CSV連携がラクになる！従業員データをカスタムしてダウンロードできる新機能

こんにちは、SmartHRでプロダクトマーケティングマネージャーを務めている岡田です。

SmartHRから給与計算システム、勤怠管理システム、評価管理システムなどへ従業員情報を連携する方法は複数ありますが、中でもCSV連携機能は最も活用いただいております。ただし、連携にあたって複雑なデータ加工が必要となるため、連携に工数を多くかけているケースも多くありました。

そこで、2021年9月に他システムにあわせたフォーマットで連携データをダウンロードできるよう機能を強化、さらに2022年1月に値をコードに変換して出力できる機能を追加いたしました。本記事では、今回のアップデート内容も含め、CSV連携の使い方のコツをご紹介します。

SmartHRを起点としてCSVで連携するメリット

SmartHRは、従業員の入社時や身上変更などのタイミングで、従業員から簡単に情報を収集できることが大きな特徴です。従業員の最新情報を一番早く収集できるSmartHRを起点に、他システムへ情報を連携していただくことをおすすめします。

システム間で情報連携を行う方法は複数ありますが、その中でもCSVで連携するメリットは、SmartHRに蓄積されたデータのうち、連携したい項目や従業員を取捨選択でき、汎用的に情報を連携できることです。

ダウンロードしたCSVを開き、連携する情報が正しいかどうか、インポートする前に再確認することも可能です。

CSVでの連携がなぜツライ業務になるのか？

システムによってインポート形式は変わるため、各システムに適した状態にCSVのデータを整形し直す作業が毎回どうしても発生します。ここでよくあるCSV連携のお悩みをご紹介します。

■お悩み1：ヘッダーの項目名称や並びが違う

• 例
  • SmartHRは「社員番号」だが他システムは「社員コード」
  • SmartHRは「入社年月日」だが他システムは「入社日」
  • SmartHRは先頭に社員番号項目を固定で入れるが、他システムは社員番号よりも前に別の項目が入る​

■お悩み2：データフォーマットが違う

• 例
  • SmartHRは姓・名それぞれ別のセルだが、他システムは氏名で一つのセルになっている
  • SmartHRは部署情報が文字列だが、他システムはコード値になっている
  • SmartHRはフリガナが全角カナだが、他システムは半角カナになっている

■お悩み3：SmartHR側に存在しない項目の列を追加しなければならない

• 例
  • SmartHRの従業員情報にはない「更新区分」という項目が他システムにはあり、その項目用の列を追加する作業を行なっている

このような背景があり、人事・労務担当者はExcel上で一部データの置換、並び順の変更、ヘッダー名の変更などの作業が必要となっています。

Excelの扱いや関数など、慣れてしまえばラクではありますが、手動で変換するため人的ミスが発生する可能性もありますし、属人化してしまう可能性もありますよね。

この連携周りの作業コストをできるだけ最小限にしたい……！というお声をいただき、連携を少しでも便利にする新機能をこの度開発しました。

SmartHRの「カスタムダウンロードフォーマット」で、ツライ業務を解決！

他システムの仕様に応じた変換ルールをSmartHR上で設定できる、CSV連携の「カスタムダウンロードフォーマット」という機能をご紹介します！

※「カスタムダウンロードフォーマット」はスタンダード以上のプランをご契約いただいているお客さまのみご利用になれます

「カスタムダウンロードフォーマット」は、連携先のシステムごとの変換フォーマットを汎用的に再現できるように開発した機能です。人事・労務担当者が連携先のシステムにあわせて変換ルールを自由に作成できます。

システムごとに初回だけ変換ルールを設定する必要はありますが、一度設定すればデータが変換された状態でSmartHRから従業員リストをダウンロードでき、Excelでの変換作業が不要となります。

また、変換ルールは複数登録ができるので、「給与計算システム用」「勤怠管理システム用」「評価管理システム用」など、ご利用のシステムに応じて複数作ることが可能です。

さいごに

CSV連携は柔軟に多くのシステムへデータ連携ができる一方で、データ加工の工数がどうしてもネックとなっていました。今回リリースした「カスタムダウンロードフォーマット」をご活用いただくことで、連携作業がスムーズに進むと思います。

今後もCSV連携機能はアップデートしていきますので、ご期待いただけますと幸いです！