導入企業に聞く! 年末調整のペーパーレス化をスムーズに進める秘訣とは? セミナーレポート

2021.10.25 ライター:元田有紀

2021年8月26日、株式会社SmartHR主催のオンラインセミナー『導入企業に聞く! 年末調整のペーパーレス化をスムーズに進める秘訣とは? 〜実践時の工夫から実感した効果まで〜』が開催されました。現場の実情や課題解決までのプロセスなどを、2社の実績を踏まえ、お話しいただきました。年末調整を控えたシーズンにぴったりなトークテーマです。

この記事では、およそ60分に渡って語られたイベントの内容をまとめました。年末調整に向けたソリューションやヒントを得る機会として、ぜひご活用ください。

■パネラー

後藤 真由美 氏(株式会社KADOKAWA Connected HR課)

今村 真利子 氏(株式会社サン・スマイル 人事総務部)

■モデレーター

鈴木 高太郎(株式会社SmartHR カスタマーサクセスマネージャー)

進行:小西 圭介(株式会社SmartHR)

鈴木:SmartHRでカスタマーサクセスマネージャーを担当しております鈴木と申します。本日はモデレーターを務めます。よろしくお願いいたします。

後藤さん:株式会社KADOKAWA Connectedの後藤と申します。KADOKAWAというと、本の出版のイメージが強いかもしれませんが、出版だけでなく、映像、ゲーム、Webサービス、教育、MD、コトビジネス、インバウンド関連などの幅広い事業を展開する総合エンターテインメント企業です。そして当社KADOKAWA ConnectedはKADOKAWAグループに対して、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進をするために戦略的に設立された会社です。当社単体での従業員数は現在200名前後で、そのうち直接雇用は150名程度です。

主な事業は、KADOKAWAグループで運営するwebサービスのインフラ開発・運用や、ICTコンサルティング、BPR等の働き方改革支援のコンサルティングなどです。私はHR課に所属して、給与、社会保険事務、安全衛生、グループ内の契約書・請求書周りを担当業務としています。

当社代表の各務茂雄の自著に『世界一わかりやすいDX入門』という本がございまして、実際にKADOKAWAグループの従業員6,000名(2020年11月出版時)に対し、どのようにリモートワーク化を進めてきたかを記しております。ご関心がある方はぜひご覧ください。

2019年4月に設立したばかりで、まだまだベンチャー企業です。今は整えながら進めているところですね。本日は急激にリモートワークが進んだ昨年において、どのように年末調整を進めたかについてお話しできればと思います。

今村さん:はじめまして。株式会社サン・スマイルの人事総務部、今村と申します。弊社はスキンケアや美容関連商材のメーカー兼商社として事業展開している会社です。歌舞伎柄のフェイスパックや、唇専用ケア商品など、もしかしたら、ドラックストア等でご覧になったことがある方もいらっしゃるかもしれません。

当社の従業員98名は、すべて正社員です。人事総務部は2名体制で、私は採用や労務など人事領域全般を担当しています。

2019年に社労士事務所を変更したことに伴い、SmartHRを導入しました。ペーパーレス年末調整はすでに2回実施しており、1人で完結できるぐらいスムーズに運用できるようになりました。

鈴木:約100名の年末調整を1人で進めておられるのはすごいですね。あらためまして皆さん、よろしくお願いいたします。

SmartHR導入前における年末調整業務の課題

鈴木:1つ目のトークテーマです。まず、SmartHRを導入する前に抱えていた年末調整業務の課題を教えてください。

後藤さん:当社ではコロナ禍で在宅勤務を余儀なくされるなかで、「ドキュメント等を整理し、出社時とほぼ変らない業務のオペレーションがリモートワークで実現できるよう整理しよう。その観点で日本一効率化できている会社にしたい」という考えが経営陣にありました。

そのため年末調整においても、社員にも負担をかけないよう、初年度から紙での回収等を極力少なくする方法を探っている途中でした。

鈴木:ハンコなども使っていないのですか?

後藤さん:一般的な契約書類もほぼすべて、DocuSign(ドキュサイン)という電子締結のシステムを使い、契約書の保管も基本システム上で実施しています。

鈴木:年末調整業務では、外部への委託や税理士さんと連携を取りながら実施されているのですか?

後藤さま:そうですね。昨年の年末調整では社労士さん、税理士さん、業務委託のオペレーターさんと一緒に進めていく体制でした。

鈴木:ありがとうございます。今村さんは、年末調整の業務においてどんな課題がありましたか?

今村さん:私は入社してから3度年末調整を実施していますが、初回はすべて紙で手続きしました。直行直帰の営業職の方が社員数の半分ぐらいを占め、拠点も全国にありますので、とても大変でしたね。

書類を全部ご自宅に郵送し、回収、記入漏れを確認し、押印漏れやミスがあったらまた送り返すといった流れでした。人事総務部の2人で進めてもかなり時間を要したので、2度目はシステムを使って効率化したいと思っていました。

SmartHR導入のきっかけ、選定の決め手となったポイント

他社サービスとの連携性の高さが導入の決め手

鈴木:では、2つ目のトークテーマです。SmartHRの導入のきっかけや選定の決め手について教えてください。

今村さん:年末調整のペーパーレス化に加え、社会保険関係の手続きも改善したいと思っていました。FAXで社労士事務所さんに入社時の必要情報をお送りしたり、郵送で書面のやり取りを多くしていたりしたので、、保険証の配布にも入社して3週間ぐらいかかっていましたね。

そんな状況も踏まえて他にも2社比較検討したんですが、SmartHRと、別の給与計算システムを連携させるのが1番良さそうだという考えに至りました。選定期間は3~4ヶ月です。

鈴木:社内で決裁を取りに行くときには、業務やコストの圧縮も試算した上で、稟議を上げられたんですか?

今村さん:そうですね。過去2年に遡って外注費を試算し、切り替えたときのシミュレーションを、社長と役員にご説明しました。コストが削減できるというところを皆さんにご理解いただき、一発で導入が決まりました。

鈴木:ありがとうございます。ちょうどタイムリーなご質問が飛んできました。「紙から電子に変更して、コストはどれぐらい削減できましたか?」というようなご質問なんですが、今村さんいかがでしょうか?

今村さん:年間170万円ぐらい、年末調整だけでいうと30万円ぐらい削減できました。クラウド化することでかなりコストダウンもできましたし、私の工数も半減できたと思います。

参考:年間170万円を削減。「即行動」の企業文化を支える少数精鋭のバックオフィス – 株式会社サン・スマイル

「オンライン雇用契約・文書配付機能」で従業員との契約や文書配付がカンタンにできる

鈴木:では次に、後藤さんからSmartHRの導入に至った背景を伺えますでしょうか?

後藤さん:他の人事システムと比較し、社会保険の手続きが豊富だったところはポイントでした。もう1つは、いろいろな電子契約を社員の方と結べる機能も利便性が高いと感じました。

鈴木:ありがとうございます。SmartHRのオンライン雇用契約・文書配付機能ですね。具体的にどういったものを取り交す際に活用していますか?

後藤さん:1番件数が多いものは、労働条件通知書の合意です。とある時期に65人の転籍があったのですが、一斉に労働条件通知書を発送して回収する必要がありました。その際も、SmartHRでかなりの工数削減ができたと感じています。

それ以外ですと、育休取得時の「産前産後休業・育児休業申出書」などの書類、サテライトワークや貸与物の合意締結など、多くの場面で活用していますね。費用的なところでいうと、封筒代、紙代、切手代、印刷代などの削減につながっています。

鈴木:ありがとうございます。ここで、後藤さんにご提供いただきました資料がございます。DX化、リモートワークを進めている中での、KADOKAWA Connectedさんの勤務状況についてです。こちらについてご説明をお願いできますでしょうか。

リモートワークを進めている中での、KADOKAWA Connectedさんの勤務状況について

後藤さん:現在、当社のリモートワーク率は85%です。KADOKAWAグループ全体でもリモートワークを推進しており、株式会社ドワンゴ、株式会社ブックウォーカーなども非常に高い比率でリモートワークになっています。出社しているのは、各オフィスのIT環境などのヘルプデスク対応をしている方をはじめ、一部のどうしても出社が必要な部門ですね。管理部門では郵便物の回収で出社することもあります。

鈴木:取引先には請求書をPDFのデータで送っていただくよう依頼したそうですね。

後藤さん:はい、全社的に請求書類のデータ化を進めました。郵便が届くと誰かが確認のために出社する必要があります。複数拠点があるなかで、いつ、どこに届くかわからない書類のために郵便担当の方は複数拠点をリレーしなくてはなりません。そのため、リモートワークへの移行期間に、極力郵送物をデータでもらうようにする体制を作りました。

鈴木:差し支えない範囲でお答えいただければと思いますが、お取引先の皆さんは、すぐに了承してくださいましたか?

後藤さん:私がご連絡した会社は20社ほどでしたが、対応が難しかったのは1社だけですね。他の会社はメールでPDFデータを送っていただけるようになりました。

鈴木:機材や備品を自宅へ発送されたそうですが、新しく入社された方にも機材・備品を直接送ったのでしょうか。

後藤さん:はい。緊急事態宣言中に入社をされる方には、リモートで入社手続きできるようにしています。入社の書類はシステム上でやりとりし、必要な機材、パソコン、iPhone、入館証や社員証、名刺などがセットになったキットも用意しました。マニュアルも入っているので、自宅でセットアップもできるようにしています。

ただ、送りっぱなしもよくないため、入社日にはビデオ会議で2時間程度、セッティングなどの確認をしています。

ペーパーレス年末調整において工夫したポイント・苦労したこと

鈴木:次のトークテーマは、ペーパーレスの年末調整の取り組みにおいて、工夫したポイントや苦労したことです。

サン・スマイルさんの昨年(2020年)の年末調整のデータ

鈴木:上記の図はSmartHRからレポートとして出させていただいている、サン・スマイルさんの昨年(2020年)の年末調整のデータです。昨年は86人の年末調整をされていて、提出までの平均時間はなんと7日間。全国平均は11日間なので、すごく早いですね。

11月15日くらいからの2週間程度で完結したようです。差し戻しがあったのは4件のみでした。差し戻しから再提出にいたっては即日回収できています。かなりスムーズに遂行できているように思いますが、工夫した点や苦労した点をお伺いできますか?

今村さん:全社会議で年末調整実施の周知をしました。それに加えて、2週間の期限の中で「残り50人ですよ、あと30人ですよ」といったように残り人数の発信をしています。最後まで残った10人に関しては、個別に電話やメールでフォローし、期日どおりに全員分を集められました。

鈴木:直行直帰される方が多い会社ですと、同僚に相談しながら提出することも難しいと思います。そのため、社員からの問い合わせが多いのではないかと思いましたが、いかがでしょうか?

今村さん:質問は期間中に3~4人だけだったんです。SmartHRさんからいただいたPowerPointの資料を社内掲示板に掲載したことでスムーズに進んだと思います。

鈴木:毎年ご提供させていただいているマニュアルを活用してくださっているのは嬉しいです。マニュアルはPowerPointで編集できるようにしていますが、手直しはされましたか?

今村さん:日付だけ変更し、内容はそのまま活用させていただきました。

KADOKAWA Connectedさんの年末調整レポート

鈴木:次にKADOKAWA Connectedさんのレポートを見ていきましょう。123名の年末調整を実施されており、提出までの期間は5日間とかなり短いですね。どんな工夫をされたのですか?

後藤さん:当社では10月から告知を開始し、11月のはじめから2週間ほどの期間を設けていました。年末調整では、控除証明書等の取り寄せや住所変更などの事前準備が必要ですよね。その手続きを事前に準備しておくようSlackでお願いしていたんです。保険証書の登録情報修正や、扶養家族情報の見直しも提出前に早めに終わらせていたのもよかったです。

鈴木:次のスライドは、後藤さんにご用意していただきました。実際にリモートやりとりをする際にどのような形をとったのかという内容です。ペーパーレス化とはいえ、控除証明書の原本などは必要になります。どのような形でそれを乗り越えたのかについて、教えていただけますか?

実際にリモートやりとりをする際にどのような形をとったのかを示した図

後藤さん:まず前提として当社の社員は直接雇用で150人ほど在籍しており、その8割がエンジニアです。また職種に関わらず、電子機器に囲まれた現代で手書きで文字を書く習慣は少ないなか、宛名書きストレスを与えてしまうのではと想定しました。

その他、社員の皆さんがストレスを感じると予想したポイントが3つあります。「封筒を買う」「適切な切手を買って貼る」「自宅で印刷できないからコンビニに行かなければいけない」の3点です。

ところが年末調整に必要な控除証明書等は会社が原本回収する必要があり、社員にどうしても郵送してもらわないといけません。

従業員の負担を軽くしつつ、効率的に回収するために全員の自宅に送付したのが、「年末調整キット」です。内容物は、年末調整の手引というA4の両面印刷物と、証明書原本を提出いただく用の紙、折り返しの発送に必要な封筒や切手です。

印刷物の表面は、SmartHRさんが発行しているポスターを当社なりにカスタマイズしたもので、裏面には想定されるQ&Aを掲載しました。

証明書原本を提出いただきやすく、私たちが確認しやすいよう、原本を貼り付けてもらえるような紙を用意しました。よく扶養控除申告書にホチキス留めする人もいると思いますが、ホチキスの位置が名前に重なっていたり、裏面に貼り付けられてしまったりすることがありますよね。そういったことが起こると確認が大変になるので。

鈴木:想定Q&Aに掲載する項目として、どんな内容がオススメですか?

後藤さん:年末に出産予定があるとか、年末に住所が変わる場合はどうすればいいのかという質問はよくありますね。紙で処理する会社で年末調整をした時は、「証明書だから、簡易書留とか書留で送らなきゃいけないんですか?」という質問もありました。そういった細かな質問に一つひとつ対応するよりも、封筒と切手を用意して渡す方向に舵を切ったんです。

鈴木:ありがとうございます。細部までこだわってやってらっしゃるので、社員の皆さんもワクワクしながら年末調整を進められそうですね。

参考:テレワークで入社手続きと年末調整を実行。変化に強い人事労務へ – 株式会社KADOKAWA Connected

従業員の皆さんからの声

鈴木:次のトークテーマです。ペーパーレス化によって、従業員さんからどんな声が届きましたか?

今村さん:原本提出がまったくない社員の方からは、「質問に答えていくだけで数分で終わった」という声がありました。また、期間中にほぼ問い合わせがなかったのは、マニュアルの充実度ゆえだと理解しています。定量的なアンケートは取っていませんが、去年より楽に感じてもらえたのではと思っています。

私が入社した際は給与明細も紙で、社長が全員に手渡しするような環境でした。当時はそれが会社の大事な価値観でもありましたが、時代に合わせて今はそのようなやりとりも、すべてペーパーレスになりました。

人事は、「皆さんに事業に専念していただきたいので、負担になることはできるだけ省いていくよう努力します」とアナウンスしています。その想いも伝わっているからか、スムーズに受け入れていただいていると感じています。

鈴木:ありがとうございます。後藤さんはいかがですか?

後藤さん:社員の中には、扶養控除申告書をどう書けばいいか知らない人もいます。しかしSmartHRなら、「今配偶者がいますか?」というようなアンケートの回答を進めることで扶養控除申告書が埋まるような仕立てになっていますよね。それがすごく楽だったという声がありました。ハンコや手書きが必要ないという点も喜びの声がありました。

社員から社長に「便利だった」という声が届いたとのことで、社長は他のグループ会社に「うちの年末調整は最高だよ」と言い回ってくれていたようです。

鈴木:それは良かったです。ありがとうございます。

今年度の年末調整に向けて改善したいこと

鈴木:次が最後のテーマです。今年(2021年)の年末調整に向けて改善したいことについて伺えますか?

今村さん:提出期限に遅れてしまう前に社員の皆さんへのアナウンスを徹底したいですね。そもそも提出を忘れているパターンもあるでしょうし、原本が提出に間に合わないパターン、もしくはデータ入力ミスの3パターンに当てはまることが多いので、今年は期日と間違えやすいポイントを初回アナウンス時に補足する予定です。

KADOKAWA Connectedさんの事例を参考にさせていただいて、10月ぐらいから周知をしていきたいです。前回は「SmartHRを使って年末調整をする」という周知に留まってしまったので、より実務的なところで気を付けてほしいポイントを事前にお伝えできればと思います。

後藤さん:改善したいポイントは折り返し用封筒の切手です。去年は全員に切手を貼った封筒を配布したのですが、生命保険などに加入しておらず控除証明書の提出が不要な人もいます。ですから料金受取人払い封筒に切り替え、ムダな郵便料金がかからないように改善していきたいと思っています。

鈴木:素晴らしいですね。こうやってお話ししていると、ペーパーレスといいながら、郵送スキルが上がっていっているのがすごくおもしろいなと思っていまして。今年はSmartHRも封筒を作って、皆さんにお配りしようかみたいな案が出ているので、後藤さんのお知恵をぜひお借りしたいです。

SmartHR Store 年末調整書類があつまる封筒

質疑応答

鈴木:トークテーマは以上になります。ここからは質疑応答となりますので、進行は当社の小西が引き継がせていただきます。よろしくお願いします。

小西:ありがとうございます。皆さんからご質問をたくさん頂いております。まず1つ目。話の中にも上がりましたけれども、「リモートワーク環境下において、ペーパーレスとはいえ、保険などの証明書の原本郵送は必要ですよね?」というご質問です。

鈴木:そうですね、証明書はどうしても原本が必要になりますので、郵送しなければなりません。ただ今年(2021年)の改定では、これまで紙に手書きして提出しなければならなかった住宅ローンの電子化が認められました。このように変わりつつはありますが、まだしばらく郵送は残るのではないかと思います。

小西:ありがとうございます。次の質問です。「保険料控除申告書の対応について知りたいです。厚労省の電子化では、マイナンバーカードを作成し、マイナポータルに登録する必要があるとのこと。それに対応できるか不安です。御社SmartHRや他の会社さんでは、保険料控除はどのように対応されていますでしょうか?」というご質問です。

鈴木:SmartHRは今年(2021年)の段階では、証明書の電子化には対応しておりません。証明書の電子化にはマイナンバーカードが必要になりますが、日本全国でのマイナンバーカードの取得発行率はまだまだ低いです。マイナンバーカードを取得していらっしゃらない方々が多く、これから取得してもらう必要があります。

それに加え、電子化対応ができている保険会社もまだ100%ではありません。対象者が非常に限定的になってしまうため、今年はまだ対応が難しいだろうと判断し、証明書の電子化の機能を見送りました。もちろん来年、再来年に向けて、実装を検討しています。

小西:では続いて、「現在SmartHRの導入を検討しており、テスト導入期間中です。昨年の年調データをあらかじめ予約しておけば、今年の年調は簡単にできるのでしょうか?」というご質問ですが、いかがでしょうか?

鈴木:昨年のデータを入れておくと反映されます。いわゆる家族情報や保険などもすべて反映されるようになるので、SmartHRで年末調整をやればやるほど翌年の負担が減っていきます。

小西:続いての質問です。「介護事業所です。年配の社員が多く、スマホを持っていない者もいます。参考になる対応方法などはありますでしょうか?」というご質問が届いております。他の会社さんの事例があれば、ご紹介いただければと思います。

鈴木:私が担当させていただいている、数万人ぐらいの規模の会社のお客さまの事例がございます。平均年齢も高めのお客さまでした。何をしたかといいますと、各拠点に共有用のパソコンやiPadを配置し、入社の手続きや年末調整、申請関連をできるような形でセットしました。SmartHRのみならず勤怠管理システムなど諸々のツールをすべてパソコンやiPadでまとめていこうという方針でした。

小西:ありがとうございます。ここからは後藤さん、今村さんも含めてご回答いただきたいご質問になります。まず1つ目は、「毎年のように法改正が入ると思います。そのときのキャッチアップの仕方など、どのようにそれを実務に反映されているかを知りたいです」というご質問です。

後藤さん:私は契約している社労士事務所から毎月届くレターからキャッチアップしていますね。

今村さん:私も同じような形で、法改正については社労士事務所から随時ご連絡いただく形をとっています。それからSmartHRは法令に適用した形でシステムがアップデートされているので、正直そんなにすごく気を使っているわけではないです。

鈴木:毎日法改正をチェックし、改正があるたびにプロダクトのほうへ反映はしております。大きな変更があった場合は、SmartHRとしてウェブ記事を書き、皆さまへシェアさせていただくというような取り組みもしております。

小西:続いて、「競合商品が多い中で、SmartHRを選んだポイント」というご質問です。選定する上で重要だった点や、SmartHRの良かった点があれば、教えていただけると助かります。

今村さん:機能面の充実が肝心でした。他のシステムだと、一元管理・手続きできるはずが給与計算のリリースが遅れていたり、申請書類は作れるけれども、電子申請は適用していなかったりと、ちょっとずつ足りないところがあったんです。

後藤さん:SmartHRは、社会保険事務をやる上での対応できることが1番多いように感じました。法改正に対する対応もリリースで見られます。当社のようなシステムを扱っている会社の目線ですと、SmartHRは開発のスピードが速く、利用者目線での機能の追加にも積極的な印象を受けました。

小西:ありがとうございます。では、お時間も近づいてまいりましたので、最後のご質問とさせていただきます。これはSmartHRへのご質問ですが、「他社事例なども含めて、人事部門における導入準備にかかる期間、とくに年末調整が今年も近づいてきたので、ミニマムでどれくらい準備に期間がかかるかを教えてほしい」というご質問が届いております。いかがでしょうか?

鈴木:昨年で1番短かったケースですと、2,000名規模の会社さんで、11社のグループ会社の年末調整を1社がすべて担当するというオーダーがありました。各グループ会社にも労務担当者がいるので、やり方を落とし込みながら進めていったのですが、それを3週間でやり切りました。

会社の規模にもよってきますけれども、「ミニマムで」という意味でお話しさせていただきました。結構ハラハラしたので、皆さんには余裕を持って2ヶ月は見ておいてほしいなという気持ちはあります。でも、1ヶ月でもやれなくはないという感じですかね。

小西:ありがとうございます。以上でセミナーは終了となります。あらためて、本日はお忙しいなかSmartHRのセミナーにお越しくださり、本当にありがとうございました。後藤さんと今村さんも、本日は貴重なお時間をありがとうございました。

【執筆・まえかわ ゆうか】

エディター / ブランディングプランナー / カレー屋さん。アパレルからビジネス分野まで幅広い分野でクリエイションを提供する。専門分野は食。

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元田有紀

SmartHR ガイド 編集部員。ファッションアプリ、子育て・働く女性向けメディアの運営・編集担当、HR系SaaSのマーケティング担当を経て、2020年SmartHRに入社。マーケティンググループにてさまざまなコンテンツ制作に関わる。ダンスが好きな関西人。
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