの、実はこちらについては、すでにアップデートされて、自動で過去のデータがインポートされるようになったようです。SmartHRさん、いつも素早く改善していただき、ありがとうございます！
社労士を巻き込み、SmartHR上でダブルチェック
年末調整のKUFUその3は、社労士を巻き込んでSmartHR上でダブルチェックすることです。弊社は社労士にSmartHRのアカウントを渡していて、メール一本送ればSmartHR上でダブルチェックをしてくれます。進捗管理や共有状況も可視化されるので、非常にやりやすいです。
ただし、これをやっていくには、社労士と操作方法や対応内容などをすり合わせておくのが大事です。弊社の場合、理解度が高まるように年末調整のプロジェクトが始まる際に2時間ほどミーティングをしました。
初めてSmartHRで年末調整をする方へのアドバイス
年末調整のKUFUをふまえて、これから初めてSmartHRで年末調整をする方へのアドバイスをまとめたいと思います。
まず、チェックしやすいようにSmartHRの登録情報はあらかじめメンテナンスしておきましょう。住所の「丁目」をハイフンにするかどうかや、カタカナの全角・半角など、入力情報を統一しておくことでチェックのしやすさが大きく変わります。
2つ目に、従業員が年末調整を提出するハードルが低くなるように、できることはなんでもしましょう。SmartHRさんがSmartHR Storeなどで便利なグッズをたくさん出してくれてるので、使えるものは使い倒しましょう！
3つ目に、社労士との連携含め、できるだけSmartHR内で進捗管理を完結させるのがオススメです。どうしても、ExcelやGoogleスプレッドシートで進捗管理表などを作りたくなりますが、管理するものが増えて工数も増えますし、入力漏れによってどれが最新なのかわからなくなるかもしれません。
SmartHRだけで、充分に何がどうなっているのかを理解できる仕様になっているので、すべてSmartHR上で完結させるようにしましょう。
PARK mini参加者からの質疑応答コーナー
Q. 従業員がSmartHRで回答後、社労士の先生にチェック依頼するまでに自社でどこまで確認していますでしょうか？
一通りすべて目を通すようにはしてますね。名前や住所の入力がしっかりできているか、保険の種別が選択できているかなどですね。ただ、保険料の計算などはSmartHR上で完結されているので、電卓をはじいたりなどはしていません。弊社の場合は、自分たちでも確認しつつ、法的なところで抜け漏れがないかという、補助的な位置づけで社労士の先生にダブルチェックを依頼しております。
Q. 従業員は期間内に全員提出されますか？もし不備があった場合はどのように連絡されていますか？
提出期間内でほぼ集まりましたね。控除証明書がまだ送られていないなどのイレギュラーを除けば、期間内で集まりました。社内のチャットツールで鬼の督促をすることで、従業員が対応してくれました（笑）
田中さんからのメッセージ
最後に一言メッセージですが、年末調整をSmartHRでやるようになってから、「年末調整、楽しいじゃん」という感覚になりました。そのくらいすごいサービスだと思っています。そういった気持ちが少しでもみなさんに伝わっていたらうれしいです。
ということで、SmartHRユーザーのみなさん、今年も年末調整がんばりましょう！
