【SmartHR Next 2018】SmartHRが描く未来。AI時代を見据えた「プラットフォーム化構想」とは?

2018.10.01 ライター:藤田隼

2018年9月11日、株式会社SmartHR主催イベント「SmartHR Next 2018 – HRの最先端が集結する日」を開催しました。

「SmartHR Next」は、産官学の有識者のパネルディスカッションに加え、参加型ワークショップや来場者の交流・情報交換を通じて、明日から取り組める施策を学び・活かすための「働き方改革の明日」を創る等身大の人事労務イベントです。

同イベントの特別セッションにて、「SmartHRが描く未来」と題して、株式会社SmartHR 代表取締役・宮田昇始が登壇しました。

本稿では、その内容を全文書き起こしにてお届けします。

「SmartHR」誕生から現在までの軌跡

こんにちは。SmartHRの宮田です。皆さま、本日のイベント「SmartHR Next」、お楽しみいただけていますでしょうか。

改めまして、私の自己紹介です。SmartHR 代表取締役CEO ・宮田昇始と申します。私は大学卒業後、IT系ベンチャー企業に入社し、ウェブサイトやソフトウェアの開発ディレクターを仕事としてきました。人事というよりはどちらかというと開発側の人間です。つまりそれまでは、人事労務とは無縁の生活を送ってきました。

しかし、今から3年前、とある出来事がきっかけで、このジャンルのサービスづくりにチャレンジすることになります。詳しくは後ほどご説明します。

さて、このセッションでは「SmartHRが描く未来」と題しまして、まさに“Next”。SmartHRの今後の展開について発表したいと思います。皆さんが働き方改革をさらに進めていく上で強力な武器になれると信じています。

また、本日はSmartHRをすでにご利用中の企業さまに加えて、SmartHRを現在ご検討中の企業さまもたくさんいらっしゃいます。次の展開の発表に先駆けて、まずはこれまでのSmartHRの軌跡をご紹介致します。

最初にこの日付です。2015年11月18日、この日にSmartHRを一般公開しました。

今から約2年10ヶ月前です。実はSmartHRは一般公開からまだ3年にも満たない若いサービスです。

そして、この「16,000」という数字、何の数字だかお分かりになりますでしょうか。

この数字は、現在SmartHRをご利用中の企業さまの数です。

サービス公開からわずか2年10ヶ月の間に、これだけ多くの企業さまにご利用いただけているのは、人事労務を効率化したいという強力なニーズに刺さっているサービスだからです。

次に、「99.6%」。こちらはSmartHRの月次継続利用率です。言い換えると、SmartHRの解約率はわずか「0.4%」です。

クラウド型のソフトウェア業界の水準では、解約率が2%を下回るととても凄いと言われています。我々はその水準よりも、遥かに低い0.4%という驚異的な数字を誇っています。

これは、常にユーザー企業さまの目線に立ち、より良いプロダクトを目指し、日々改善をくり返してきた結果の表れだと自負しています。

また、SmartHRの機能も月日を追うごとに充実してきています。

このセッションの前半では、SmartHRがどのように拡大してきたのか、当時どういった気持ちで挑んでいたのかを、キーワードとともに振り返っていきたいと思います。

SmartHR開発の原体験

まずは、SmartHRの開発当初のお話からスタートします。初期のSmartHRを言い表したキーワードです。「社会課題の解決」と「時代の変化」、この言葉がぴったりときます。

それを象徴する1枚の写真があります。

この写真は、今から3年半前に私の自宅で撮影した写真です。テーブルに散らかっている紙は産休・育休の書類で、それを妊娠9ヶ月になる妻が自分で作成しています。

本来、これらの書類は会社が作成し、役所に申請する義務がありますが、それを会社ではなくすでに産休に入っている従業員本人がやっています。これは倫理的にはもちろん、従業員のモチベーションとしても、よくありません。

アナログで手間のかかる「紙」が人事労務を悩ませていた

この出来事をきっかけに、人事労務という領域に興味を持った私は、調査を開始し、約半年間で、200社を超える企業の人事担当者の皆さまにヒアリングをしました。

その結果、担当者の皆さんはとても困っていました。どのような悩みか? 人事労務の分野は、私たちが想像していたよりも遥かにアナログで、遥かに手間の掛かるものでした。

まず、基本的に「紙」です。紙で大量の書類を作成をする必要があり、それぞれの書類は、専門の書籍が必要なほど難解です。さらに、作成した書類を役所へ届出する必要があります。しかも、1箇所だけではありません。年金事務所、ハローワーク、健康保険組合など、何箇所にも出向く必要があります。窓口では2時間以上待たされることもざらにあります。

また、驚くことに、当時はこの課題を解決するソリューションがありませんでした。皆、手書きや判子を使い、役所では行列で並ぶなど、昔ながらのやり方で、時間とマンパワーをかけて対応していたのです。

人事労務の業務効率化を実現させる「SmartHR」

これらの200社へのヒアリングを通して、サービスの構想を固めました。それがこの「SmartHR」です。まずはデモ動画をご覧ください。

例えば、入社の手続きには、実はこんなに大量の書類が必要でした。もうこれらの書類は必要ありません。SmartHRを使ってみましょう。

会社がやることはとてもシンプルで、新入社員をSmartHRに招待するだけで準備が完了です。すると、新入社員に入社手続きの案内が届きます。新入社員は自宅で必要な情報を入力するだけです。難しい書類と違い、シンプルなデザインなのでサクサクと終わります。

入力が終わると、人事労務担当者に通知が届きます。あとは入社日や給料を入力するだけで、面倒な書類がすべて自動でできあがってきます。

さらに、役所へのウェブ申請もできてしまいます。必要なのはわずか数クリック。これまで数時間から丸1日かかっていたような届出が、わずか15秒程度で完了します。非常に便利な機能です。

「SmartHRが現れたのは必然だった」

また、この「SmartHR」を公開した2015年は、大きな時代の変化を迎えた年でした。

2015年、総務省が運営する電子政府が、電子政府APIを公開しました。このAPIというのは、別々のシステム同士が簡単に繋がれるような仕組みだと思ってください。

SmartHRで作成した手続きも、この電子政府APIを通して、国のシステムにダイレクトに申請ができるようになっています。国も人事労務分野の電子化に踏み切り、我々はその変化にいち早く対応することができました。

また、2015年はマイナンバー制度が本格的に動き出した年でもあります。企業はマイナンバーを収集・管理するために、新しいソリューションを購入する必要がありました。今振り返っても、非常に大きな変化を迎えた年でした。

このように、SmartHRは、私の身の回りで起きた身近な社会課題をきっかけに始まったプロダクトです。未解決だったアナログな社会保険制度と、急速な時代の変化。そこに私たちSmartHRが現れたのは、必然だったのかもしれません。

そして、SmartHRは、サービス公開からわずか半年で、1,000社を超える導入企業数に達しています。

しかし、当時の利用企業は最大でも500名規模に留まり、ユーザー企業の業種もITベンチャーが中心でした。しかし、サービスを拡大していく過程で、利用企業も業種も徐々に広がっていきます。

新たに向き合うべき「働き方改革」という課題

そんな中、新たな向き合うべき課題が見えてきました。

「働き方改革」への対応と、「人事労務担当者の負荷軽減」です。

「働き方改革」

まずは働き方改革です。

今後50年間で、日本の労働人口はほぼ半減する見通しで、人材の確保がますます難しくなります。

そんな中、長時間労働の是正をはじめ、労働時間を23%も削減しなくてはなりません。

さらに、AIやRPAに職業代替されないような従業員のキャリア形成をサポートしていく必要もあります。

この難しい3つの課題を一挙に解決していくのが、働き方改革であると私たちは定義しています。これは非常に難易度が高い問題です。そして、これを実務上誰が牽引していくのか。まさに、企業の人事労務担当者の皆さまです。しかし、人事労務担当者の皆さまは多忙を極めます。

こちらのグラフはエン・ジャパンが調査した、人事の担当業務についてのデータです。

出典: 人事の「理想の働き方・キャリア」徹底解剖!人事白書2014|人事、採用、労務の情報ならエン人事のミカタ

左の棒グラフは、彼らが担当している業務です。ほとんどの方が採用に携わり、半分以上の方が労務に携わり、社会保険や年末調整もいろんな人事の方が担当しています。

右のグラフは、その兼務の状況です。皆さん、かなり多く兼務されているということが分かるかと思います。とにかく、人事労務担当者は多忙です。2つ以上の業務を兼務している方は8割以上、3つ以上の業務が6割、6つ以上を兼務している方は3割に上ります。

また、残業時間も多く、業種によっては、半数以上が30時間以上の残業を行っているようで。これでは、働き方改革を牽引できるはずがありません。

皮肉にも、旗振り役となる人事労務担当者の業務密度を下げることが働き方改革の最初の一歩になります。

「人事労務の負荷軽減」

では、どこから効率化できるでしょうか。これは先ほどご紹介した担当業務のグラフです。

緑のマークが、採用や評価、人事企画といった、しっかり時間をかけるべき業務。

青いマークが、勤怠や給与計算など、何十年も前からソリューションが存在し、すでに効率化が進んでいる段階。

そして、赤いマークの、労務や社会保険、年末調整が、いまだにソリューションがなく、最も効率化が遅れている箇所でした。

拡大に踏み出したSmartHRの機能

社会保険手続きの効率化から始まったSmartHRは、年末調整やそれ以外の労務業務にも乗り出していきます。

ペーパーレス年末調整

まずは年末調整です。これまでの年末調整はどのように大変だったのでしょうか。

例えば、飲食チェーン店の場合です。

まず、全従業員分の用紙を事前に印刷し、全国の店舗に郵送する必要があります。

仮に100店舗で2,000名の従業員がいるチェーン店の場合、6,000枚の書類を印刷し、100個の段ボールを発送する必要がありました。

書き方のマニュアルも用意して、それでも10月~12月は問い合わせの対応に追われます。従業員としても、書き方が分からず、アルバイトに書き方を教える店長も大変でした。

そんな中で開発されたのが、この「ペーパーレス年末調整」です。

この機能は、SmartHRのプロダクトマネージャーが企画した機能です。

彼女は大手飲食チェーンで人事労務の担当者として実際に働いた経験を持ち、毎年この年末調整に苦労していました。そんな現場の課題から生まれた機能です。

SmartHRの「ペーパーレス年末調整」を使えば、もう印刷の手間や段ボールを発送する必要はありません。

画面上から対象となる従業員を選び、ボタンをクリックするだけで、従業員がスマホから年末調整が可能になります。

しかも、「はい、いいえ」といった簡単なアンケートに答えていくだけなので、マニュアルも不要です。あの面倒な年末調整がスマホだけで完結します。もちろん、パソコンでも利用可能です。

さらに、誰が完了していて、誰が未対応なのかといった進捗管理もできるようになっています。間違いがあった場合の差し戻しも簡単です。

10月~12月の2ヶ月間は年末調整で潰れてしまう、そんな課題を解決するこの機能は、おかげさまで大ヒットをしました。

オンライン雇用契約機能

さらに、先月公開したばかりの新機能で、雇用契約書もSmartHRで締結が可能です。デモ動画をご覧ください。

年末調整と同様に、雇用契約を結ぶ相手を選択します。すると、新入社員に案内が届きます。

新入社員はスマホから契約内容を確認し、問題がなければ自分の氏名を入力するだけ。これで契約締結が完了です。契約書の印刷や製本も不要です。判子を持ってきてもらう必要性はありません。

「働き方改革の第一歩」を後押しするSmartHR

これは先ほどのグラフですが、SmartHRは赤いマークの箇所、人事労務の中で最も効率化が遅れている箇所を次々にカバーしてきました。

このように、我々SmartHRは、働き方改革と、そこで重要なファーストステップである人事労務担当者の負荷軽減に真剣に向き合ってきました。その結果、SmartHRの機能はどんどん強化されてきました。

ご紹介したもの以外でも、ウェブの給与明細や社員名簿、人事データベースとしての機能も備えています。人事データベースは、年内に大きなアップデートが入る予定です。こちらにもご期待ください。

機能の拡充に伴い利用企業数は増加し、冒頭にご紹介したとおり、その数は1万6,000社を超えました。そして、その継続利用率は99.6%と非常に高い水準を誇っています。

「店長を店舗運営に集中させたい」サービス産業における広がり

そして、働き方改革の対応で最も大きな変化があったのが、利用企業さまの従業員規模と業種です。この変化で、利用企業の規模は一気に従業員1万名規模まで膨らみました。

業種も、メルカリさんのようなITベンチャーだけでなく、DEAN & DELUCAさんのような飲食業界、ヴィレッジヴァンガードさんのような小売業、イトキンさんのようなアパレル業、星野リゾートさんのような宿泊業など、まさに本日のイベント「SmartHR Next 2018」のテーマである、サービス産業の働き方改革を後押しし、広がりを見せています。

サービス産業の皆さまに選ばれている理由ですが、1つは、若いスタッフやアルバイトの方の入退社が多いこと。

2つ目は、店舗が全国にあり、郵送の手間やコスト、免許証のコピーなどを郵送する際の個人情報が不安という点。

3つ目に、何より店長を人事労務のペーパーワークから解放し、本業である店舗の運営に集中させたい。

こういった理由でSmartHRが選ばれております。

飲食業界の導入事例を読む

SmartHR Next 「プラットフォーム化構想」

そして、いよいよNextです。また新たな課題が生まれてきました。

今回生まれた課題は、お客さまの規模が大きくなり、業種が広がったことによるニーズの多様化です。

なるべく多くのニーズに応えたいのはやまやまなのですが、すべてのニーズに応えようとすると製品が中途半端になってしまったり、複雑になって使い勝手が著しく悪くなってしまいます。これはソフトウェア開発の世界ではよく起こることです。

私たちはこの課題に対して、「やらないこと」を決めています。

1つは、ニーズに無理に応えようとして、中途半端な製品を出してしまうこと。

もう1つは、利益を追求するあまり、中途半端な製品で囲い込みをしてしまうことです。

しかし、ニーズにはお応えしたい……。

この課題を解決するための“Next”を発表します。

SmartHRの「プラットフォーム化構想」です。

プラットフォーム化にあたって、やっていくことが2つあります。

1つは、すでに進めている外部サービスとの連携強化です。

もう1つは、社内で「SmartHR Plus」のコードネームで呼ばれているアプリケーションストア構想です。

SmartHR上ではさまざまなアプリをインストールできるようになり、人事データの連携が可能になります。

さて、それぞれ説明していきます。

(1)外部サービスとの連携

まずは外部サービスとの連携情報からです。これはSmartHRがすでに連携を発表している外部サービスです。

SmartHR と連携しているサービス一覧

今月に連携を発表したばかりの「KING OF TIME」を始めとした勤怠管理の連携や、「MFクラウド」の給与計算ソフトとの連携。「Talentio」や「HITO-Link」などの採用管理システム、その他にもID管理サービスやストレスチェック、「Slack」や「ChatWork」などのビジネスチャットともすでに連携をしています。

新たに近日連携予定のサービスをいくつかご紹介します。

1つ目は「人事労務 freee」。もう1つは「ジョブカン」です。ご存じない方もいらっしゃるかと思いますが、この2社はSmartHRと非常に似た機能も提供されています。

しかし、我々は無理やりな囲い込みをしません。「freee」の給与計算ソフトを利用されている方にも、SmartHRを利用していただきたい。同様に、「ジョブカン」で勤怠管理を利用している会社さんにも、SmartHRを利用していただきたい。そんな思いで、我々から強くアプローチし、連携が決定しました。

少し毛色の違う連携もご紹介します。

福利厚生の「RELO CLUB」さんです。

連携内容は非公開ですが、こちらもSmartHRとの連携が決まっています。

そして、「LINE」です。LINEとSmartHRが連携することで、ユーザーの体験は大きく変わると考えています。従業員は、LINEで入社手続きができるようになり、年末調整もLINE BOTの質問に答えるだけ。源泉徴収票の発行や、毎月の給与明細もLINEで。そんな未来がやってきます。

我々は、頂いたニーズから中途半端な製品を決してつくりません。代わりに、そのジャンルで優れたサービスの数々と次々に連携を行っていきます。

(2)アプリケーションストア構想

そして、もう1つのプラットフォーム化。社内で「SmartHR Plus」のコードネームで呼ばれている、アプリケーションストア構想です。

iPhoneの「App Store」や、Google Chromeの「chrome ウェブストア」、こういったものをイメージしていただくと、理解しやすいかもしれません。

SmartHR上でさまざまなアプリケーションをインストールできるようになり、人事データ連携が可能になります。さまざまなアプリケーションのインストールはもちろん、各アプリとSmartHRが人事データを連携します。

この仕組みは外部ベンダーにも公開予定で、決済やOAuth認証のような基盤も提供していきます。

もう少し具体的な例を紹介します。

雇用契約書や年末調整、こちらは先ほど紹介した機能ですが、実は「SmartHR Plus」上で動いているアプリケーションです。ユーザーからすると、SmartHR本体を操作するのと、何ら変わりない操作感です。

その他、自社アプリとして、「店舗向けiPadアプリ」や、「HRデータのレポート機能」、顔と名前が一致しさまざまな用途に使える「すごい社員名簿」の開発も予定しています。

また、SmartHRが作る自社のアプリケーションだけではなく、将来的には外部ベンダーのアプリケーションもストアに並ぶ予定です。

ユーザーの多様なニーズに応えつつ、かつシンプルに使いたいユーザーの邪魔をしない。ユーザーは使いたいときに使いたい分だけ、使いたい機能だけを使える。

我々は製品の品質を下げることなく、多種多様なニーズに応えていくことをあきらめません。SmartHRは「プラットフォーム構想」を推進していきます。

SmartHRプラットフォーム化の先に待つ未来

では、プラットフォームの先には、どんな未来が待っているのでしょうか。

もう1つのNextをお話しします。

これまで、オフィスのキャビネットやパソコンのローカル環境に落ちていた人事データが、クラウド上に集まってきています。

これは、SmartHRのプラットフォーム化でさらに急速に加速するでしょう。すると、これまでバラバラだった様々なデータをつなぐことができるようになります。

データをつなぐことで、どんな未来があるのか?

例えば、採用管理ツールとの連携です。

採用管理ツールは入社前のデータを持ち、SmartHRは入社後のデータを持ちます。

どんな採用媒体から来た人が在籍期間が長いのか。どのエージェントから来た人が昇級が早いのか。そういったことが分かるようになります。

これだけではありません。例えば、ここに評価制度、エンゲージメントといったデータが入ってくることで、どこから来たどんな人材が、どんな配置だと活躍するのかということが、AIによって高い精度で可視化されます。

これらの連携により、AI時代を見据えた人事データの連携、蓄積ができるようになるわけです。

SmartHRによって、企業内でAI活用できる「意味のあるデータ」を持つことができます。

AI時代を見据えたプラットフォーム化へ

くり返しになりますが、SmartHRはより幅広いニーズに応えるため、そして、AI時代を見据えた、意味のある人事データを企業内に蓄積していくために、このプラットフォーム化を進めていきます。

働き方改革時代においても、将来やってくるAI時代においても、経営者や人事の皆さまが、すべての時間を価値ある仕事に集中できるよう、我々SmartHRはプラットフォーム化を進めてまいります

以上で、私からの発表「SmartHRが描く未来」とさせていただきます。

皆さま、ご清聴ありがとうございました。

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藤田隼

SmartHR ガイド編集長。ソーシャル系スタートアップでSNSマーケティングや自社メディア運営に携わり、2015年よりメディアに特化した事業会社で複数サイトの制作ディレクターを経験した後、SmartHRにジョイン。
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