勤怠・工数をラクラク管理！「TeamSpirit」OAuth連携のご紹介

井関英明

公開日: 2022.06.20

「TeamSpirit」とSmartHRの連携について
勤怠管理とSmartHRの連携における課題
TeamSpirit（SmartHR連携版）の特徴
まとめ

こんにちは。SmartHRアライアンス担当の井関です。

この度、従業員の勤怠管理と工数管理を簡単に行える「TeamSpirit」（開発元：株式会社チームスピリット）がSmartHRと連携できるようになりました。本記事では、TeamSpiritからSmartHRへの連携の方法を解説いたします。

「TeamSpirit」とSmartHRの連携について

株式会社チームスピリットの「TeamSpirit」は、勤怠管理、工数管理、経費精算、電子稟議、社内SNS、カレンダーなど、社員が毎日使う社内業務を一元化したクラウドサービスです。

ペーパーレスやテレワークなど、時代に合わせた働き方を叶えるのはもちろん、さらに「組織を1歩強くするための」機能があり、1,500社、35万人以上の幅広い企業が利用しています。

今回リリースされたSmartHRとの連携機能により、SmartHRで取り込む新入社員の情報が簡単にTeamSpiritに連携できるようになりました。人事・労務のフローで収集した情報を都度勤怠管理のサービスに連携する手間が一つ軽減したことにより、バックオフィス業務の効率化が実現します。

なお、この連携では、OAuthの認可によるAPI連携を行っており、一般的なAPI連携に必要なトークンなどの詳細設定が不要なため、特別なAPI連携の知識がなくてもTeamSpiritの管理画面から簡単に安心にSmartHRと連携できます。

勤怠管理とSmartHRの連携における課題

SmartHRで人事・労務の効率化を図りながら、並行して勤怠管理サービスを利用する場合、SmartHRとAPI連携しているサービスで作業の効率化を図ることになります。
上記を進めるうえで、労務担当者さまが抱えていると思われる課題を整理しました。

課題1：SmartHRと勤怠を管理するサービスを連携したいが、連携に着手できていない

勤怠管理や工数管理とSmartHRを一元化して運用したいと考えているものの、作業負担や優先度の関係から連携に着手できていないケースです。

上記のなかには、勤怠管理や工数管理のシステムを導入できておらず、Excelなどを利用して運用しているため、日々の運用に手間がかかっているケースも含まれます。

Excelなどを利用している場合、勤怠・工数を登録する際に従業員のミスが発生しやすく、担当者側でミスの指摘や差し戻しの作業が多く発生し、運用が煩雑になりがちです。

課題2：すでにSmartHRと勤怠システムを連携しているが、活用できていない

課題1を解決するためにすでに勤怠システムをSmartHRと連携したものの、うまく活用できていないケースです。

連携することで、任意の情報をSmartHRから勤怠システムに送信できますが、勤怠システムに送るSmartHRの従業員情報を手動で連携する必要があるため、従業員の入退社などに際して、その都度連携処理する必要があり、作業の手間を感じる方もいると思います。
また、SmartHR側の承認者が異動した際には、改めて情報を連携する必要があるため、締め作業を行う従業員の異動タイミングを考慮する必要があります。

課題3：SmartHRと勤怠サービスを連携しているが、さらに工数も管理したい

SmartHRと勤怠サービスを連携済みで活用しているものの、工数管理の領域でさらに効率化を図っていきたいケースです。

工数管理において、Excelでの運用が残っていたり、勤怠管理と別のサービスを利用していたりすることで、月ごとの締め作業において、工数と勤怠の時間を突き合わせるのに時間がかかるという課題が生じています。

精緻な原価計算を行う際には勤怠・工数の一致は不可欠ですが、TeamSpiritであれば簡単に一致できるので、多くの方の作業負担を削減できます。

また、最近では勤怠×工数を利用して「業務時間中の働き方の可視化」に利用するケースが増えています。チームメンバーの時間の使い方を定量的に把握できることから、業務日誌の代わりとして利用できます。普段、必ず入力しなければならない情報から、有益なデータを集められるため、一石二鳥でとてもお得です。

TeamSpirit（SmartHR連携版）の特徴

TeamSpirit（SmartHR連携版）では、SmartHRの従業員情報を登録すると、TeamSpiritに自動で従業員情報が作成されます。TeamSpirit側では、連携された従業員情報でログイン・打刻ができるようになり、勤怠・工数の情報を登録できます。

また、TeamSpirit上で日々収集する勤怠・工数を主軸とした働き方のデータと、「SmartHR」から自動出力した従業員情報を掛け合わせて、「TeamSpirit」のダッシュボードへの表示・データ分析が可能となります。収集したデータを可視化することで、次のアクションにつなげられます。

ここからは、TeamSpirit（SmartHR連携版）でどのようなことができるかをご紹介します。

特徴1：SmartHRに登録された従業員情報を自動で連携できる

SmartHRに従業員情報を新規で登録すると、TeamSpiritに従業員情報が自動で連携され、ログイン・打刻できるようになります。

SmartHRとTeamSpiritの従業員情報が自動で連携するため、社員更新の手間が軽減され、ミスからも解放されます。

連携の日時は任意の時刻に設定することが可能です。加えて、既存の従業員の変更も、ボタンひとつでSmartHRから情報を取得し、TeamSpiritのデータを一括で更新することも可能です。

また、SmartHRから連携可能な項目は以下のとおりです。

基本情報
- 氏名
- ビジネスネーム
- メールアドレス
入退社情報
- 在籍状況
- 入社年月日
- 退職年月日
業務情報
- 社員番号
- 役職
部署情報
- 部署1の部署名
- 部署1の部署コード

特徴2：連携した情報で勤怠管理できる

二つ目の特徴は、SmartHRと連携した従業員情報を起点に、TeamSpiritでスムーズに勤怠管理できる点です。

Excelなどを利用した一般的な勤怠管理では、本当は休日に出勤していたり、打刻漏れが発生したりなど、従業員の正しい勤怠状況を把握するのに手間がかかってしまいます。

TeamSpiritでは、打刻すべき日を視覚的に把握できることに加えて、勤務表から有給休暇なども申請できるので、一般の従業員も人事・労務担当の従業員も、効率的に勤怠を管理できます。

特徴3：連携した情報で工数管理できる

TeamSpiritでは、勤怠と工数を完全一致する形で見える化できます。また、勤務時間や工数の実績を任意の切り口でレポート画面に出力できます。

人事・労務担当の場合、36協定の超過回数、有給の期限管理・取得の不足数などをレポートで確認することで、各種の集計に手間がかかる課題を解決できます。

また、任意のレポートを複数組み合わせることで、上記のようなダッシュボードの形での表現も可能です。

レポート・ダッシュボードはすぐ使いはじめられるように、お客さま向けのポータルサイトからテンプレートのダウンロードが可能です。さらに、表示範囲を自分の部下のみや任意の部署のみなどに設定する、ラベル名やレイアウトを変更する、不要なレポートを削除するなど、自分の目的に合わせてダッシュボードを簡単にカスタマイズできます。