難しい言葉を簡単に。「やさしい日本語」でスムーズな年末調整を
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SmartHRでは、年末調整機能に「やさしい日本語」切り替え機能を実装しました。今回の実装は、日本語が第一言語ではない方や読解に困難のある障害者、高齢者など、幅広い従業員のスムーズな年末調整の提出をサポートします。
手続きが明確になり、1人でも年末調整の提出が可能になれば、不明点を担当者へ問い合わせる際の心理的負担を軽減できます。また、担当者にとっては問い合わせ対応の負担軽減につながります。
本稿では、「やさしい日本語」による年末調整機能での表現の変化や利用方法とともに、SmartHRの取り組みについてご紹介します。
「やさしい日本語」とは
「やさしい日本語」とは、難しい言葉を簡単な言葉に言い換えたり、漢字にふりがなを振るなど、読み手に配慮したわかりやすい日本語のことです。伝えたいことを整理して情報を取捨選択したり、難しい漢字や言葉を言い換えるなどの調整により、読み手のわかりにくさを軽減しています。日本語が得意でない方にも情報を伝えるために、行政サービスを中心に拡大している取り組みです。
- 一文を短くする
- 一つの文では一つのことを伝える
- 伝えたいことを整理し、情報を取捨選択する
- 難しい漢字を使わない
- 簡単な言葉を使う
年末調整機能に「やさしい日本語」切り替え機能を実装
SmartHRの年末調整機能において、「やさしい日本語」が利用できるようになりました。
表現の変更点
年末調整機能のアンケート形式による回答方法はそのままに、設問や回答をより簡単にわかりやすい表現に置き換えています。
たとえば「かけもち」という言葉は漢字表現ではないものの、日常会話で耳にする機会が少なく、日本語に不慣れな方にとって難しい言葉です。そこでSmartHRの「やさしい日本語」では、「かけもち」を「ほかの仕事」と書き換えることで、理解のしやすさにつなげています。
ほかにも、年末調整でよく目にする「扶養」を「あなたのお金で生活している」に変換するなど、多くの方にとって理解しやすい表現を採用しています。
例1）「かけもち」→「ほかの仕事」
※実際の画面と異なる場合がございます
例2）「扶養」→「あなたのお金で生活している」
※実際の画面と異なる場合がございます
「やさしい日本語」の利用方法
やさしい日本語は言語選択アイコンから「やさしい日本語」を選択すると利用できます。
管理者・担当者
まず管理者・担当者は、通常の多言語対応と同様［共通設定］>［全般設定］>［多言語設定］から［多言語表示を有効にする］にチェックを入れます。企業アカウント内のすべてのアカウントで、新しいホームに言語選択アイコンが表示されるようになります。
従業員
従業員は、画像内（1）言語選択アイコンから（2）「やさしい日本語」を選択すると、表示がやさしい日本語に切り替わります。
やさしい日本語への取り組み「言語の壁を低くする」
SmartHRが目指す「誰もがその人らしく働ける社会」の実現には、働く人々が言葉という最も基本的な社会との接点を自分だけの力で理解でき、さまざまな手続きを進められることが重要です。しかし、日本語が第一言語ではない方や読解に困難のある障害者、高齢者など、多様な人材を起用する企業が増えているいま、言葉が原因で手続きが難しくなってしまう方が増えています。
SmartHRでは、「やさしい日本語」がユーザーにとっての「わかりにくさ」に対する力強い解決策になると考えています。ユーザーへのヒアリングやアンケート調査などから得たフィードバックをサービス改善や対象画面・機能の拡大につなげています。
ユーザーから高評価。あえて漢字を使うことも、わかりやすさにつながる
ユーザーヒアリングを実施した際、「簡単な漢字を残すことでわかりやすさにつながっている」と評価をいただいたことがありました。
SmartHRの「やさしい日本語」は、ユーザーの日本語レベルによっては、同音異義語の理解が難しかったり、読み方はわからなくても漢字を覚えていることを考慮しています。また、将来的には漢字にふりがなを振ることを想定し、簡単な漢字を織り交ぜています。
漢字の活用のほかにも、分かち書き（文節ごとにスペースを空けることで意味を捉えやすくする表記法）を用いるなど、多くの方に迅速に情報を伝える工夫を推し進めています。
やさしい日本語版は、だいぶわかりやすいと思います。いままで、いろんなところで「やさしい日本語」を見ることがありましたが、漢字が全部ひらがなになっていたんですよね。それは外国人には、わかりやすくありません。この年末調整のやさしい日本語版では、漢字が少し使われていて、日本語能力試験N3やN4の人にもわかる漢字になっているので、わかりやすいと思いました。
SmartHRが幅広い従業員の方の力になれるように
SmartHRは、デジタルの力で言語の壁を低くし、複雑で難解な労務手続きを効率化することは、企業・従業員双方の働きやすい環境の実現につながると考えています。今後も、誰もがその人らしく働ける社会の実現に向けて、「やさしい日本語」の取り組みを拡大してまいります。
「やさしい日本語」のご利用に関して、ご不明点などございましたら、以下よりお気軽にお問い合わせください。
