社内導入率90%超えの企業が語る。スマートフォン向けアプリ導入・浸透6つのポイント【月刊SmartHR セミナーレポート】

酒井

SmartHRでは、2023年よりスマートフォン向けアプリを提供しています。スマートフォン向けアプリがあれば、文書配付や従業員サーベイ、申請、お知らせ掲示板など、従業員に対する依頼や案内を、スマートフォンのプッシュ通知機能で確実に届けられます。私からはスマートフォン向けアプリに関するアンケート結果をもとに、「導入促進」のコツを紹介します。

酒井

スマートフォン向けアプリの導入が進めば進むほど、従業員が自身のスマートフォンからSmartHRにアクセスしやすくなります。その結果、人事・労務担当者の業務負荷軽減につながります。

アンケート結果によると、全従業員の導入率が40％を超えると、人事・労務担当者が業務負担の軽減を実感しやすい状態になるといえます。

これからスマートフォン向けアプリの導入を推進する担当者の皆さまは、まずは「導入率40%」を目標に設定するとよいでしょう。

酒井

SmartHRスクールの「お役立ちアイテム」にて従業員にスマートフォン向けアプリのインストールとログインを促す、社内お知らせ用ポスターのテンプレートやバナー素材などの「スマートフォン向けアプリ導入サポート資料」を公開しています。

それらを活用しながら、社内への周知を推進するにあたり「周知」のタイミングが重要になります。
導入促進がうまくいっている企業は､常に従業員の目に届く形での発信をする｢常時｣､新たな従業員を招き入れる｢従業員入社時｣に対応をしていらっしゃいます。特徴的だったのは､年末調整のお知らせなどの、「従業員にアクションを求めるタイミング」に合わせて、スマートフォン向けアプリを案内する点でした｡

つまり､従業員目線で具体的に導入メリットを提示しながら案内をすることが、インストールを加速させる重要な要素になるといえます｡具体的には以下のような従業員目線でのメリットを提示するのがポイントです。

酒井

これまでご紹介した内容のほかに、スマートフォン向けアプリ導入促進が進んでいる企業のユニークで効果のあった案内方法を具体例で紹介します。

小野さん

穂高株式会社はクリーニング店「ポニークリーニング」を首都圏・中京エリアに約800店舗、20事業所を展開しています。セミナーに参加されている皆さまのなかにも、ご利用頂いているお客様もいらっしゃるかもしれません。この場を借りて御礼申し上げます。

弊社は従業員4,350名、9割以上がパート・アルバイトで構成されています。なかでも50、60代の女性が多く活躍していて活気がある一方、ITやデバイス操作は苦手な一面があります。

小野さん

まず、弊社におけるSmartHRの利用環境をご紹介します。繰り返しになりますが、従業員はパート・スタッフ、女性、50代〜60代が多くを占めております。

SmartHRは従業員の個人所有のスマートフォンを中心に、パソコンでも利用してもらっています。

また、すべての従業員に社用メールアドレスを支給しているわけではないため、ログインには「社員番号」を使用しています。

ITが苦手な方が多く、個人のスマートフォンから慣れない操作が伴う環境でも、SmartHRのスマートフォン向けアプリのおかげで、問題なくSmartHRの利用ができています。

本日は、弊社でのSmartHRの導入効果だけではなく、このような環境におけるスマートフォン向けアプリ利用促進のヒントもお話しいたします。

小野さん

弊社では、事業所や工場とはFAXや帳票でのコミュニケーションが主流でした。

もちろん、年末調整、給与明細、雇用契約も紙ベースです。事務所には紙が多くある状態。紙ベースの運用では、どうしても封入・配布の作業が発生します。また、年末調整や雇用契約においては、書類確認や不備があった場合の返送など、非常に工数がかかる状態でした。このような状況を改善しなければならないと考え、システム導入によるペーパーレス化を検討しました。

小野さん

SmartHRを選んだ理由は２つあります。

小野さん

年末調整はSmartHR導入から1か月で機能利用をスタートできました。事前のトライアルを加えると2か月程度ですが、操作に迷うことがないので、スムーズに導入できるサービスだと実感しております。

初年度は社内向け案内資料などの準備や学習コストがかかりましたが、20％ほど業務量を削減できた印象です。来年以降は、SmartHRが定着した状態でスタートできるので、50％程度削減できるのではないかと期待しています。

そのほか、運用していくなかで実感した効果については以下のとおりです。

小野さん

続いて給与明細の導入効果について紹介します。

SmartHR導入前は、全従業員へ本社経理メンバー全員で給与明細を封かんし、店舗や工場へ配布していました。しかし、従業員からは「気になるときぐらいしか内容を確認していない」という声もあり、毎月確認する人は少ない状況でした。

SmartHR導入後は、本社経理が1人でSmartHRでデータを取り込み、配信予約して配信完了できるようになりました。

また、アプリからプッシュ通知が来るので、確実に従業員個人に届けられます。従業員にとっても給与明細を確認したいときに、いつでも、どこでも確認できる状態です。

給与明細の配信によって、毎月SmarthHRのスマートフォン向けアプリに自然と触れる機会が生まれ、全社的な業務のデジタル化の土台づくりにも貢献していると感じています。

小野さん

ここからは、弊社の取組を例に挙げながら、スマートフォン向けアプリ導入浸透のポイントを6つご紹介いたします。

小野さん

まず社内報の活用です。弊社では会社の方針や取り組みをまとめた社内報「キャロット」を、全従業員に向けて、毎月発行しています。

2023年の夏、その年の年末調整がSmartHRに切り替わる予告と同時に、スマートフォン向けアプリ利用を促しました。さらに、10月発行号で具体的なアプリ登録方法や年末調整スケジュールを案内しました。

社内報を読んで多くのスタッフはスムーズに年末調整は完了しましたが、一部未対応の方もいました。1〜2週おきに未対応者を抽出。根強く社員や事務で電話などでフォローし、登録・提出率を上げていきました。

ここは泥臭いところですが、総務・事務が「今より楽になるんだ！改善するぞ！」というモチベーションで、粘り強く対応してくれました。

小野さん

事務所の経理スタッフを対象に、SmartHR導入に伴う業務の変更点の説明会を開催しました。説明会ではSmartHRや、アプリ操作についてだけでなく、アプリの浸透によって「経理への電話での問い合わせ削減につながる」メリットも一緒に説明しました。SmartHRのカスタマーサクセス担当者からも説明をいただき、各メンバーの理解度が深まりました。

勉強会後は、事務所の経理同士で互いの事業所の課題解決や、キーマンが巡回し導入のフォローをし合い、年末調整対応を進めました。

小野さん

給与明細は、2024年1月からSmartHRで配信をスタートしています。なかには引き続き、紙の給与明細を保管したいという従業員もいます。希望者には、スマートフォンからコンビニ印刷する方法を社内報を利用して案内をしています。

小野さん

社内報などの全体周知を読んでないという従業員は必ず存在します。場合によってはスマートフォン向けアプリのプッシュ通知を活用し、該当の従業員に直接行動をしてもらえるような働きかけが必要です。

たとえば、年末調整の対応が進んでいない従業員向けにプッシュ通知で対応を促せます。弊社でも、プッシュ通知を活用し、提出率98％を実現しています。

小野さん

一定数「新しいこと・初めて触るもの」に対して、苦手意識がある従業員は一定数必ずいるものです。弊社では、事業所の従業員が苦手な方と一緒に、アプリインストールや初期設定をする機会を設けました。小さな成功体験によって、苦手意識を減らすと同時に、事業所内で「あの人ができるなら私もやろう」という雰囲気づくりをしました。

小野さん

さまざまな事情で、どうしてもスマートフォン向けアプリを利用できない一部の従業員には、従来の紙で対応しています。デジタル化によって、貴重な人材を失わないためのアクションです。

余談ですが、スマートフォン向けアプリを利用するために、事前に自分のスマートフォンを新しく買い替えたスタッフもおりました。

小野さん

会社のお知らせをパート・アルバイトを含めた全従業員へ確実に届けるためには、スマートフォンアプリは絶対に必要です。メールなどでは充分に気づいてもらえません。

弊社では入社ガイダンスのタイミングでのアプリインストールを基本ルールとして運用し、アプリからSmartHRを操作することがスタンダードになっています。

アプリを浸透させるには、ITが苦手な方へのフォロー体制も重要です。ここを乗り越えることで、今後は楽になるんだと考え、がんばりました。

本日参加している皆さまも経営層からペーパーレス、デジタル化、DXを要求されていると想像します。従来のやり方を変えるときの苦労を考えると、現場からは否定的なコメントも出てきます。しかしながらデジタル化をしないと、他社との競争に勝てない可能性があります。

まずは自社の「現場」のITレベルを確認し、丁寧なトップダウンで声がけを進めながら、現場が無理ない範囲で変革を確実に進めていきましょう。