SmartHRを使いたおす会社はここがすごい！の3か条｜PARK すまつたコミュニティ【PARK fes.2023イベントレポート】

登壇者渡辺 歩さん

ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社　コミュニティリーダー／すまつた分科会運営

新卒でJR東日本に入社し、電車の運転士や人事業務を経験。2012年にケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズにコンサルタントとして入社し、業務改革・システム導入を支援。2018年から人事に職種チェンジ。理論やトレンドよりも現場での実践が好き。

＜推しのSmartHR機能＞
人事評価機能

SmartHRではユーザー同士で交流し、共に人事・労務やSmartHRの活用方法について学びあうコミュニティ「PARK」を運営しています。 

本稿では、2023年8月22日におこなわれたコミュニティイベント「PARK fes. 2023〜つながり、事例に学び、仲間をつくる1日〜」のなかから、ユーザー登壇パートのレポートをお届けします。

今回の登壇者は、ファシリテーションとITシステムをテコに、クライアントの業務改革や新規事業創造、IT・経営戦略策定を支援するケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社 HRマネージャーの渡辺 歩さん。

これまで「PARK」のコミュニティリーダーとして、いちSmartHRユーザー目線でコミュニティを盛り上げてきた渡辺さん。PARKにおける「コミュニティ内コミュニティ（通称：コミュコミュ）」の一つである、SmartHRを使いたおすコミュニティ＝「すまつたコミュニティ」を主催し、イベントを過去11回に渡り開催。今回のイベントでは、各社の活用事例を聞き比べているうちに発見した、徹底的にSmartHRを使いたおす会社の人事の共通項についてお話しいただきました。

発表内容については動画でもご覧いただけます。

PARKの「すまつたコミュニティ」とは

すまつたコミュニティ（SmartHRを使いたおすコミュニティ）は、SmartHRの各機能について、各社での工夫、取り組みについての情報交換や運用上のお悩みをシェアすることで、「SmartHRを使いたおす」ことを目的に活動しています。

オンラインを中心に過去約1年で11回、SmartHR活用に関するイベントを開催しました。これまで開催してきたイベントのなかで、「おや？ この企業の人はSmartHRをすいぶんと使いたおしているな」と感じさせられる人達、「すまつたer」が複数います。この「すまつたer」は、「マイスター」などと同じニュアンスだと思ってください。

そんな「すまつたer」には、共通項があると感じました。この共通項を言語化すれば、「SmartHRをまだ導入して間もない人」、あるいは「しばらく経っているけどもまだ使いこなしている実感がない人」に参考になると考えました。

すまつたerはここがスゴい！の3 か条

今回は、すまつたコミュニティを11回開催してわかった、「SmartHRを使いたおす会社はここがスゴい！の3か条」改め、「すまつたerはここがスゴい！の3か条」を発表します。

すまつたerは、履歴情報にこだわる

1つ目は、「すまつたerは、履歴情報にこだわる」です。具体例を用いて紹介します。

社員Aさんが2023年10月1日に広報部からセールス部へ異動となる場合

SmartHRには適用日という考え方があります。

今年の10月1日は日曜日なので、10月2日月曜日の出勤日にAさんに対して広報からセールス部へと部署情報を編集してしまうと、SmartHR上では10月2日に広報部からセールス部へAさんは異動した、という履歴情報が登録されてしまいます。

したがって、この10月1日を正しく登録したい時には、登録をする適用日を10月1日として、Aさんは広報部からセールス部へと登録する必要があります。

この適用日が履歴情報となって蓄積されていきます。少々細かい話をしていますが、「すまつたer」は一様にこの履歴情報の管理を徹底的にやる人たちです。

そのほかにも「すまつたer」の声を聞くと、以下の決意あふれる言葉が出てきます。

• 人事情報の変更は事前に上長とダブルチェックした後、適用日の前日に予約登録してからの退勤を徹底しています。
• 分析レポートの集計結果は開示情報に用いています。上場企業なので、履歴情報は絶対にキレイな状態を保ちたい。

こういった形で「すまつたer」は履歴情報の管理をきっちりやっている傾向があります。

私は「SmartHRを信頼できる人事データにしたい」という「すまつたer」の信念が、この履歴情報へのこだわりに出ているように感じます。

もちろん、履歴情報の管理さえしておけば 必ずSmartHRを使いたおしている「すまつたer」になれるわけではありませんが、一つの事象として表層に現れるという感覚があります。

従業員に紐づく履歴情報をすべて正確に管理するのはハードルが高いかもしれません。

まずは、「すまつたer」への第一歩として所属部署の異動履歴、 職位の昇進履歴や基本給などの昇給履歴の管理を徹底し、ほかの項目は「最新であること」を優先した履歴情報管理をはじめてはいかがでしょうか。

すまつたerは経営層・一般社員のSmartHR体験をデザインする

2つ目は、「すまつたerは経営層・一般社員のSmartHR体験をデザインする」です。

SmartHRは人事担当者が何気なく日々の業務で使っていると、「人事が嬉しいツール」になりがちです。

一方で経営層や従業員にとっては、あまり身近に感じられない存在になってしまうケースもあると思います。そこで、「すまつたer」は、経営層・ 一般社員がSmartHRを使ってどういう体験をするかにかなり踏み込んでデザインしています。

たとえば、以下のようにSmartHR活用の土台づくりをしているという声もありました。

• 申請フォームの記入に迷わないように注釈やコメントにこだわる。
• 経営会議では従業員サーベイのダッシュボードを確認する習慣を定着させる。
• 新入社員研修でSmartHRの使い方をしっかりレクチャーして、積極的にSmartHRを使ってもらう。

このように「すまつたer」はSmartHRを組織のどの層のどの立場の人にとってもSmartHRは便利でなくてはならないないツールに位置づけるために、努力している人事です。

そこで、2つ目の「すまつたer」への第一歩として、申請フォームの項目・注意書きの見直しをおすすめします。

たとえば出生届や扶養の届けなどの申請フォームを人事以外の従業員に見てもらい、入力に戸惑うところがないか意見を聞いてみる。そして、もらった意見を参考に、申請フォームの項目や注意書きを編集する。

いきなり経営層にとってのSmartHRの位置づけを改善するのはハードルが高いので、まずは従業員に向けのアクションが「すまつたer」への効果的な第一歩だと思います。

すまつたerはGiveの精神にあふれている

3つ目は、「すまつたerはGiveの精神にあふれている」ことです。

ある「すまつたer」のPARKについての感想を紹介します。「PARKの何が面白いかというと、自社の取り組みを公開すればするほど他社の事例がどんどん集まってくるところですね」。

私もその通りだと思います、すまつたコミュニティイベントでも自然と情報交換がされている光景をよく目にします。

守秘義務に反しない範囲で自社の取り組みを開示しあうことで同時にフィードバックがもらえる、そういう感覚を持っています。

この風景自体はすまつたコミュニティにおいてめずらしいことではありませんが、なぜ「すまつたer」は情報交換によって、名誉やお金が手に入るわけでもないのに、情報交換に積極的なのでしょうか。

私の推測ですが、きっと「すまつたer」は皆、一人で悩んだ過去があるのでしょう。私もそうです。そんな過去の自分を投影して、助けるつもりでGiveの精神を振りまいているのではないかと考えています。

そこで3つ目の「すまつたer」への第一歩として提唱したいのは、すまつたコミュニティのイベントに参加してみる、です。

現在はオンラインを中心におおよそ月に1回開催しています。業務中に聞くだけの参加でもOKです。できればGiveの精神を発揮して、ちょっとだけ発言してみるというのも、すまつたerへの第一歩としてよいと思います。

まとめ

最後に今回私が発表した「すまつたer」はここがスゴい！の3 か条を振り返ります。

今日お話しした内容が、皆さんのSmartHRライフの参考になれば幸いです。ありがとうございました。

PARKおよび「すまつたコミュニティ」に参加するには？

渡辺さんが運営されている「すまつたコミュニティ」に参加したい方は、SmartHR ユーザーコミュニティ「PARK」の公式ウェブサイトよりお申し込みください。

すまつたコミュニティの最新イベント情報については、PARK内の「トピック」や「イベント」「チャレンジ」などをご覧ください。

※PARKは、SmartHRの有料プランご契約中の人事・労務に携わる方限定のコミュニティです。