コロナ禍で活躍する人事・労務の人材像とは？【PARK café #01】

大谷さん

SmartHRさんでは、より良い会社づくりや従業員さんを大切にしていくうえで、労務としてどのように働きかけていますか？

副島

SmartHRには「モム会議」という、全社員が自由に参加できアイデアを持ち込める場が毎週金曜日にあります。現在はオンラインで開催していて、平均60人ほどがログインしていますね。

岸本

より良い働き方を模索するべく、社員の提案や要望を反映させていくためには、法律や運用面をどうクリアしていくかの観点も必要です。そこで労務という立場から、実現に向けてメリットやデメリットを話し合い、落とし込んでいくような流れですね。

PARK運営 篠原

いち社員としてのコメントですが、何か持ち込む議案がなくともラジオがわりにログインし、制度や福利厚生などがどういう背景でどんな議論から生まれているのかをつかめる場でもあり、面白いと感じますね。

大谷さん

オープンに議論されているのは、社員目線で見てもすごく素敵ですね。

副島

唯一クローズドで議論しているのは、評価や給与など個人のセンシティブな話も絡む人事制度定例です。それ以外は基本的にオープンで、経営会議もオープンにしていますね。

大谷さん

「オープン」というSmartHRさんが大切にしているカルチャーを体感してもらう意味でも、新入社員オンボーディングに良さそうですね。

大谷さん

SmartHRさんは現在社員数が急増中ですよね。弊社も今まさに拡大中で今後どのような課題があるのかを知りたいと考えています。組織拡大の過程でどのような労務的な課題がありましたか？

岸本

私は以前、社労士事務所にいたのですが、様々な企業をみるなかでSmartHRほどの急拡大はみたことがありません。そのなかで当然課題もあって、従業員数の増加に対して対応すべき法律の義務や要件が目まぐるしく変わるんです。

一方で、ただ法律に対応するだけでなく社員の働きやすさやこれまで築いてきたSmartHRのカルチャーも大切にしたい。この“攻めと守り”のバランスを取るのが大変なポイントだと感じますね。

そんななか、社歴も労務実務経験も長い副島さんが経営に近い立場にいるのはとても助かります。とはいえかなりの勢いで拡大しているため、労務として常に緊張感は持ちつづけています。

副島

こちらとしても、岸本さんがどの規模感のタイミングでどんな対応が必要なのかの勘所を持っており、働きかけていただけるのでありがたいですね。

プレイドさんの今後の組織拡大の展望はいかがですか？

大谷さん

コロナ禍前後で採用のアクセルを踏んで増員し、その後一時期落ち着きました。最近また採用強化中で、直近でも月に10名ほど入社しています。ただ、労務を社員1人でまわしている状況なので今後どう対応していくべきか不安に感じています。

SmartHRさんは、労務メンバーをどのように増やしていったんですか？

副島

体制強化の必要性が増した2020年初頭から採用に力を入れはじめ、岸本さんも同年3月に入社しています。現在は派遣スタッフを含む6名が労務を担っています。

大谷さん

プレイドでは私と契約社員の方1名で新入社員受け入れや社会保険手続き、給与計算などを担っている状態なので、体制の人数は考えていく必要がありそうだと感じています。

副島

これは肌感覚ですが、ひと月に8人以上入社するようであれば業務としてかなりのボリュームになってくると感じます。そのペースが続くようであれば、体制見直しを図っても良いかもしれませんね。

大谷さん

人数もそうですが、プレイドでは入社日を揃えることをしておらず、自由度高く入社のタイミングを決められるようにしています。加えて、インターン採用もあるため、1ヶ月の間に常に入社者がいるような状態ですね。

副島

それはかなり大変そうですね。SmartHR社では毎月1日もしくは16日が入社日ですが、それでも大変になってきていて「もうそろそろ1日に統一するか」と、よく議論にあがるんです。

大谷さん

やっぱり入社日を絞るのは効果的なんですね。

副島

入社日が同じだと、同日入社メンバーの“同期感”も生まれるみたいなんですよね。

岸本

給与計算や社会保険手続きなどすべて内製で1人で回しているんですか？

大谷さん

給与計算はアウトソーシングしていて、その内容を社内でチェックしています。社会保険はすべて内製ですね。

岸本

私はそれこそ社労士業をやっていたのですが、負担の大小にかかわる要素って入社数だけじゃなく「入社数＋増加率」だと思うんですよね。人数が仮に500人いたとしても、増加ペースがゆるやかで安定していれば、そこまで負担は大きくなりづらいものです。でも、変動がある場合では、同じ規模でも負担は全然変わってくるんですよね。

なので、プレイドさんみたいに上場されていて社員数も既に結構いて、さらにこれから入社数のペースが早い状況で1人で回しているのは、凄いことだなと感じました。

大谷さん

急拡大するなかで、社員さんの顔と名前一致しますか？

副島

だんだん難しくなってきましたね。各地域で拠点も増え、さらに全社的にリモートワーク中心なので、誰がどこの部署でどこの拠点なのか、というのはパッとはわからない状態になっています。

大谷さん

やはり難しいですよね。プレイドは銀座オフィスだけですがそれでも難しくなっているので、拠点も増えるとなおさらだと思います。

一方で、労務宛に相談が来ることもあるじゃないですか。「オープン社内報」で労務相談専用のSlackプライベートチャンネルの話がありましたが、社員から直接相談がくるケースが多いのでしょうか。それともマネージャー経由での相談が多いのでしょうか？

副島

直接相談されるケースが多いと思います。マネージャーを通していたとしても、最終的には本人と進行していますね。

大谷さん

労務サイドとして全社員を覚えるのはなかなか難しいものの、少なくとも社員サイドから見たときに「何かあったら誰に相談する」というのは認知されているんですかね。

副島

先ほどの労務相談専用プライベートチャンネルや労務のグループメンションなど、ある程度浸透しているなと感じます。とはいえ、「どんなときにどこに相談すべきかわからない」シーンも増えてきたので、労務に限らずバックオフィス全体で整備を進めているフェーズです。

大谷さん

「これについて誰に相談すればよいのか？」というSlack上での新入社員からの質問が多いなか、誰かが答えても時間がたつと流れてしまうんです。なので、そもそも「労務の質問は大谷まで」という認識自体を浸透させる必要があると感じますね。

大谷さん

次の質問です。コロナ禍で生まれた大きな変化として、リモートワークやそれにまつわる各種手当や制度などがあるかと思います。どのように対応していったのですか？

副島

コロナ以前は、リモートワークを適用していたのはプロダクトサイドの一部職種、それも週1回だけで、全社でのリモートワークは基本的にやっていませんでした。

一方、コロナに関係なく、もともと五輪開催期間は交通混雑緩和を目的とした「テレワーク・デイズ」が政府主導で実施されることが決まっていました。そのため、2020年の2月頃「テレワーク・デイズ」対応に備えて試験的に週数回のリモートワークを導入したんです。その直後、ほぼ時を同じくしてコロナ禍が訪れたため、そのままリモートワークに移行していきました。

大谷さん

事前にリモートワークを経験していると、スムーズに移行できそうですね。

副島

試験導入も含め「通勤手当をどう取り扱うか」「リモートワークをするための環境を整える必要がありそうだ」などの課題感をアンケートで拾いつつ、スピーディに各種制度について議論や試行錯誤できたため、社員からも「意思決定が早い」という声が多く聞こえました。SmartHR社には「早いほうがカッコイイ」というバリューがあるなかで、会社として印象深いエピソードでしたね。

中には攻めた施策もありました。2020年6月頃、一時閉園となる保育園もあるなかで、子育て中の社員が集中して仕事をするのが難しい時期がありました。その際に、柔軟に働く時間を選択できるよう特別措置として5:00から7:00、22:00から26:00の時間帯の勤務を認める「スライドワーク」をトライアルしたんです（現在は終了）。

大谷さん

時間や場所の制約が取り払われることで柔軟に働けるようになり、社員としてもありがたいですよね。SmartHRさんは、今後のワークルールとしてどのような方針を考えていますか？

副島

まず組織として「プロダクト」「ビジネス」「コーポレート」と3つの部門があります。そのなかで、リモートワーク下でもバリューを発揮しやすいプロダクトサイドは2021年7月からフルリモートOKに振り切りました。

一方、ビジネスサイドとコーポレートサイドは今後の情勢が読めないのでフルリモートを解禁していません。

大谷さん

それはどのような理由でしょうか？

副島

フルリモートOKとすると、もし今後コロナが終息しオフィスワークが一般的な時代に戻ったとき、遠隔地に住んでしまったがゆえに「この仕事を◯◯さんにお願いするのは物理的に難しいね」などのように、機会を与えられなくなってしまうことも考えられるからです。

そのようなことも含め、引き続き情勢にあわせて柔軟に対応していく予定です。

岸本

リモートワークが普及するなかで健康管理の重要性が増してきていると感じます。産業医にアドバイスをもらったり、体調が悪いとアラートを出している人がいたら個別にケアをしたり。プレイドさんにおいても変化はありますか？

大谷さん

たとえば健康診断ですね。昨年はリモートワーク下で「従業員の都合にあわせてどこで受けてもOK」として、近所で受けられるため個々の利便性は高いんですが、労務サイドとしては把握する負担が大変でしたね。また、時節柄「受診を控えたい、病院には行きづらい」「時期をずらしたい」などの声も少なからずあり、そこも課題だったと感じます。

岸本

参考になりますね。弊社も人数が増えてきたので、どういう方向性がいいのかまさに模索中なんです。

前回は指定のクリニックでしたが、場所を指定するのも個別でやってもらうのもメリット・デメリットそれぞれあります。おっしゃるように、個別だと億劫に感じる社員も居るだろうし、かといって一箇所に決めて比較的遠いところに住んでいる人にリスクを背負って来てもらうのも、それは違うのではないかとも思っています。とはいえ、受診場所が異なると、統一した診断結果にならず産業医がチェックしづらいという課題も生まれそうで、各社判断に迷うところだなと感じますね。

大谷さん

おっしゃるとおりですね。受診場所が異なって書式がバラバラになってしまったがために、健康診断結果の労基への届出で苦労しましたね。

そこで、昨年の反省を活かし、今年はウェブで予約できるシステムを導入しました。ウェブ予約できる病院数はまだ少ないんですが、前年の受診履歴の中からウェブ予約できるクリニックをピックアップし、そこから日程も含めて選択できるようにしています。これによって、クリニックを探して予約する億劫さは軽減できるはずです。

また、もしウェブ経由予約じゃなかったとしても診断結果を取り込めば統一の書式でアップロードできるようなメリットもあります。

岸本

いずれも労務としてすごくありがたいメリットですね。弊社もウェブ予約できるようにしたいと思っていくつかサービス検討中で、唯一ネックになりそうなのが費用面が高いことです。実際の運用と見比べて、見合うコストなのかを判断できればと思っている段階で、プレイドさんの取り組みに注目しています。

副島

ウェブ予約はどこかにまとめてお願いされているんですか？

大谷さん

予約システムを提供するベンダーに、弊社側からクリニックの希望を出して予約枠をおさえてもらい、システム側に反映させるような流れですね。従来は社員が「診断結果をなくしたから再発行してほしい」みたいなケースもありましたが、ウェブ上に結果が保存されるのでそのような手間もなくなりますね。

また、ストレスチェックもまとめられるメリットもあるので、コストとしては見合いそうな印象です。あとは実際に社員に使ってもらって、スムーズに進むか反応を見ていきたいです。

副島

健康診断にまつわる業務のオンライン化がもっともっと進んでいくと嬉しいですよね。

岸本

健康情報は個人情報の中でもさらにセンシティブな機微情報なので、アナログ管理で分散してしまうデメリットを避けウェブで一元管理できるメリットはとても大きそうな印象です。

大谷さん

また、昨年個人で受けてもらうなかでもうひとつ大変だったのが経費精算です。オプションで受診する部分は自費なんですがそれを会社負担扱いにしてしまったりなど、予め説明していたガイドラインがうまく機能しないケースもありました。逆に会社が負担する分なのに、領収書をなくしてしまったなどのケースもありましたね。

今年はシステムを通すことで、経費精算の課題も解消できそうなこともメリットに感じています。

大谷さん

SmartHRさんならではの、労務として活躍する人物像があれば、教えていただきたいです。

副島

弊社はすこし特殊で、「SmartHR」というクラウド人事労務ソフトを取り扱っているだけに、社内に労務に詳しい人があちこちに居るんですね。そんななか労務業務に対して知識が不足していると「労務担当者なのに知らないの？」と信頼を得られず仕事をしづらくなってしまいかねません。そのため、労務について日頃から学習していける人が向いているなと感じます。また、いちSmartHRユーザーとしてプロダクトに対して知識を還元できるとプラスオンの強みになると思います。

環境としては、急拡大を続けてきているだけに整備できていない部分がたくさんあるんです。それに対して「あれが整っていない、これが整っていない」と、批評家的なスタンスで臨むのは本人も周囲も苦しくなってしまいかねません。そのため、何も整備されていないところから自ら作り上げていくことを楽しめる人かどうかも重要視しています。

岸本

SmartHRに入社して思ったのは、今副島さんがおっしゃったこととまったく同じです。

SmartHRに限らずもっと広い視点でもみると、「なぜこれをやっているのか？ もっと良い方法、あり方があるんじゃないか？」と常に本質と向き合い、探求できることもこれからの労務担当者に問われるマインドだと思います。

特性上、ルーティン業務も多いため、作業を淡々とこなすだけの意識に陥ってしまいがちですよね。もちろん、こなせる能力も大切ですが、それだけだと激しさを増す世の中の変化に対して適応、判断できなくなってしまいかねません。

また最近では、他社の動きを見て自ら情報を収集する力や勘所の良さも問われるようになってきていると感じています。

副島

まさに、コロナへの対応をはじめ前例のないケースと向き合うことが多い時代のなかで、労務として適切なジャッジをしつづけるための勘所がすごく重要になっていると感じます。見えている世界が狭いばかりに勘所が悪く、本当は無理筋なのに強行してしまうのって本末転倒だったり、逆に本当はもっと創意工夫すればやれたはずなのに早々に諦めてしまったりでは、機会損失するばかりですよね。

また、今あげたような“事象そのものへの勘所”だけでなく、「自分では解決しきれないことでも、この人に話を聞いたら何とかできるんじゃないか」と“有効な知見・スキルにアクセスする勘所”も活きると考えています。

大谷さん

激動の時代においては、従来の常識を疑って本質を問う力や前例のないことと向き合うための勘所、そのための情報収集力などが問われるんですね。

本日は色々とお話しいただき、ありがとうございました！

副島・岸本

こちらこそありがとうございました！